Diese Dokumente will der Pharmazierat sehen

Im Prinzip betreffen die Dokumentationspflichten in der Apotheke drei große Bereiche: den Apothekenbetrieb selbst, die Arzneimittel sowie die Rezeptur und Defektur, erläuterte Grit Spading, angestellte Apothekerin in Kappeln und selbst ehrenamtliche Pharmazierätin in Schleswig-Holstein. In den ersten Bereich fällt zum Beispiel die Aufbewahrung von Approbations- und Berufsurkunden, Hygieneplänen, Temperaturkontrollen und das gesamte Qualitäts-Management-System (QMS). Letzteres sollte einmal jährlich aktualisiert werden, empfahl die Referentin.

In den Bereich Arzneimittel fallen unter anderem die Fertigarzneimittelprüfung, die Dokumentation von Informations- und Beratungsbefugnissen und natürlich alle Arzneimittel inklusive Betäubungsmittel, Notfallsortiment und Tierarzneimittel. Spading wies jeweils auf einige Besonderheiten hin und erinnerte daran, dass die Apothekenleitung für pharmazeutisches, aber nicht approbiertes Personal wie PTA, Pharmazeuten im Praktikum oder Pharmazieingenieure eine schriftliche Beratungsbefugnis ausstellen muss. Dabei sollte individuell geprüft werden, in welchen Fällen ein Apotheker hinzuziehen ist – auch je nach Ausbildung und Erfahrung. 

Zum Punkt Rezeptur und Defektur erinnerte sie an die ordnungsgemäße Prüfung von Ausgangsstoffen. Liegt ein qualifiziertes Prüfzertifikat bei, reicht in der Apotheke die Prüfung der Identität. Das Ergebnis, zum Beispiel ein Foto der DC-Platte, sowie das mitgelieferte Prüfzertifikat sollten dem Prüfprotokoll angeheftet werden. Es gehören dann immer die genauen eigenen Beobachtungen ins Protokoll, also die genau gemessene Temperatur des Schmelzpunktes, nicht der angegebene Bereich, in dem er liegen sollte. Verwendet werden darf die Ausgangssubstanz dann erst, wenn ein Apotheker das Prüfprotokoll freigegeben hat. »Lassen Sie das also am besten immer sofort abzeichnen«, riet Spading.

Generell sollte eine Dokumentation, ob BtM-Abgabe oder Plausibilitätsprüfung, immer zeitnah erfolgen. »Das bedeutet praktisch am selben Tag«, so interpretiert es Spading. Denn sonst würden Lücken entstehen und Fehler passieren. Sie warnte vor wachsenden unerledigten Papierstapeln und erinnerte, dass bei Weitem nicht alles von der Apothekenleitung abgezeichnet werden muss. Vieles könnte delegiert werden, die Vorbereitung zum Teil auch an PTA oder PKA.