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Neue Regeln für die Dokumentation

25.02.2015
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Von Martin Weidemann / Das Jahr 2014 hat gleich in zweifacher Hinsicht neue Erkenntnisse zur steuerlichen Aufzeichnungspflicht in der Apotheke gebracht. Zunächst veröffentlichte das Bundesfinanzministerium (BMF) ein neues Schreiben zur digitalen Aufzeichnung. Zudem entschied der Bundesfinanzhof (BFH), dass Apotheker jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzeichnen müssen.

Seit Anfang Januar gelten neue Regeln für die digitale Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen. Das BMF passt mit einem Schreiben aus dem November 2014 seine Zugriffsmöglichkeiten an den aktuellen Stand der Technik an. Die Regelungen gelten branchenübergreifend. Für Apotheker haben sie – aufgrund des hohen Technisierungsgrads der Betriebsabläufe – besondere Bedeutung.

 

Mit dem Schreiben »Grundsätze zur ordnungs­mäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff« hat die Verwaltung insbesondere die Aufzeichnungsverpflichtungen als Unternehmer präziser geregelt. Ging es früher diesbezüglich mehr oder weniger nur um die Finanz­buch­haltung, so wird inzwischen dem Bereich der mit den Warenwirtschaftssystemen erzeugten Grundaufzeichnungen viel Raum gewidmet. Hier stellte die Verwaltung zudem klar, dass die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit grundsätzlich die Unternehmer trifft und nicht an die Warenwirtschaftsanbieter abgegeben werden kann.

 

Alles aufzeichnen

 

Aus Sicht des BMF besteht eine generelle Verpflichtung, jeden einzelnen Verkaufsvorgang aufzuzeichnen. Ob dies einem Apotheker möglich und zumutbar ist, war in der Finanzgerichtsbarkeit bisher umstritten. Mit Urteilen vom 23. Dezember 2014 hat der BFH jedoch entschieden, dass ein Apotheker zur Einzelaufzeichnung seiner Umsätze verpflichtet ist. Die Hoffnung, dass die verschärften Regelungen der Finanzverwaltung nur eingeschränkt anwendbar sein könnten, hat hiermit einen herben Dämpfer erfahren. Auch wenn der Rechtsweg im Zweifelsfall immer noch offensteht, sollten Apotheker sich mit den Neuregelungen der Verwaltung auseinandersetzen, um Ärger zu vermeiden.

 

Einen Teil der neuen Regelungen werden Apotheker wohl nicht selbst umsetzen können. Soweit es um technische Spezifika der eingesetzten Systeme, technische Dokumentationen derselbigen oder Besonderheiten beim Datenzugriff im Rahmen einer eventuellen Betriebsprüfung geht, müssen sie sich auf den Anbieter ihres Warenwirtschaftssystems verlassen. Da Apotheker selbst jedoch die Ordnungsmäßigkeit zu verantworten haben, empfiehlt es sich, anzufragen, ob die technischen Voraussetzungen erfüllt werden.

 

Die für Apotheker besonders relevanten Änderungen, Neuerungen und Klarstellungen sind im Folgenden aufgeführt. Zunächst ist grundsätzlich jeder Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen sind im Rahmen einer Betriebsprüfung vorzulegen. Des Weiteren sind Geschäftsvorfälle vollständig zu erfassen und dürfen nicht unprotokolliert gelöscht oder geändert werden. Eine Stornierung oder Korrektur muss den ursprünglichen Geschäftsvorfall erkennen lassen.

 

Das eingesetzte System ist gegen unbefugten Zugang und Zugriff zu schützen. Ebenso sind die gespeicherten Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist gegen Veränderung oder Löschung zu schützen. Für das System ist außerdem eine Verfahrensdokumentation nötig, welche im Falle der Betriebsprüfung einen vollständigen Systemüberblick ermöglicht. Und für jeden Geschäftsvorfall ist ein Beleg erforderlich. Dies gilt auch für Entnahmen und Einlagen. Diese Belege sind gegen Verlust zu sichern und schnellstmöglich zu erfassen. Da die Nichteinhaltung der strengen Formvorschriften im Falle einer Betriebsprüfung in der Regel empfindliche Hinzuschätzungen nach sich ziehen kann, sollte die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen besonders beachtet werden. /

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