Datenschutz bei der Betriebsprüfung |
 | 12.08.2008 16:06 Uhr |
Datenschutz bei der Betriebsprüfung
Von Carmen Brünig
Seit 2002 kann die Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen auf steuerlich relevante elektronische Daten zugreifen. Regelmäßig verlangt sie den Zugriff auf komplette Datensätze einschließlich datengeschützter Informationen. Dabei beruft sie sich auf ihre eigene Verschwiegenheitsverpflichtung. Diese Aussage ist jedoch falsch.
Die Verschwiegenheitspflicht des Apothekers gilt gegenüber jedermann, also auch gegenüber jeder anderen zur Verschwiegenheit verpflichteten Person. Gibt er ohne Zustimmung des Patienten datengeschützte Informationen seines Warenwirtschaftssystems heraus, macht sich der Apotheker sogar strafbar. Zum Schutz dieser Berufsgeheimnisse steht Apothekern daher ein Auskunftsverweigerungsrecht gegenüber der Finanzverwaltung zu.
Datenrechtlich geschützte Informationen fließen jedoch regelmäßig in die vorgeschriebenen steuerlichen Aufzeichnungen ein. Da diese im Falle einer Betriebsprüfung vorzulegen sind, müssen sie so geführt werden, dass die unter die Verschwiegenheitspflicht fallenden Umstände daraus nicht hervorgehen oder unkenntlich gemacht werden.
Weiterhin bestehen auch für Berufsgeheimnisträger Mitwirkungs- und Auskunftspflichten gegenüber der Finanzverwaltung. Es müssen die Buchhaltungsunterlagen der Apotheke sowie die Geschäftspapiere und Urkunden (soweit sie von steuerlicher Bedeutung sein können) vorgelegt und falls erforderlich erläutert werden. Dem Prüfer müssen ein geeigneter Raum und die notwendigen technischen Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden. Die Prüfung kann auch beim steuerlichen Berater stattfinden, der während der Prüfungsvorbereitungen und der gesamten Prüfung grundsätzlich unterstützend zur Seite steht.
Kein Einblick in Patientendaten
Dem Prüfer ist es nicht zu gestatten, dass er sich selbst über die apothekeneigene EDV Informationen verschafft und damit (auch versehentlich) Informationen einsehen kann, die unter Datenschutz stehen. Für den Prüfer relevante Informationen sollten daher vom Apotheker beziehungsweise dessen Mitarbeitern nur mit dem Prüfer zusammen abgerufen oder auf einer CD zur Verfügung gestellt werden.
Enthält das System eine Auflistung der Tagesabschlussbons, hat der Prüfer darauf eindeutig ein Zugriffsrecht. Die Anbieter von Archivierungssystemen bei Apotheken-Software archivieren diesen Bereich heute automatisch. Da es sich bei Tagesabschlussbons um verdichtete Daten handelt, verlangen Prüfer oft auch Einsicht in die darunter liegende Ebene, also die Kassenauftragszeile. Diese Einsichtnahme ist jedoch zu verweigern, da die Kassenauftragszeile mit Daten verknüpft ist, die dem Datenschutz unterliegen. Darin finden sich etwa Patientennamen mit der jeweiligen Medikation.
Vor Prüfungsbeginn sollte sich der Apotheker beziehungsweise sein Personal mit dem Abruf der prüfungsrelevanten Daten vertraut machen, um versehentliche Einblicke auf die Kassenauftragszeile zu verhindern. Soll dem Betriebsprüfer eine Archiv-CD zur Verfügung gestellt werden, sollte sich der Apotheker diese vorsorglich vorher ansehen, damit nicht doch versehentlich dem Datenschutz unterliegende Informationen darauf enthalten sind.
Weitere Informationen finden sich in der Treuhand-Plus-Broschüre »Wissenswertes für Sie zum Thema Betriebsprüfung in Ihrer Apotheke«. Diese lässt sich kostenlos per Mail an steuertipp(at)treuhand-hannover.de anfordern.
Kontakt:
Steuerberaterin Carmen Brünig
Leiterin der Steuerabteilung der Treuhand Hannover Steuerberatungsgesellschaft GmbH
Hildesheimer Straße 271
30519 Hannover
