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Nachwuchs

Richtig planen, perfekt improvisieren

08.07.2008
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Nachwuchs

Richtig planen, perfekt improvisieren

Von Klaus Hölzel und Antje Siehl

 

In Fällen, wo Privates vor Apotheke geht, schlägt die Stunde der Organisations- und Führungstalente. Im zweiten Teil der PZ-Serie geht es um einen Frühgeborenen, der die Dienstpläne der Chefin durcheinanderbringt. Da ist bestes Apotheken-Management und ein funktionierendes Netzwerk gefragt.

 

Es ist Samstag, der 3. September. Bei der hochschwangeren Apothekenleiterin Petra F. läuft alles nach Plan. Die Geburt ist auf den 21. Oktober terminiert. Jetzt geht es nur noch darum, für die nächsten Wochen alle notwendigen Vorbereitungen privat, aber auch in der Apotheke zu treffen. Weil sie eine vorausdenkende Organisatorin ist, hat  Petra die Dienstplanung bis Jahresende längst im Kopf. Mehr als doppelt besetzt sei sie in der Apotheke - ein prima Präventionsprogamm.

 

Doch es kommt wieder einmal ganz anders. Noch kehrt sie selbst am Samstag den Bürgersteig vor der Apotheke, geht dann einkaufen. Doch mitten im Lebensmittelmarkt kommt es zum vorzeitigen Sprung der Fruchtblase. Das frühzeitige Ende der Schwangerschaft ist eingeläutet. Am 8. September erblickt Paul um 9.46 Uhr das Licht der Welt ­ ganze 1910 Gramm leicht, 42 Zentimeter kurz, in der 34. Schwangerschaftswoche. Die Tage vor der Geburt lag Petra in der Klinik. Eigentlich hätte sie am 5. September Nachtdienst.

 

Per Handy vom Klinikbett aus entwickelte sie gemeinsam mit PTA Ulrike den Notdienstplan der nächsten Wochen. Und mit ihrer PKA Alexandra ging sie einige wichtige organisatorische Fragen durch. Freundin Ulla hatte sich am Wochenende in die Apotheke begeben, um an Petras Schreibtisch Blatt für Blatt und Mail für Mail auf Dringlichkeit zu prüfen. Die erste Voraussetzung für einen funktionierenden Ablauf ist die hohe Loyalität der Mitarbeiter ­ sie ziehen alle an einem Strang. Management-Voraussetzung zwei: Die Stellvertreterin denkt, handelt und führt ähnlich wie ihre Chefin. Das sorgt für Kontinuität nach innen und außen bei den Kunden.

 

Shuttledienst eingeführt

 

»Das tägliche Telefonat mit der Apotheke diente vor allem der Beruhigung der Mitarbeiter und ihrer Motivation«, sagt die Inhaberin im Nachhinein. Und einen Tag nach der Geburt machte vor allem die Neugierde über den neuen Stern am Apothekenhimmel das Gespräch nötig. Die Frühgeburt bedeutete für Mutter und Sohn einen verlängerten Krankenhausaufenthalt. Dort könnte einem die Zeit etwas lang werden, nicht bei Petra F. Der Aktionsplan für das nächste Jahr wird wegen der dazugehörenden Gutscheine am Weihnachtskalender besprochen und verabschiedet. Ein ständiger Shuttledienst versorgt sie mit Lesestoff. Das Netzwerk hat sich als belastbar erwiesen. Die Mitarbeiter halfen, wo immer es möglich war. »Gute Führung kommt zurück«, ist die Apothekenleiterin überzeugt. Ein Kind sei immer eine positive Motivation, sofern man sich nicht als Privatperson abschirme und offen auf das Team zugehe.

 

Allmähliche Rückkehr

 

Schon vorab hat die Apothekeninhaberin alle sich wiederholenden Prozessabläufe durchgespielt, Aufgaben verteilt und mutig delegiert. Die erste Kontrolle übernimmt dann die Stellvertreterin. Noch offene Fragen klärt sie am Ende mit der Chefin. Letztere steht in den Wochen nach der Geburt täglich für eine Stunde am Mittag per Telefon bereit. Das gibt allen Sicherheit, im Ernstfall unterstützt zu werden.

 

Mit der allmählichen Rückkehr der Inhaberin können auch gefährliche Management-Fehler einhergehen. Petra F. konnte dies zum Glück vermeiden. Dabei gebührt dem Team besonderes Lob, eine Extra-Anerkennung für die spontane Hilfe. Die Würdigung sollte mindestens ein großes Abendessen beinhalten. Dabei hebt die Inhaberin das Engagement jeder einzelnen Mitarbeiterin besonders hervor. Häufig kommt mit der Rückkehr der Chefin die Neigung zum Vorschein, nun wieder vieles selbst machen zu wollen. Es wäre aber falsch, den Mitarbeitern die Selbstständigkeit sofort wieder wegzunehmen, denn das demotiviert. Sie fragen sich: Bin ich jetzt nicht mehr gut genug? Das Betriebsklima in der Apotheke bleibt dann gut, wenn die »alte, neue« Chefin sich langsam im HV und im Controlling wieder einarbeitet, immer nach dem Motto: Für den Ernstfall kann das Team es auch vorübergehend alleine. Und Ernstfälle können ja durchaus positive Folgen haben - siehe Paul.

Richtig planen vor der Geburt

Beachten

 

Teamtalente für Organisationsfragen früh einbinden und Arbeitsplan aufstellen.  Offen und direkt den Worst case mit dem Team besprechen.

Loyalität als Führungsmethode vorleben (»Fairness kommt zurück«).

Den Freundeskreis involvieren und hier klare Absprachen treffen.

 

Vermeiden

 

Wer zur Perfektion neigt, sollte sich auf 80 Prozent beschränken.

Mit den eigenen Kräfte gut haushalten. Keinesfalls sollten Schwangere und neue Mütter sich überschätzen.

Die Zeit vor der Geburt richtig einteilen. Nicht zu viel im letzten Moment erledigen wollen.

 

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