Inhabern drohen Strafen bei Verstoß gegen Nachweispflicht

Wer als Arbeitgeber ab dem 1. August 2022 einen Mitarbeiter neu eingestellt, auf den kommen zusätzliche Pflichten zu. Denn ab diesem Zeitpunkt treten sowohl die Neuerungen im Nachweisgesetz (NachwG) als auch Änderungen im Teilzeit- und Befristungsrecht (TzBfG) in Kraft. Sie setzen hierzulande die Anforderungen der EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie um.

Zeitlich gestaffelt muss ein Arbeitgeber – also auch ein Apothekeninhaber – ab jetzt einem neuen Teammitglied in Schriftform diverse Angaben zu dessen Arbeitsverhältnis aushändigen und das Schriftstück auch unterzeichnen. E-Mails oder Faxe sind dabei nicht erlaubt. Die Steuerberatungsgesellschaft Treuhand Hannover listet in ihrem aktuellen Newsletter auf, was zu beachten ist, damit kein Bußgeld droht.

Gleich am ersten Arbeitstag gilt es demnach, der neuen Kollegin oder dem neuen Kollegen schwarz auf weiß auszuhändigen, wie die Vertragsparteien des Arbeitsverhältnisses heißen und wie deren Anschrift lautet. Außerdem erhält der Mitarbeiter sofort Informationen zur Fälligkeit seines Arbeitsentgelts, seiner regelmäßigen Arbeitszeit sowie den Pausenzeiten.

Innerhalb der nächsten sieben Tage muss der Arbeitgeber dann weitere Details liefern – ebenfalls in Schriftform. Unter anderem geht es dabei um Regelungen zu Arbeitsort, Befristung des Arbeitsverhältnisses, Tätigkeit, Dauer der Probezeit sowie Vergütung von Überstunden. Spätestens nach Ablauf eines Monats müssen dem neuen Mitarbeiter dann auch die restlichen Vereinbarungen zum Beispiel zu Urlaub, Fortbildung, Altersversorgung, Kündigungsverfahren, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen schriftlich vorliegen.

Kürzer sind die Fristen seit der Gesetzeserweiterung hingegen bei bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen. In diesen Fällen muss der Arbeitgeber nämlich ab jetzt all die Angaben schon innerhalb von sieben Tagen aushändigen. Allerdings nur, wenn der Arbeitnehmer explizit danach fragt. Darauf weist die Treuhand hin.

Zudem ist der Arbeitgeber nun in der Pflicht, seine Mitarbeiter über etwaige Änderungen bestehender Vertragsbedingungen bereits am Tag des Geltungsbeginns schriftlich zu informieren. Zuvor hatte er einen Monat Zeit dazu. Neu ist der Treuhand zufolge ebenfalls ein Bußgeld für den Arbeitgeber, sollte er den Nachweispflichten nicht nachkommen. Im Rahmen eines Ordnungswidrigkeiten-Verfahren könne ihn das dann bis zu 2000 Euro pro Verstoß kosten.

Nach Einschätzung der Steuerberatungsgesellschaft lässt sich derzeit aber noch nicht genau sagen, wie konkret und umfassend solche Nachweise aussehen müssen. Demnach geben die Gesetzestexte beziehungsweise Gesetzesbegründungen keinen genauen Aufschluss darüber. »Es kann jedoch davon ausgegangen werden, dass auch zukünftig ein Verweis auf die gesetzlichen beziehungsweise tarifvertraglichen Regelungen, insbesondere auch das Kündigungsschutzgesetz möglich sein wird und ausreichend ist – natürlich nur dann, wenn diese Regelungen auf das Arbeitsverhältnis Anwendung finden«, heißt es. Grundsätzlich entfalle die Nachweispflicht jedoch, wenn der Arbeitnehmer einen schriftlichen Arbeitsvertrag mit allen nötigen Angaben besitze.

Damit nicht genug: Die EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie beinhaltet noch weitere Neuerungen etwa für Teilzeitbeschäftigte. Sie können demnach zukünftig nach Ablauf von sechs Monaten Änderungswünsche hinsichtlich ihrer Arbeitszeit äußern und auch eine Vollzeittätigkeit verlangen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber innerhalb eines Monats eine begründete Antwort liefern. Versäumt er dies zu tun, liegt ebenfalls eine Pflichtverletzung vor und kann nach Angaben der Treuhand Schadensersatzansprüche nach sich ziehen.

Zudem ist es Arbeitnehmern mit befristeten Verträgen nun einmal pro Jahr erlaubt, die Entfristung ihres Arbeitsverhältnisses zu verlangen. Auch auf diesen Wunsch muss der Arbeitgeber dann innerhalb eines Monats reagieren.