So gelingt der Tagesabschluss |
 | 12.09.2018 10:48 Uhr |
Von Kai Prellberg / Die ordnungsgemäße Kassenführung ist für Apotheker ein wichtiges Thema. Im Folgenden erfahren Sie, wie ein perfekter Tagesabschluss Ihrer Kasse aus Sicht des Finanzamtes aussehen sollte.
Laut Gesetz sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. Die elektronischen Kassensysteme müssen zudem jeden einzelnen Kassenvorgang, getrennt nach Zahlungsarten und Umsatzsteuersätzen, aufzeichnen sowie dauerhaft und unveränderbar speichern. Die einzelnen Kassenvorgänge werden dann beim Tagesabschluss addiert und das Ergebnis anhand des Tagesendsummenbons als Tageseinnahme in das Kassenbuch eingetragen. Dieser Eintrag muss zeitnah, also täglich nach Geschäftsschluss erfolgen.
Keine Buchung ohne Beleg – diese alte Buchhalterregel gilt auch heute noch unverändert.
Foto: Imago/imagebroker
Die Kassensturzfähigkeit ist ein wichtiges Prüfkriterium für die ordnungsmäßige Kasse. Beim Kassensturz wird der ausgezählte Bargeldbestand (Kassen-Ist) mit dem im Kassenbuch aufgezeichneten Bargeldbestand (Kassen-Soll) verglichen. Differenzen sind dabei durchaus zu erwarten und regelmäßig im Kassenbuch festzuhalten. Ergeben sich beim Kassensturz während der Kassennachschau größere Differenzen, deutet das darauf hin, dass die Kasse nicht zeitnah überprüft oder nicht ordnungsgemäß geführt wurde.
Täglich zählen
Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Apotheker alle Kassenschubladen täglich und einzeln auszählen. Über diesen Zählvorgang sollte immer ein Zählprotokoll angefertigt werden, wobei dieses zum Beispiel auch aus einem einfachen Schmierzettel mit Datum und Handzeichen bestehen kann. Diese von uns empfohlene Vorgehensweise hat folgende Hintergründe:
Das Kassenbuch stellt nach Auffassung des Finanzamtes noch immer das wichtigste Grundbuch in bargeldintensiven Betrieben dar. Deshalb wird bei der Kassennachschau und Betriebsprüfungen ein besonderes Augenmerk auf die formellen Vorgaben gelegt. Machen Sie die Eintragungen zu Einnahmen und Ausgaben immer zeitnah, also am gleichen Abend. Denken Sie immer an die alte Buchhalterregel »keine Buchung ohne Beleg« und fertigen Sie für Bargeldentnahmen und -einlagen immer sofort Eigenbelege an. Auch hier reicht theoretisch ein Schmierzettel mit Datum und Handzeichen.
Zudem darf eine Buchung oder eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Bei allen Eintragungen und Änderungen muss klar ersichtlich sein, wann sie durchgeführt wurden. Die Nachvollziehbarkeit ist bei einem handschriftlich geführten Kassenbuch wenig problematisch. Man führt es einfach mit Kugelschreiber und streicht fehlerhafte Zeilen durch. Korrekturen werden dann in eine neue Zeile geschrieben und mit Datum und Handzeichen versehen.
Komplizierter kann es jedoch mit elektronischen Kassenbüchern werden. Ohne spezielle Sicherheitsmaßnahmen kann niemand im Nachhinein beurteilen, wann etwas geschrieben oder geändert wurde. In elektronische Kassenbücher, die in das Kassen- oder Warenwirtschaftssystem integriert sind, werden in der Regel solche speziellen Sicherheitsmaßnahmen einprogrammiert. Von mit Office-Software erstellten Tabellen dagegen sollten Sie besser Abstand nehmen. /
