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04.11.2026 07:00 Uhr |
E-Rechnung empfangen: Die meisten Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) verfügen über eine Invoice-Fetcher-Funktion. Damit können Rechnungen automatisiert abgerufen und im DMS abgelegt werden. / © Getty Images
Die Einführung der sogenannten E-Rechnung erfolgt stufenweise. Bereits seit 2025 müssen hierzulande alle Unternehmen die E-Rechnung empfangen können. Bei dem neuen Format, das die alte PDF-Rechnung per E-Mail ablöst, handelt es sich um ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD. Im Gegensatz zu einem PDF können die Rechnungsdaten automatisiert von Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssystemen verarbeitet werden. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und schafft die Grundlage für durchgängig digitale Prozesse.
Ab 2027 müssen zunächst alle inländischen Unternehmen, deren Umsatz in 2026 mehr als 800.000 Euro beträgt, ihre Rechnungslegung verpflichtend in dem neuen Format umsetzen. Ab 2028 ist die E-Rechnung dann generell für alle inländischen steuerpflichtigen Umsätze zwischen Unternehmen vorgeschrieben. Apotheken sollten sich darauf einstellen, rät Steuerexperte Martin Weidemann von der Treuhand Hannover.
Während Großhändler wie Phoenix oder Sanacorp bereits weit fortgeschrittene Digitalisierungsprozesse etabliert hätten, würden mittelfristig auch viele weitere Lieferanten, Dienstleister und Geschäftspartner der Apotheken auf strukturierte Rechnungsformate umstellen, etwa pharmazeutische Hersteller, Rechenzentren, Labore, IT-Dienstleister und Energieversorger. Apotheken werden daher künftig mit unterschiedlichen E-Rechnungsformaten ihrer Geschäftspartner umgehen müssen.
Beispiel Pharmagroßhandel: Während bisher Sammelrechnungen auf separate Lieferscheine verweisen können, reicht dies bei der E-Rechnung nicht mehr aus. Laut Treuhand gehört die Leistungsbeschreibung zu den verpflichtenden Rechnungsangaben und muss grundsätzlich im strukturierten Datensatz der E-Rechnung enthalten sein.
Weil die Großhändler ihre Vorgehensweise an die neuen gesetzlichen Regelungen anpassen müssen, würde sich bei einzelnen Großhändlern etwa die Anzahl ihrer Rechnungen ändern. So werde Phoenix demnach nur noch Dekadenrechnungen erstellen. Abrechnungen über Gutschriften oder Einkaufsvorteile erfolgten künftig in separaten Rechnungen, informiert Treuhand-Steuerexpertin Doreen Rieck.
Sanacorp werde ab dem 1. November 2026 zu jedem Lieferschein eine Rechnung erstellen. Auch weitere Abrechnungen würden in separaten Rechnungen erfolgen. Hier ist demnach mit einer deutlichen Erhöhung der Anzahl an Rechnungen zu rechnen.
