Diese Dokumente will der Pharmazierat sehen

Bei den Aufbewahrungsfristen sollte man sich die 3-5-30-Regel merken: Alles rund um Betäubungsmittel und Gefahrstoffe muss in der Regel drei Jahre aufbewahrt werden, alles rund um Blutprodukte 30 Jahre, fast alles andere fünf Jahre. Dokumente, die mit Patientendaten verknüpft sind, müssten danach dann aber auch vernichtet werden. Die Aufbewahrungspflicht gelte übrigens auch bei einer Apothekenschließung. »Dann müssen die Dokumente vom Eigentümer oder Erben mitgenommen und eingelagert werden«, so die Pharmazierätin. »Führen Sie sich bei der ganzen Dokumentation immer vor Augen, dass Sie sie im Sinne des Verbraucherschutzes für die Patientensicherheit machen und nicht für den Pharmazierat.«

Der digitalen Dokumentation seien derzeit leider noch Grenzen gesetzt, solange die elektronische Signatur nicht gesetzlich geregelt ist. Vieles müsse noch ausgedruckt, abgezeichnet und abgeheftet werden – ähnlich wie beim E-Rezept. »Da hinkt Deutschland noch stark hinterher«, so die Referentin.

Generell riet sie, regelmäßig Eigenrevisionen durchzuführen mit vorgefertigten Protokollen oder anhand der Unterlagen der zurückliegenden Revisionen. To-Do-Listen und Erinnerungen helfen, den Papierkram regelmäßig zu erledigen. Wichtig sei auch, dass jeder im Team wisse, wo was abgelegt ist, zum Beispiel Ordner für Tierarzneimittel, Importe oder T-Rezepte. »Sie können das am besten ausgetüftelte QMS haben, aber es nützt nichts, wenn die Mitarbeiter es nicht kennen und nichts finden.«