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Fehlerkultur

Gutes Teamwork macht Securpharm sicherer

Wer in seiner Apotheke ein gutes Fehlermanagement im Umgang mit dem Fälschungsschutz-System Securpharm etabliert, spart Zeit und Geld. Außerdem trägt jeder Nutzer zur Sicherheit des Systems bei, betont die ABDA.
Jennifer Evans
21.10.2021  12:30 Uhr

Jeder Alarm im Fälschungsschutzsystem Securpharm verursacht in der Apotheke einen Mehraufwand. Er verzögert nicht nur die Versorgung vor Ort, sondern verunsichert auch den Patienten. Und das, obwohl viele Alarme eigentlich vermeidbar wären, wie die ABDA im Gespräch mit der PZ hervorhebt. Etwa, weil der Scanner nicht richtig konfiguriert ist, es zu einer doppelten Ausbuchung kam, ein Eintrag in der Datenbank fehlte oder der Aufdruck auf der Schachtel beschädigt ist. Ausschlaggebend aber ist der Bundesvereinigung zufolge der Umgang mit diesen Problemen, weil letztlich die Nutzer das hohe Sicherheitsniveau des Fälschungsschutz-Systems gewährleisten.

Wie auch in anderen Bereichen einer Offizin wirkt es sich in der Regel auf die Arbeitsabläufe aus, wenn ein Mitarbeiter einen Fehler macht. Um die Fehlerquellen zu entdecken und künftig zu vermeiden, ist es für einen Apothekenleiter daher entscheidend, eine sogenannte produktive Fehlerkultur mit seinem Team zu etablieren. Dabei geht es nicht darum, einzelne Mitarbeiter anzuprangern, sondern die Abläufe durch klare und vorwurfsfreie Kommunikation, idealerweise bei einem gemeinsamen Meeting, langfristig zu verbessern. Oft ist auch vom sogenannten Fehlermanagement die Rede. Dieser Begriff beschreibe die Reaktion auf einen Fehler und umfasse sowohl das Bewusstsein für ein Problem als auch dessen Bewertung und Behebung anhand geeigneter Maßnahmen, so die ABDA. Klar müsse jedem Mitarbeiter in der Offizin sein, dass es sich dabei um einen »fortlaufenden Prozess« handele, der praktisch nie abgeschlossen sei. Denn schließlich birgt ein jeder Alarm immer das Risiko, tatsächlich auf eine Fälschung hinzudeuten.

Zur Erinnerung: Seit dem 9. Februar 2019 sind Apotheken verpflichtet, vor Abgabe von Rx-Präparaten den Data-Matrix-Code der Packung zu scannen, um diese auf Echtheit zu überprüfen. Der europaweite Überwachungsmechanismus, hinter dem hierzulande die Organisation Securpharm steht, soll die Sicherheit im legalen Arzneimittelhandel wahren.

Alarme analysieren

Für besonders wichtig hält die Bundesvereinigung darüber hinaus die Auseinandersetzung mit den Abfrageergebnissen. Dokumentiert sind die Alarm-Details zum einen in der Warenwirtschaft einer Apotheke und zum anderen über die sogenannte Grafik User Interface (GUI) abrufbar. Das ist die Weboberfläche der Netzgesellschaft Deutscher Apotheken (NGDA), die alle Alarme der vergangenen drei Monate bündelt. Die GUI-Maske ermöglicht unter anderem, Meldungen nach Datum, PZN, Fehlercode, Pharmaunternehmen oder Produktname zu sortieren.

»Tritt trotz der Vorkehrungen ein Fehler/Alarm auf, muss erneut aktiv nach dem Grund gesucht werden, der Fehler behoben und die präventiven Maßnahmen angepasst werden«, rät die ABDA. Entstehen zum Beispiel besonders viele Alarme durch Doppelausbuchungen, sollte demnach der Betrieb seine Prozesse auf den Prüfstand stellen. »Besonders bei der Abgabe über den Botendienst oder bei der Vorhaltung von reservierten Arzneimitteln auf dem Abholbrett passieren Handhabungsfehler, wenn Packungen ausgebucht, aber nicht rechtzeitig und korrekt reaktiviert werden.« Tauchen im Alltag weitere Fragen oder Probleme auf, sollte jede Apotheke für ihr Team einen festen Ansprechpartner benennen.

Für ein gut funktionierendes Fehlermanagement ist zudem der Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern zentral. Allein aus dem Aufbewahrungsort einer Packung müsse jeder sofort schließen können, ob diese noch zu verifizieren und auszubuchen sei oder nicht, so die Standesvertretung. Denn der Status einer Schachtel kann nur innerhalb von zehn Tagen nach der ersten Ausbuchung zurückgesetzt werden, danach sie nicht mehr verkehrsfähig. Und zu guter Letzt legt die ABDA einem jeden Apothekenleiter ans Herz, das Thema (siehe Grafik) mit seinem Team anzugehen, weil Securpharm auf Kommunikation und Vertrauen basiere.

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