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Betriebsprüfungen

So sind Apotheken gut vorbereitet

28.03.2018
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Ordnungsgemäße Buchführung ist natürlich in jeder Apotheke Pflicht – wie sich Verfahrensdokumentationen für steuerlich relevante Betriebsprozesse und ein darauf zugeschnittenes internes Kontrollsystem (IKS) am einfachsten handhaben lassen, erklärte der Rechtsanwalt und ehemalige Finanzbeamte Rainer Höfer vom Beratungsunternehmen Dr. Schmidt und Partner bei seinem Vortrag.

 

»Das ist kein Hexenwerk, höchstens eine Fleißarbeit, aber auch nur bei der erstmaligen Erstellung«, versicherte Höfer. »Sie können mit Sicherheit einiges aus Ihrem Qualitäts-Management-System (QMS) und QM-Handbuch verwenden oder darauf verweisen und Verfahrensdokumen­tation und IKS in das QM-Handbuch einbinden.«

Ob analog oder mittlerweile fast nur noch digital: Eine ordnungsgemäße Buchführung müsse richtig, vollständig, nachvollziehbar und zeitnah sein. »Wenn etwas fehlt oder falsch ist, kann das für Sie Konsequenzen haben«, warnte der Jurist. Daher sollte der Inhaber hier genügend Zeit und Sorgfalt investieren.

 

Basis sind die seit 1. Januar 2015 gültigen »Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff« (GoBD). Eigentlich eine finanzverwaltungsinterne Richtlinie sind sie kein Gesetz und nur für Finanzbeamte bindend, erläuterte Höfer. Hält sich jedoch ein Apotheker nicht daran und kommt es zum Streit mit dem Finanz­amt, würden sich die Gerichte an der Leitlinie orientieren.

 

In die Verfahrensdokumentation gehören eine kurze Präambel, eine Dokumentationshistorie, welche Systemkomponenten vorhanden sind (Hard- und Software), Zugangsberechtigungen und Verfahrensbeschreibungen. Alle betrieblichen Prozesse müssen dargestellt werden, also jeder einzelne Arbeitsschritt – wie, wann, wie oft er von wem in der Apotheke tatsächlich durchgeführt wird. Wer ist zum Beispiel für die Handhabung von Rezepturen im Einzelnen zuständig, wer für den Tagesabschluss und die Urlaubsplanung.

 

»Die Dokumentation muss auch gelebt werden, vom Chef und sämtlichen Mitarbeitern«, mahnte Höfer. Daher müssen alle eingebunden werden von der Reinigungskraft bis zum Filialleiter. Da sich Zuständigkeiten und Prozesse ändern können, muss jede Änderung und Ergänzung dokumentiert werden. Vorversionen sind aufzubewahren, egal ob auf Papier oder digital. »Das alles müssen Sie einmalig machen und dann weiterpflegen«, so der Diplom-Finanz­wirt. Die Beschreibungen kurz zu halten und auf das QM-Handbuch zu verweisen, sei dabei nicht nur legitim, sondern sogar anzuraten.

 

»Sie müssen natürlich auch überprüfen, ob es gelebt wird«, so Höfer. Dafür gibt es das interne Kontrollsystem (IKS). Dazu gehören unter anderem Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen sowie Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten. Solche Kontrollen sollte der Inhaber regelmäßig stichprobenartig durchführen. Höfer empfiehlt quartalsweise oder halbjährlich eine 30-minütige Prüfung.

 

»In fünf Jahren prüft das Finanzamt die jetzige Gegenwart, deshalb müssen Sie die Anforderungen jetzt umsetzen«, so Höfer. Falls Angaben fehlen, kann das Finanzamt hinzuschätzen oder einen Sicherheitszuschlag erheben, was unmittelbare Auswirkung – in der Regel zum Schlechten – auf die Steuerschuld der Apotheke hat. /

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