Sicher aufbewahren und archivieren |
 | 26.07.2017 10:10 Uhr |
Von Kai Prellberg / Bei vielen Banken ist der altbekannte Papierkontoauszug inzwischen gebührenpflichtig. Eine kostengünstige Alternative scheint der elektronische Kontoauszug zu sein. Grundsätzlich wird dieser auch von den Finanzämtern anerkannt. Sie stellen jedoch einige Anforderungen an die Aufbewahrung und Archivierung der Daten.
Übermittelt die Bank Kontoauszüge elektronisch, müssen sie auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Direkt von der Bank an den Steuerberater gesendete Kontoumsätze werden in der Regel sicher in dessen Datenbank gespeichert. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie die von der Bank elektronisch zugestellten oder abgerufenen Kontoauszüge löschen dürfen.
Elektronische Kontoauszüge müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden – zum Beispiel auf einer fälschungssicheren CD.
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Während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren sind die Daten gegen Verlust zu sichern und im Rahmen einer eventuellen Betriebsprüfung zugänglich zu machen. Das Archiv-System muss den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen. Die einfache Ablage im Dateisystem eines Büro-PCs ohne zusätzliche Maßnahmen genügt dabei in der Regel nicht.
Hier gibt es sowohl Hardware-Lösungen (zum Beispiel fälschungssichere Datenträger wie gebrannte CDs), als auch Software-Lösungen wie etwa ein Dokumenten-Management-System. Auch organisatorische Regeln wie eingeschränkte Zugriffsberechtigungen in Verbindung mit einem internen Kontrollsystem können die Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten. In jedem Fall sollten Sie die Sicherungsmaßnahmen in Ihrer Verfahrensdokumentation beschreiben.
Mit Blick auf die Aufbewahrung und Archivierung der elektronischen Kontoauszüge hat sich erst kürzlich das Bayerische Landesamt für Steuern in einem Schreiben geäußert. Darin wird noch einmal auf die Notwendigkeit eines internen Kontrollsystems hingewiesen. Als Steuerpflichtiger haben Sie den elektronischen Kontoauszug bei Eingang auf seine Richtigkeit zu prüfen.
Dabei geht es vor allem um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts. Dies kann beispielsweise durch eine digitale Signatur der Bank bestätigt werden. Die Prüfung ist im Rahmen des internen Kontrollsystems zu dokumentieren und zu protokollieren. /
