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Neue Rechtsprechung zum Fahrtenbuch

14.03.2006  12:10 Uhr

Steuertipp

Neue Rechtsprechung zum Fahrtenbuch

von Klaus-Martin Prang, Hannover

 

Der Sachverhalt, der bei Betriebsprüfungen am häufigsten zu einer Nachversteuerung führt und damit immer wieder Anlass zu Streitigkeiten bietet, ist die Privatnutzung betrieblicher Fahrzeuge. Entsprechendes gilt nach Lohnsteuer-Außenprüfungen, wenn es um die Überlassung von Firmenwagen an Arbeitnehmer geht.

 

Grund für die Auseinandersetzung mit dem Finanzamt ist in fast allen Fällen die Frage, ob für die Ermittlung des privaten Nutzungsanteils die 1-Prozent-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode zur Anwendung kommt. Folglich sind daher zurzeit etliche Verfahren beim Bundesfinanzhof (BFH) anhängig.

 

Entweder oder...

 

Wird ein PKW, der zum Betriebsvermögen gehört, auch privat genutzt, ist der Privatanteil der Nutzung zu versteuern. Auch Arbeitnehmer, denen ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird, müssen die private Nutzung versteuern.

 

Wird der Nutzungswert mittels der so genannten 1-Prozent-Regelung berechnet, kann dieser Wert durch einen hohen Listenpreis des Kfz und durch eine große Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sehr schnell größere Beträge erreichen. Aus diesem Grund wird als Alternative oftmals die Fahrtenbuchmethode gewählt. Damit kann die Schätzung anhand der 1-Prozent-Regelung widerlegt werden. Dabei muss aber immer im Einzelfall genau ermittelt werden, welche Lösung tatsächlich günstiger ist.

 

Anforderungen an das Fahrtenbuch

 

Die Anforderungen hinsichtlich der Führung von Fahrtenbüchern sind seitens der Finanzverwaltung sehr hoch. Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und privaten Sphäre ermöglichen und darstellen. Die Angaben müssen zudem leicht und einwandfrei überprüfbar sein. Es muss nicht nur fortlaufend in einer geordneten und geschlossenen äußeren Form (»buch«-mäßige Form), sondern vor allem auch zeitnah geführt werden. Dies entschied jetzt der BFH in einem aktuellen Urteil. Im Streitfall wurde erst im Laufe des Klageverfahrens anhand von Notizzetteln und Terminübersichten ein Fahrtenbuch nachträglich erstellt. Die praktizierte Vorgehensweise lasse nachträgliche Veränderungen, Streichungen und Ergänzungen der aufgezeichneten Daten ohne weiteres zu, so die Richter.

 

Ein Fahrtenbuch muss folgende Mindestangaben enthalten: Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich beziehungsweise beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Hierbei reichen allgemeine Angaben wie »Geschäftsfahrt« oder »Kundenbesuch« nicht aus. Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben, für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Die Führung des Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum, zum Beispiel einige Monate, beschränkt werden.

 

Elektronisches Fahrtenbuch

 

Die Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs ist grundsätzlich zulässig. Es wird anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch ergeben. Nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben müssen grundsätzlich ausgeschlossen sein. Sind sie es nicht, müssen die Veränderungen dokumentiert werden.

 

Ein mit einem Tabellenkalkulationsprogramm (MS Excel) erstelltes Fahrtenbuch ist nicht ausreichend, da die Eintragungen jederzeit nachträglich verändert werden können. Auch dies entschied jetzt der BFH. Das verwendete Programm muss vielmehr gewährleisten, dass nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind. Dabei ist zusätzlich zu beachten, diese Eingaben auch unmittelbar nach der jeweiligen Fahrt vorzunehmen, um zu gewährleisten, dass es sich auch um eine fortlaufende Erfassung handelt, die nicht nachträglich erstellt worden ist.

 

Neuregelung seit dem 1. Januar 2006

 

Ab dem 1. Januar 2006 soll eine vereinfachte Ermittlung der privaten Kfz-Nutzung anhand der 1-Prozent-Regelung nur noch möglich sein, wenn eine betriebliche Nutzung des PKW zu mehr als 50 Prozent nachgewiesen wird.

 

Der Nachweis kann durch das Führen eines »vereinfachten« Fahrtenbuches erfolgen, in welchem lediglich die betrieblichen Fahrten und der Kilometerstand zu Beginn und Ende des Jahres aufgezeichnet werden. Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen nicht aufgezeichnet werden, da diese werktäglich jeweils in gleichem Umfang anfallen und somit leicht nachvollzogen werden können. Private Fahrten müssen nicht erfasst werden.

 

Die Beschränkung der 1-Prozent-Regelung auf Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens wirkt sich besonders in den Fällen negativ aus, in denen der Unternehmer mit der 1-Prozent-Regelung bisher »gut fährt«, weil die private Nutzung des Fahrzeugs stark überwiegt. Die geplante Gesetzesänderung wirkt sich allerdings nicht auf die Besteuerung der privaten Nutzung von Dienstwagen durch Arbeitnehmer aus.

 

Hinweis: Bei mehreren Kfz im Betriebsvermögen ist für jedes Fahrzeug ein eigenes ordnungsgemäßes oder vereinfachtes Fahrtenbuch zu führen. (BFH-Urteil vom 09.11.2005, Az.: VI R 27/05; BFH-Urteil vom 16.11.2005, Az.: VI R 64/04).

 

Anschrift des Verfassers:

Dipl.-Kfm. Dr. Klaus-Martin Prang, Steuerberater

Treuhand Hannover GmbH, StBG

Hildesheimer Straße 271

30519 Hannover

steuertipp(at)treuhand-hannover.de

 

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