Wenn der Finanzprüfer kommt

Durchgeführt wird die Kassennachschau von einem Amtsträger. Theoretisch könnte also jeder Finanzbeamte damit beauftragt werden. Vorrangig sollten aber eher Betriebsprüfer oder spezielle Kassenprüfer der Finanzämter zum Einsatz kommen. Der Beauftragte darf anonym beobachten und Testkäufe durchführen. Will er dann offiziell mit der Kassennachschau in den Geschäftsräumen beginnen, muss er sich mit seinem Dienstausweis ausweisen. Geprüft werden kann dabei praktisch alles, was mehr oder weniger mit der Kasse zu tun hat – anders als bei einer vollständigen Betriebsprüfung jedoch nur im aktuellen Wirtschaftsjahr. Im Folgenden sind mögliche Prüfungsschwerpunkte aufgeführt.

Bei der Kassensystemprüfung wird die ordnungsgemäße und vollständige Erfassung der Kasseneinnahmen geprüft. Systembedingt bedeutet dies zum einen die Einzelaufzeichnung der Erlöse. Es gilt daher sicherzustellen, dass die Kasse oder das Kassenmodul die Einnahmen einzeln aufzeichnet und speichert. Zum anderen kann eine Überprüfung der ordnungsgemäßen Verarbeitung der Eingaben im Fokus stehen. Ist es beispielsweise möglich, mit den Funktionen Testbediener oder Testrezept einen vom Kunden akzeptierten Kaufbeleg zu erzeugen, ohne Verbuchung einer Kasseneinnahme? Sind Stornos mit dem Ursprungsvorgang nachvollziehbar verknüpft und dokumentiert? Werden die Tageseinnahmen auf dem Z-Bon getrennt nach Zahlungsarten (bar oder Karte) und Umsatzsteuersätzen ausgegeben?

Die alte Buchhalter-Regel »Keine Buchung ohne Beleg« gilt auch für die Kasse. Für Ausgaben müssen immer Belege vorliegen. Diese müssen mit Datum und Betrag zutreffend in den weiteren Aufzeichnungen (beispielsweise dem Kassenbuch) weiterverarbeitet werden. Sind etwa für private Barentnahmen, Bareinlagen oder Abschöpfungen keine Belege vorhanden, müssen Eigenbelege angefertigt werden.

Zeitgerechte Erfassung

Grundsätzlich ist die zeitgerechte Erfassung wichtig. Da die Kassennachschau unangekündigt erfolgt, lässt sich mit ihr überprüfen, ob die Aufzeichnungen täglich erfolgen oder erst nach Tagen oder gar Wochen. Ungünstig ist es daher, wenn das Kassenbuch zuhause statt in den Apothekenräumen aufbewahrt wird. Das deutet auf eine nicht zeitnahe Erfassung hin.

Ein weiteres Indiz für oder gegen eine zeitnahe Erfassung kann auch die Kassensturzfähigkeit sein. Dabei wird überprüft, ob der rechnerische Bestand laut Kassenbuch mit dem tatsächlichen Bargeldbestand der Kasse übereinstimmt. Kleinere Differenzen durch Wechselfehler sind völlig normal. Größere Differenzen lassen sich häufig aufklären, wenn sie durch tägliches Zählen der Kasse zeitnah festgestellt werden. Wer ohnehin jeden Abend die Kasse zählt, sollten die Zählprotokolle mit Datum und Handzeichen versehen aufbewahren, um unnötige Diskussionen bei der Kassennachschau zu vermeiden.

Aufbewahrungspflichtig sind auch die Organisationsunterlagen der Kasse. Dazu gehören beispielsweise Bedienungsanleitung, Kassen-Handbuch oder Arbeitsanweisungen an das Personal zur Kassenbedienung. Erwartet werden von der Finanzverwaltung in der Regel auch die Programmierprotokolle über Einrichtung der Bediener und individuelle Einstellungen. Ebenso sind die Dokumentation steuerlicher interner Kontrollen (IKS) und die Verfahrensdokumentation bei Betriebsprüfungen immer häufiger ein Thema. Es ist anzunehmen, dass dies auch bei der Kassennachschau eine Rolle spielen wird. Eine anpassbare Verfahrensdokumentation für die Apotheken-Warenwirtschaft bieten einige Softwarehäuser bereits an.

Bei der Kassennachschau hat der Prüfer ein Recht auf die Erteilung von Auskünften sowie die Vorlage von Unterlagen, Büchern und Aufzeichnungen in Zusammenhang mit der Kassenführung. Hierzu gehören auch die Gewährung von Dateneinsicht bei elektronischen Aufzeichnungen sowie die Überlassung von Datenträgern, wie etwa der Export der Einzeldaten aus der Kasse. Im Vorfeld sollte der Apotheker mit seinem Systemanbieter klären, ob er solche Daten selbst exportieren kann oder dessen Hilfe braucht. In dem Fall sollte abgesprochen werden wie der Export im Fall der Nachschau kurzfristig erfolgen kann. Im Moment ist noch unklar, ob die Kassendaten zu einem späteren Zeitpunkt nachgereicht werden dürfen oder nicht.

Eine Kassennachschau ist keine Durchsuchungshandlung. Der Prüfer darf die Geschäftsräume betreten, anonym beobachten und Testkäufe durchführen. Der Apotheker muss ihm Auskünfte erteilen und Akten- oder Dateneinsicht gewähren. Der Prüfer darf sich jedoch nicht eigenmächtig und ohne Zustimmung Zugang zum Kassensystem oder dem Backoffice-Bereich der Apotheke verschaffen.

Auch müssen angestellte Mitarbeiter ohne die Zustimmung des Apothekeninhabers keine Auskünfte erteilen. Nur dieser ist persönlich als Steuerpflichtiger zur Auskunft verpflichtet. Das Personal sollte im Fall einer Kassennachschau den Inhaber sofort benachrichtigen und bis zu seinem Eintreffen keine Auskünfte erteilen.

Bei der Prüfung darf es nur um Sachverhalte gehen, die das aktuelle Wirtschaftsjahr betreffen sowie solche, die mehr oder weniger mit der Kasse zu tun haben. Beispiel: Das Fahrtenbuch muss man nur vorlegen, wenn auch die Tankbelege bar aus der Kasse bezahlt werden.

Kassenunterlagen gefragt

Damit es bei der Nachschau keine Probleme gibt, ist gute Vorbereitung wichtig. Dazu sollte man die Kassenunterlagen täglich aktuell und griffbereit halten. Im Vorfeld sollte auch die Organisationsunterlagen auf Vollständigkeit geprüft werden. Die Verfahrensdokumentation sollte zudem auf dem neusten Stand sein. Im Zweifel sollte man schon vorher mit dem Kassenhersteller klären, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind oder ob gegebenenfalls ungünstige Funktionen wie etwa das Testrezept deaktiviert werden können. /