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Clearingstelle

Hilfe, ein Hilfsmittel

21.09.2007  13:50 Uhr

Clearingstelle

Hilfe, ein Hilfsmittel

Von Daniela Biermann, Münster

 

Augenklappen, Inkontinenzeinlagen und Blutdruckmessgeräte: Die Genehmigung von Hilfsmitteln und Medizinprodukten nimmt oft viel Zeit und Geduld in Anspruch. In Westfalen-Lippe übernimmt eine Clearingstelle diese Arbeit für die Apotheken.

 

Hilfsmittel stellen nicht nur fachlich ein schwer überschaubares Gebiet dar. Die Lieferverträge schließen Apotheker- und Krankenkassenverbände oft nur noch auf kleinstem gemeinsamen Nenner ab. Hinzu kommen regionale Unterschiede und ergänzende Verträge mit einzelnen Krankenkassen. Wer soll da den Überblick behalten, wie viel für ein Produkt berechnet werden darf?

 

Im Oktober 2004 beschloss daher der Vorstand des Apothekerverbands Westfalen-Lippe (AVWL), eine Clearingstelle für Hilfsmittel, Medizinprodukte und Diätetika einzurichten. Ihre Aufgabe: die Abwicklung des gesamten Genehmigungsverfahrens zwischen Apotheke und Krankenkasse. Im Frühjahr 2005 startete die Testphase des Projekts, an der die Apotheken der Vorstandsmitglieder teilnahmen. Bereits im Oktober bearbeitete die Clearingstelle Aufträge von 250 der rund 2100 AVWL-Mitgliedsapotheken. Nach und nach kamen die einzelnen Bezirke in Westfalen-Lippe hinzu. Mittlerweile haben Teamleiter Kai Schröder und seine Kolleginnen viel zu tun. Etwa 300 bis 350 Aufträge laufen jeden Tag ein. »Seit etwa einem Jahr arbeiten wir unter Volllast«, berichtet Schröder im Gespräch mit der PZ. Seit ihrem Start schloss die Clearingstelle mehr als 120.000 Aufträge erfolgreich ab.

 

Die Clearingstelle finanziert sich aus den Mitgliedsbeiträgen des AVWL. Verbandsmitglieder können den kostenlosen Service nutzen. Wer nicht im Verband ist, kann die Leistungen nicht in Anspruch nehmen. Das Prozedere ist einfach: Nimmt ein Apothekenmitarbeiter ein Rezept für ein Hilfsmittel, Medizinprodukt oder Diätetikum an, sucht er wie gewohnt das passende Produkt aus. Anschließend füllt er ein Antragsformular aus. Dazu gehören Pharmazentralnummer, Hilfsmittelnummer, bestellte Menge und der kalkulierte Verkaufspreis. Danach faxt der Apothekenmitarbeiter den Antrag und das Rezept an die Clearingstelle. Im »papierlosen Büro« registriert und digitalisiert das Computersystem die Daten. Die Apotheke erhält automatisch eine Eingangsbestätigung.

 

Drei bis sechs Minuten pro Auftrag

 

»Wir bearbeiten jeden Auftrag so zeitnah wie möglich«, versichert Schröder. Im Normalfall wird jeder Vorgang noch am selben Tag bearbeitet. Knappe drei bis sechs Minuten pro Auftrag benötigt das Team der Clearingstelle im Durchschnitt. Zunächst kontrollieren sie, ob das Produkt überhaupt genehmigungsfähig  und -pflichtig und der Antrag vollständig ausgefüllt ist. Auffällige Preiskalkulationen werden überprüft. Gegebenenfalls macht die Clearingstelle auch Alternativvorschläge für preisgünstigere Artikel. Anschließend geht der Auftrag weiter an die entsprechende Krankenkasse. Etwa 85.000 Anträge bearbeitet die Clearingstelle derzeit pro Jahr. Bei ungefähr 28.000 davon handelt es sich nicht um genehmigungspflichtige Produkte. 55.000 bis 60.000 Aufträge gehen weiter an die Kostenträger. »Damit übernehmen wir eine Siebfunktion für die Krankenkassen«, sagt Schröder. So ist die Resonanz nach anfänglicher Skepsis auch von der Krankenkassenseite aus positiv, denn sie erhalten nur vollständig ausgefüllte und standardisierte Anträge.

 

Mahnung kommt automatisch

 

Bis die Erteilung oder Ablehnung einer Genehmigung einläuft, vergehen in der Regel ein bis zwei Tage. »Krankenkassenabhängig kann die Bearbeitung jedoch zwischen Stunden und Wochen liegen«, weiß Schröder aus Erfahrung. Gegebenfalls verschickt das System der Clearingstelle automatisch Mahnungen. Genauso wird die Apotheke automatisch über den Status ihres Auftrags auf dem Laufenden gehalten. Erteilt die Krankenkasse eine Genehmigung, geht diese an die Clearingstelle, die sie direkt an die Apotheke weiterleitet.

 

Mehr als 75 Prozent der Mitgliedsapotheken nutzen den Service der Clearingstelle regelmäßig. Die Vorteile liegen auf der Hand: Zum einen erspart es den Apotheken Zeit und Arbeit. Sie müssen sich nicht mit dem Wirrwarr einzelner Verträge auseinandersetzen. Zum anderen haben sie mit der Clearingstelle einen kompetenten Ansprechpartner für Produkte und Preise. »Wir geben auch telefonisch Auskunft und erhalten viele generelle Anfragen zu den Produkten. Dabei wird oft nach selten vorkommenden Artikeln gefragt, über die der Apothekencomputer keine Informationen liefert«, sagt Schröder, selbst Orthopädietechniker. Zusätzlich geben Schröder und seine Kolleginnen Hinweise, woher und zu welchen Konditionen die Apotheken die Produkte beziehen können.

 

Auch bei der Preisbildung hilft die Clearingstelle. Im Dschungel der verschiedenen Verträge mit den Krankenkassen behält sie den Durchblick. Es kommt durchaus vor, dass die Krankenkassen selbst bei der Clearingstelle anrufen, um sich nach dem richtigen Preis zu erkundigen.

 

Das Beispiel hat schon Schule gemacht. Einige Verbände haben die Clearingstelle in Münster besucht, um sich zu informieren. Seit Mai 2007 bietet auch der Landesverband Sachsen-Anhalt einen vergleichbaren Service an.

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