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Kommunikation

Teamgespräche am

02.08.2011  16:20 Uhr

Von Jutta Degenhardt / Regelmäßige Teamgespräche in Apotheken sind heute wichtiger denn je. Rasant wachsendes Fachwissen, immer komplexer werdende Arbeitsabläufe und sich schnell ändernde Rahmenbedingungen machen einen regelmäßigen Informationsaustausch notwendig.

Viele Apotheken haben den Nutzen von Teambesprechungen erkannt. Nach einer Untersuchung der Treuhand Hannover GmbH gibt es in rund 90 Prozent der Apotheken Mitarbeiter-Besprechungen im Team. Allerdings haben nur 40 Prozent angegeben, hier regelmäßig aktiv zu werden. Das heißt, die Mehrzahl sieht bisher von einem institutionalisierten Informationsaustausch ab und bespricht nur spontan wichtige Themen.

Gespräche finden durchschnittlich zwischen sechs bis zehn Mal im Jahr statt. Sie dauern zwischen 90 und 100 Minuten, selten mehr als zwei Stunden. In fast einem Drittel der Apotheken finden die Besprechungen in der Freizeit der Mitarbeiter statt und werden nicht gesondert entlohnt. Ein Drittel der Apotheken gewährt Freizeitausgleich beziehungsweise Entlohnung, der Rest machte keine Angaben.

 

Die Inhalte der Mitarbeiter-Besprechungen sind vielfältig. Die folgende Auswahl von häufig genannten Themen zeigt, was Mitarbeiter und Chefs thematisieren und was auch in eigenen Gesprächsrunden angesprochen werden könnte:

 

 

Aktions-Planung, Handzettel- und Dekorationsgestaltung;

Sortimentsplanung, Frei- und Sichtwahlgestaltung;

aktuelle Themen (örtlich und global, pharmazeutisch, zum Beispiel neue Arzneimittel);

Apotheken-Organisation, Arbeitsvorgänge, Aufgaben- und Dienstplanung;

EDV-Schulung, Neuanschaffungen;

Einführung Qualitätsmanagement;

Arbeits- und Brandschutz;

Fort- und Weiterbildung, Produkt-Schulung, Infos über Schulungen;

Umgang mit Kunden, Reklama- tionen;

Verbesserungsvorschläge (Abläufe, Kommunikation);

Verhaltensregeln (gegenüber Kunden und Mitarbeitern).

 

Tagesordnung, Referate und ein Protokoll

 

Es lohnt sich, das Thema Teambesprechung professionell anzugehen – ein lockeres Geplauder kostet nur Zeit. Fast die Hälfte der Befragten nutzt eine Tagesordnung, um das Gespräch zu strukturieren.

 

Lehrreich für alle Teilnehmer sind Fachreferate durch Teammitglieder oder der Einbezug von externen Referenten. Fast 40 Prozent der Apotheken erstellen ein Protokoll der Sitzung. So kann das Besprochene nochmals nachgelesen werden, und Ergebnisse werden verbindlich festgehalten.

 

Wer Teambesprechungen als vertane Zeit ansieht, irrt! Dies zeigen die Ergebnisse zu dem Punkt »Wirkung der Mitarbeiterbesprechungen«. Knapp zwei Drittel der Befragten meinen, regelmäßige Teambesprechungen erhöhen die Fachkompetenz und verbessern das Betriebsklima.

 

Apotheken, die bisher keine Besprechungen durchgeführt haben, sollten diese Haltung überdenken. Denn ein gut informierter Mitarbeiter ist zufriedener und kann die Kunden besser beraten. /

Tipps für die Teambesprechung

Regelmäßig, aber nicht zu oft (monatlich oder quartalsweise);

Tagesordnung mit Ablauf und Dauer bekannt geben;

mögliche Inhalte: Fragen, Probleme des Alltags, fachliche Schulung, betriebliche Neuerungen, Unternehmensziele.

Auch unbequeme Dinge können angesprochen werden, aber: Einzelkritik gehört nicht ins Teamgespräch!

Abwägen: außerhalb oder innerhalb der Arbeitszeit.

Ungestörter Ort; im laufenden Betrieb der Apotheke kaum möglich. Sitzordnung: Runde mit Blickkontakt, kleiner Imbiss, Moderation wechselnd.

Diskussion und Erfahrungsaustausch mit allen anregen, kein Chef-Monolog.

Ergebnisprotokoll anfertigen.

 

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