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Fehlerkultur

Gutes Teamwork macht Securpharm sicherer

Alarme analysieren

Für besonders wichtig hält die Bundesvereinigung darüber hinaus die Auseinandersetzung mit den Abfrageergebnissen. Dokumentiert sind die Alarm-Details zum einen in der Warenwirtschaft einer Apotheke und zum anderen über die sogenannte Grafik User Interface (GUI) abrufbar. Das ist die Weboberfläche der Netzgesellschaft Deutscher Apotheken (NGDA), die alle Alarme der vergangenen drei Monate bündelt. Die GUI-Maske ermöglicht unter anderem, Meldungen nach Datum, PZN, Fehlercode, Pharmaunternehmen oder Produktname zu sortieren.

»Tritt trotz der Vorkehrungen ein Fehler/Alarm auf, muss erneut aktiv nach dem Grund gesucht werden, der Fehler behoben und die präventiven Maßnahmen angepasst werden«, rät die ABDA. Entstehen zum Beispiel besonders viele Alarme durch Doppelausbuchungen, sollte demnach der Betrieb seine Prozesse auf den Prüfstand stellen. »Besonders bei der Abgabe über den Botendienst oder bei der Vorhaltung von reservierten Arzneimitteln auf dem Abholbrett passieren Handhabungsfehler, wenn Packungen ausgebucht, aber nicht rechtzeitig und korrekt reaktiviert werden.« Tauchen im Alltag weitere Fragen oder Probleme auf, sollte jede Apotheke für ihr Team einen festen Ansprechpartner benennen.

Für ein gut funktionierendes Fehlermanagement ist zudem der Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern zentral. Allein aus dem Aufbewahrungsort einer Packung müsse jeder sofort schließen können, ob diese noch zu verifizieren und auszubuchen sei oder nicht, so die Standesvertretung. Denn der Status einer Schachtel kann nur innerhalb von zehn Tagen nach der ersten Ausbuchung zurückgesetzt werden, danach sie nicht mehr verkehrsfähig. Und zu guter Letzt legt die ABDA einem jeden Apothekenleiter ans Herz, das Thema (siehe Grafik) mit seinem Team anzugehen, weil Securpharm auf Kommunikation und Vertrauen basiere.

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