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Personalführung

Willkommen im Team

13.09.2011
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Von Jutta Degenhardt / Es ist nicht immer leicht, gutes Personal für die eigene Apotheke zu finden. Hat man jemand Passendes gefunden, gilt es, sie oder ihn einzuarbeiten. Mithilfe eines detaillierten Plans lassen sich neue Mitarbeiter rasch integrieren.

Ziel ist, dass sich die oder der Neue schnell wohlfühlt. Zudem entlastet es den Betrieb, wenn schnell effizient mitgearbeitet wird. Dazu soll der Einarbeitungsplan dem neuen Mitarbeiter eine rasche Orientierung in allen Arbeitsbereichen ermöglichen und ihn strukturiert und zielgerichtet einweisen. Störungen, Mängel und Fehler im Betriebsablauf durch Übermittlungsfehler werden vermieden. Der Arbeitskraftverlust während der Ein­arbeitungszeit wird gering gehalten, der Mitarbeiter gelangt zügig zu einer guten, effizienten Arbeitsweise. Nicht zuletzt arbeiten alle Apothekenmitarbeiter darauf hin, dass sich der neue Kollege schnell wohlfühlt und ihm die Arbeit Spaß macht. Schließlich belastet Fluktuation die Nerven aller und den Geldbeutel des Chefs.

Die Einarbeitung in einer Apotheke fußt auf den zwei Säulen Kommunikation und Dokumentation. Das bedeutet, Dinge werden von Kollegen erklärt, sind dann aber nachlesbar und damit selbstständig reproduzierbar. Um alle relevanten Punkte abzuarbeiten, ist eine detaillierte Checkliste sinnvoll. Zur Dokumentation eignet sich beispielsweise das Qualitätsmanagementsystem (QMS) der Apotheke.

 

Gegliedert werden kann eine Checkliste zur Einarbeitung in zeitliche Abschnitte. Für die einzelnen Punkte werden Zuständigkeiten definiert. Die Erledigung ist abzuzeichnen. Jede Apotheke sollte dabei inhaltlich und zeitlich ihren individuellen Plan unter Berücksichtigung betrieblicher Besonderheiten entwickeln. So kann man ihn zum Beispiel in die Phasen Vorbereitung, erster Tag und erste Woche gliedern.

 

Für die Phase der Vorbereitung ist der Apothekenleiter oder die Apothekenleiterin verantwortlich. Es gehört zum guten Stil, den neuen Kollegen im Vorfeld anzurufen, um ihm bestimmte organisatorische Dinge, wie Dienstbeginn, Anfahrt, Parkmöglichkeiten, mitzubringende Unterlagen (zum Beispiel Lohnsteuerkarte), mitzuteilen.

 

Namensschild und – falls vorhanden – ein persönliches Fach sind vorzubereiten. Ein Kollege aus dem Team erhält die Funktion als Pate.

 

Die zweite Phase ist der erste Tag. Für den Vormittag verantwortlich ist die Apothekenleitung oder ihre Vertretung. Hier gehören Begrüßung, Vorstellung beim Team, ein persönliches Gespräch im Büro und die Abwicklung der Formalitäten ins Programm. Es empfiehlt sich, zunächst die »Basisinfos« der Apotheke zu besprechen (Leitbild, Arbeitszeiten, Pausenzeiten, Urlaubsregelung, Telefonsitten und so weiter).

 

Für den Nachmittag des ersten Tags ist der Pate oder ein Betreuer verantwortlich. Er stellt die Kollegen mit deren Arbeitsschwerpunkten vor und macht einen Rundgang durch die Apotheke. Dabei werden die Funktionsbereiche deutlich.

 

Weiter geht’s mit den Individualitäten der Apotheke wie Kittelaufbewahrung, Wäscheplan, Schwarzes Brett, Telefonliste, Apotheken und Ärzte in der Umgebung, Literatur, Besonderheiten (zum Beispiel Fortbildung).

 

Apotheken mit QMS sind im Vorteil

 

Die dritte Phase umfasst die erste Woche (Verantwortlichkeit: Pate, Betreuer). Nun folgen weitere Funktionalitäten der Apotheke, allen voran die EDV (Kassenfunktion, Nachlieferungsbestellung, Rezeptablage). Wichtig im hinteren Bereich je nach Qualifikation: Lagerorte, Bestellrhythmus Großhandel, Wareneingangsbearbeitung, Rezeptur, Defektur. Für die HV-Kraft gehören noch verkaufsrelevante Schu­­­lungen dazu, beispielsweise Erläuterungen zum Empfehlungsmarketing und zur Kundenkarte. Im Anschluss wird der neue Kollege dann in seine Tätigkeiten gemäß individueller Stellenbeschreibungen eingearbeitet.

 

Natürlich wird sich der neue Kollege nicht alles gleich merken können. Daher ist es sinnvoll, alle Informationen und Prozessschritte übersichtlich und nachlesbar zu dokumentieren. Apotheken mit einem praxisnahen, gelebten QMS-System dürften da im Vorteil sein. Dabei sollte die Chance genutzt werden, die Anregungen und Ideen des neuen Mitarbeiters zur Optimierung der Unterlagen heranzuziehen. /

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