Effiziente Planung spart Geld

Effiziente Planung spart Geld

Von Annette Immel-Sehr

Keine Apotheke kann sich einen schlecht organisierten Einsatz ihres Personals leisten. Kunden mögen keine langen Wartezeiten und Chefs keinen Leerlauf im Team. Den Mitarbeitern verdirbt schlechtes Personalmanagement die Freude an der Arbeit, denn meist sind Langeweile, Dauerstress oder Kompetenzgerangel die Folge.

Bekanntlich hat der Gesetzgeber die Zuständigkeiten in einer Apotheke nicht dem Zufall überlassen: Die Apothekenbetriebsordnung teilt das Apothekenteam in pharmazeutisches und nichtpharmazeutisches Personal ein und regelt klar dessen Aufgaben. Das reicht allerdings noch nicht, um eine Apotheke optimal zu organisieren und Leerlauf genauso wie Unterbesetzung zu vermeiden. Die beste Basis für die Arbeitszeitplanung des pharmazeutischen Personals ist eine repräsentative Kundenfrequenzanalyse. Sie lässt sich meist aus dem Warenwirtschaftssystem entnehmen, kann aber natürlich auch per Strichliste manuell erstellt werden. Die Erhebung sollte über einen Zeitraum von mindestens vier bis sechs Wochen in einer »normalen« Zeit, also nicht gerade in den Sommerferien, durchgeführt werden. Mit der Kundenfrequenzanalyse lässt sich herausfinden, an welchem Wochentag zu welcher Uhrzeit in der Regel wie viel Arbeit im Handverkauf und bei der Arzneimittelabgabe anfällt. Auch Umfang und Zeitbedarf für andere Aufgaben, wie zum Beispiel für Rezepturen, sollten erfasst werden. Die Haupt-Arbeitszeit des nichtpharmazeutischen Personals orientiert sich vor allem am Bestell- und Lieferrhythmus des Großhandels. Darüber hinaus ist der weitere Einsatz einer Pharmazeutisch Kaufmännischen Angestellten (PKA) in den einzelnen Apotheken sehr unterschiedlich und muss bei den Planungen individuell berücksichtigt werden.

Öffnungszeiten, Kundenfrequenz, zusätzliche Marketing-Aktionen, Erkältungszeit und Schulferien sind nur einige Faktoren, die die Erfordernisse des Apothekenbetriebs prägen. Um für die über das Jahr wechselnden Anforderungen optimal gewappnet zu sein, ist bei der Festlegung von Arbeitszeiten Kreativität und Flexibilität verlangt. Meist sind dazu auch Teilzeitarbeitsverhältnisse nötig. Doch nicht nur für den Betrieb, sondern auch für die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist es wichtig, individuelle und flexible Arbeitszeiten zu vereinbaren. Anders lässt es sich beispielsweise nicht bewerkstelligen, dass alle Mitarbeiter am Samstag regelmäßig auch einmal frei haben oder dass berufstätige Mütter Beruf und Familie miteinander verbinden können. Selbst das beste Arbeitszeitmodell muss aber in regelmäßigen Zeitabständen gründlich hinterfragt werden. Passt es noch? Entspricht die Zusammensetzung des Teams noch den anfallenden Aufgaben? Treten regelmäßig Über- oder Unterbesetzungen auf?

Wie viel und welches Personal eine Apotheke benötigt beziehungsweise sich leisten kann, ist eine betriebswirtschaftliche Entscheidung, die individuell für jeden Betrieb zu treffen ist. Verschiedene Einflussgrößen spielen dabei eine Rolle, wie etwa Umsatzhöhe, Anzahl der abgegebenen Packungen, Geschäftslage, angebotene Dienstleistungen, Qualifikation und Berufsjahre der Mitarbeiter. Zur Berechnung der für einen optimalen Arbeitsablauf erforderlichen Zahl und Qualifikation der Mitarbeiter gibt es verschiedene betriebswirtschaftliche Modelle. Auf den Apothekenbereich spezialisierte Betriebswirte und Steuerberater können Apothekenleitern konkreten Rat geben, wie viel Manpower ihre Apotheke braucht und mit wie vielen Arbeitsstunden die einzelnen Aufgaben abgedeckt werden müssen.

Zu einer gut organisierten Apotheke gehört, dass der Chef oder die Chefin ihre Zeit nicht mit ineffizienter Arbeit vergeudet. Dienstpläne handschriftlich durch das Eintragen üblicher Arbeitszeiten in eine Tabelle zu erstellen, ist jedenfalls wenig zielführend. Entscheidend ist, dass alle wichtigen außergewöhnlichen Faktoren immer aktuell mit einfließen. Dazu gehören Marketing-Aktionen, Gesprächstermine im belieferten Altenheim, Krankmeldungen, Besuch einer Fortbildungsveranstaltung und abgesprochene Abwesenheiten. Bei einer kleinen Apotheke mit vier Mitarbeitern mag man das vielleicht noch im Kopf behalten, bei größeren Betrieben und vor allem, wenn Mitarbeiter bei Bedarf in mehreren Filialen arbeiten, sollte man sich beim Personalmanagement vom Computer helfen lassen. Viele Apotheken-Softwarehäuser bieten dazu spezielle Software oder entsprechende Module in ihren Warenwirtschaftssystemen an.

Kompetenzgerangel vermeiden

Manche Lösungen sind eher einfach strukturiert, andere bieten viele Extras. Branchenspezifisch können damit alle wichtigen Daten automatisch erfasst und verarbeitet werden. Sozusagen per Knopfdruck sind dann Dienstpläne, Arbeitszeitkonten und Urlaubslisten abrufbar. Diese Aktualität und Transparenz tut dem Betriebsklima gut. Denn alle wissen, woran sie sind.

Ein gutes Personalmanagement ist aber weit mehr als ein vernünftiger Dienstplan. Auch eine klare Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie die Vertretungsregelung bei Urlaub und Krankheit gehören dazu, damit der »Laden« reibungslos läuft. Diese lassen sich hervorragend in sogenannten Stellenbeschreibungen festhalten, die auch Bestandteil des Arbeitsvertrages sein können. Klare Regelungen verhindern Kompetenzgerangel und stärken Motivation und Teamgeist. Das nimmt auch der Kunde positiv wahr.

Weitere Themen im Ressort Wirtschaft und Handel...