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Private Nutzung des Firmen-PKW

12.05.2006
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Steuertipp

Private Nutzung des Firmen-PKW

von Klaus-Martin Prang, Hannover

 

Wird ein Firmen-PKW auch privat genutzt, darf die private Nutzung den Gewinn des Unternehmens nicht mindern. Deshalb werden die Kosten der privaten Nutzung dem Gewinn als so genannte Entnahme wieder hinzugerechnet. Zur Ermittlung der Entnahme sah das Gesetz bisher zwei Methoden vor: die 1-Prozent-Regelung und die Fahrtenbuchmethode. Ab 2006 kommt eine dritte Methode hinzu.

 

Bisher galt für alle privat genutzten PKW des Betriebsvermögens, dass die private Nutzung grundsätzlich nach der 1-Prozent-Regelung (auch Listenpreismethode genannt) zu ermitteln ist. Nur wenn ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch für den Betriebs-PKW geführt wurde, konnten die tatsächlichen privaten PKW-Kosten anhand des Verhältnisses der betrieblichen zu den privaten Fahrten ermittelt werden.

 

1-Prozent-Regelung

 

Die 1-Prozent-Regelung besagt, dass der Unternehmer für die private Nutzung seines Betriebs-PKW 1 von Hundert des inländischen Listenpreises des Fahrzeugs im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen hat. Nicht maßgeblich sind die individuellen Anschaffungskosten des Betriebsinhabers für das Fahrzeug. Nutzt der Unternehmer den PKW auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, sind zusätzlich 0,03 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer monatlich als Privatanteil zu versteuern. Gleichzeitig können die Fahrten zum Betrieb mit 0,30 Euro pro Entfernungskilometer als Betriebsausgabe abgezogen werden. Die Listenpreismethode ist von Vorteil, wenn das Fahrzeug viel privat genutzt wird und hohe Kosten anfallen.

 

Beispiel

 

Alfons Schmidt, Inhaber einer Apotheke, nutzt seinen betrieblichen PKW (Listenpreis 40.000 Euro) zu 45 Prozent privat. Die Abschreibung des PKW (8000 Euro) und alle laufenden Kosten (4000 Euro) haben im Jahr 2005 insgesamt 12.000 Euro betragen. Diese hat er gewinnmindernd in seiner Buchführung erfasst. Da er kein Fahrtenbuch führt, hat er den privaten Nutzungsanteil zwingend nach der 1-Prozent-Regelung zu ermitteln. Er wohnt über seiner Apotheke, so dass Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nicht zu berücksichtigen sind.

 

Die Höhe der Privatnutzung beläuft sich daher auf insgesamt 4800 Euro (1 v. H. von 40.000 Euro x 12 Monate). Um diesen Betrag hat er seinen Gewinn zu erhöhen. Im Ergebnis konnte er im letzten Jahr 7200 Euro (12.000 Euro ./. 4800 Euro) seiner Pkw-Kosten steuerlich geltend machen. Das sind 600 Euro mehr, als er bei einer Aufteilung der Gesamtkosten anhand der betrieblichen zu den privaten Fahrten hätte geltend machen können. Denn in diesem Fall hätte Alfons Schmidt 5400 Euro (45 v. H. von 12.000 Euro) seinem Gewinn hinzurechnen müssen, sodass sich nur 6600 Euro steuermindernd ausgewirkt hätten.

 

Die Listenpreismethode kann allerdings auch dazu führen, dass für ein betriebliches Fahrzeug keine gewinnmindernden Kosten verbleiben. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn das Fahrzeug schon abgeschrieben ist und die laufenden Kosten die Höhe des privaten Nutzungsanteils nicht überschreiten.

 

Abwandlung

 

Wäre der PKW im Beispielsfall bereits 2004 voll abgeschrieben worden, sodass 2005 nur noch laufende Kosten von 4000 Euro angefallen wären, wäre gleichwohl die private Nutzung nach der 1-Prozent-Regelung zu ermitteln. Allerdings wäre in diesem Fall die Gewinnhinzurechnung auf die angefallenen Kosten, also auf maximal 4000 Euro, zu begrenzen. Obwohl tatsächlich 55 Prozent der laufenden Pkw-Kosten (2200 Euro) betrieblich veranlasst wären, hätten diese sich nicht gewinnmindernd auswirken können.

 

Fahrtenbuchmethode

 

Um diesem Ergebnis zu entgehen, musste bis 2005 ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden. Denn nur dann wurde eine Aufteilung der PKW-Kosten anhand des Verhältnisses der betrieblichen zu den privaten Fahrten anerkannt. An ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch werden jedoch strenge Anforderungen gestellt. Nach Auffassung der Finanzverwaltung und der Rechtsprechung muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch folgende Angaben enthalten:

 

Amtliches Kennzeichen,

Datum der Fahrt,

Kilometerstand am Anfang und am Ende einer jeden Fahrt,

Startort,

Reisezweck, zum Beispiel Angabe der aufgesuchten Firma oder des Kunden,

Reiseziel,

Reiseroute, wenn Umwegfahrten erforderlich waren,

Anzahl und Gesamtbetrag der gefahrenen Kilometer.

 

Das Fahrtenbuch ist schriftlich und zeitnah zu führen. Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch wird anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch ergeben und nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben grundsätzlich ausgeschlossen sind oder dokumentiert werden.

 

Geeignete Aufzeichnungen

 

Ab 2006 hat der Gesetzgeber die Listenpreismethode auf Fahrzeuge begrenzt, die zu mehr als 50 v. H. dem Betrieb dienen. Damit kommt für Fahrzeuge des sogenannten gewillkürten Betriebsvermögens eine neue Methode hinzu, um den privaten Nutzungsanteil zu ermitteln. Zum gewillkürten Betriebsvermögen gehören solche Fahrzeuge, die mindestens 10 v. H. und nicht mehr als 50 v. H. betrieblich genutzt werden. Nach der Gesetzesbegründung ist der betriebliche beziehungsweise private Nutzungsanteil vom Steuerpflichtigen im Rahmen allgemeiner Darlegungs- und Beweislastregelungen nachzuweisen, das heißt glaubhaft zu machen.

 

Das Führen eines Fahrtenbuchs sei dazu nicht zwingend erforderlich, so der Gesetzgeber. Die Finanzverwaltung hat sich noch nicht offiziell dazu geäußert, welche Aufzeichnungen im Einzelnen dafür erforderlich sind, um den Nachweis einer mehr als 50-prozentigen betrieblichen Nutzung glaubhaft zu machen. Es liegt jedoch ein Papier einer Arbeitsgruppe des Bundesfinanzministeriums vor, das sich auch mit dieser Frage beschäftigt.

 

Nach der Einschätzung der Arbeitsgruppe betrifft die Neuregelung im Wesentlichen nur Kfz des Betriebsvermögens, die überwiegend von Anhörigen des Unternehmers genutzt werden (Zweit- oder Drittfahrzeuge), Steuerpflichtige, mit gewerblichen oder freiberuflichen Nebentätigkeiten oder Berufsgruppen, bei denen typischerweise nur in geringem Umfang betriebliche Fahrten anfallen (zum Beispiel Fachärzte). Im Übrigen schlägt die Arbeitsgruppe vor, dass als Beweisvorsorge des Steuerpflichtigen formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum genügen könnten. Für bestimmte Berufsgruppen (zum Beispiel Taxifahrer, Handelsvertreter, Handwerker) käme eine Befreiung von der Beweisvorsorge in Betracht.

 

Solange die Finanzverwaltung nicht klar Stellung zu der Frage bezogen hat, wie der Nachweis des betrieblichen beziehungsweise privaten Nutzungsanteils erbracht werden kann, sollte unseres Erachtens bis auf weiteres ein vereinfachtes Fahrtenbuch geführt werden. Hierbei ist ausreichend, wenn neben dem Kilometerstand zum Anfang und zum Ende eines Wirtschaftsjahres der Umfang der betrieblichen Fahrten festgehalten wird. Es sollte genügen, wenn das Datum, die gefahrenen Kilometer, das Reiseziel und der Reisezweck unter Angabe des aufgesuchten Geschäftspartners/Kunden aufgezeichnet wird. Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, die ebenfalls zu den betrieblichen Fahrten zählen, müssen nicht zwingend mit aufgezeichnet werden, da diese werktäglich in gleichem Umfang ohnehin anfallen. Eine Aufzeichnung der privaten Fahrten ist nicht erforderlich. Der betriebliche Nutzungsanteil lässt sich so anhand des Verhältnisses der betrieblichen gefahrenen Kilometer zu den gesamten gefahrenen Kilometern des Wirtschaftsjahres ermitteln. Mit dem vereinfachten Fahrtenbuch vermeiden Sie spätere Streitigkeiten mit dem Betriebsprüfer. Die Treuhand Hannover GmbH hat zu diesem Zweck ein Fahrtenbuch entwickelt. Bei Interesse können Sie sich gern an den Verfasser wenden.

 

Konsequenzen der Neuregelung

 

Ist die Listenpreismethode steuerlich von Vorteil, wie im obigen Beispiel, weil hohe PKW-Kosten anfallen, müssen geeignete Aufzeichnungen geführt werden, um einen betrieblichen Nutzungsanteil von mehr als 50 Prozent gegenüber der Finanzverwaltung glaubhaft zu machen. Denn nur dann wird die Finanzverwaltung die Anwendung der 1-Prozent-Regelung zulassen. Will man hingegen vermeiden, dass die 1-Prozent-Regelung angewendet wird, etwa weil nur sehr geringe PKW-Kosten angefallen sind, gilt der umgekehrte Fall: Es ist ein betrieblicher Nutzungsanteil glaubhaft zu machen, der nicht mehr als 50 Prozent beträgt. Denn dann können bei einer betrieblichen Nutzung von zum Beispiel 50 Prozent auch die Hälfte der PKW-Kosten steuermindernd geltend gemacht werden, ohne dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden muss.

 

Die Neuregelung wirkt also zum Nachteil derjenigen, die bei einer überwiegend privaten PKW-Nutzung und hohen PKW-Kosten, bisher die 1-Prozent-Regelung anwenden konnten. Hier ist ab 2006 der private Nutzungsanteil anhand des Verhältnisses von betrieblichen zu privaten Fahrten zu ermitteln. Hingegen ist die Regelung für diejenigen vorteilhaft, denen auf Grund geringer Kosten und zwingender Anwendung der Listenpreismethode im Endeffekt eine Gewinnminderung durch betriebliche PKW-Kosten versagt wurde, weil kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wurde. Die Gesetzesänderung hat übrigens auch Auswirkungen auf die Umsatzsteuer. Denn eine private Fahrzeugnutzung ist grundsätzlich als unentgeltliche Wertabgabe anhand der Ausgaben der Umsatzsteuer zu unterwerfen. Für die Bemessung der Ausgaben wird die 1-Prozent-Regel hier aus Vereinfachungsgründen akzeptiert, wenn der Unternehmer diese Methode auch bei der Gewinnermittlung zu Grunde gelegt hat. Das aber ist bei Fahrzeugen mit einer betrieblichen Nutzung von bis zu 50 Prozent künftig nicht mehr möglich. Dies hat zur Folge, dass für die Ausgaben ebenfalls die tatsächlichen Kosten als umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage anzusetzen sind.

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