Fahrtenbuch sorgt oft für Diskussionen |
 | 12.10.2010 18:19 Uhr |
Von Oliver Schmitz / Fast jeder Unternehmer, der schon einmal eine Betriebsprüfung hatte, kennt die Diskussion über den Umfang der privaten Nutzung eines Betriebs-Pkw. Dabei liegt die Finanzverwaltung manchmal zu strenge Maßstäbe beim Fahrtenbuch an, wie eine aktuelle Entscheidung des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg zeigt.
Wenn ein Pkw überwiegend betrieblich genutzt wird, ist der Wert der privaten Nutzung grundsätzlich anhand der sogenannten Ein-Prozent-Regelung zu bemessen. Dabei wird dem Gewinn des Unternehmers pauschal ein Prozent des Pkw-Listenpreises pro Monat hinzugerechnet. Dieser Pauschalierung kann ein Unternehmer nur entgehen, wenn er ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt.
Wer keine pauschale Besteuerung seiner Privatfahrten mit einem Betriebs-Pkw will, muss sie sorgfältig in ein Fahrtenbuch eintragen.
Foto: Fotolia/Karoshi
Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher definiert, sondern nur durch die Rechtsprechung umrissen. Danach ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah, vollständig, nach Kilometerstand fortlaufend und in geschlossener Form zu führen. Jede einzelne berufliche Verwendung ist grundsätzlich für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Kilometerstand aufzuzeichnen.
Umwege müssen notiert werden
Nach Auffassung der Finanzverwaltung muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch mindestens folgende Angaben enthalten: das Datum und den Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblichen oder beruflichen Fahrt, das Reiseziel, den Reisezweck und die aufgesuchten Geschäftspartner. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser anzugeben.
Ein elektronisches Fahrtenbuch erkennt die Finanzverwaltung an, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden.
In der Praxis gibt es oft Fälle, in denen ein manuell geführtes Fahrtenbuch nicht alle von der Finanzverwaltung geforderten Angaben erhält, die fehlenden Daten sich jedoch aus anderen Unterlagen entnehmen lassen. So verhielt es sich in einem Rechtsstreit, den das Finanzgericht Berlin-Brandenburg zu entscheiden hatte.
Hier wurde das manuell geführte Fahrtenbuch durch eine nachträglich per Computer erstellte Aufstellung ergänzt, deren Angaben aus einem handschriftlich geführten Tageskalender stammten. Das Finanzamt wollte das Fahrtenbuch nicht anerkennen, weil die per Computerdatei gefertigte Aufstellung nachträglich und nicht zeitnah zu den manuellen Aufzeichnungen erstellt worden war. Die Richter hielten diese Sichtweise für überzogen. Entscheidend sei, dass eine nachträgliche Manipulationsmöglichkeit hinsichtlich der gefahrenen Kilometer ausgeschlossen sei, und die Finanzbehörde das Fahrtenbuch ohne unzumutbaren Aufwand prüfen könne. Die Klage hatte deshalb Erfolg. Ganz entschieden ist dieser Rechtsstreit allerdings noch nicht. Das Finanzamt hat Revision beim Bundesfinanzhof eingelegt (Finanzgericht Berlin-Brandenburg: 12 K 12047/09; Bundesfinanzhof: VI R 33/10).
Fahrtenbuch handschriftlich führen
Trotz der begrüßenswerten Auffassung der Finanzrichter gilt die Empfehlung: Um langwierige und teure Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten alle erforderlichen Angaben in einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch bei jeder Fahrt eingetragen werden. Die Treuhand Hannover GmbH hat hierfür ein speziell auf Apotheker abgestimmtes Fahrtenbuch entwickelt, welches den Anforderungen der Finanzverwaltung in allen Belangen genügt. /
