Apotheker sollten jetzt ihre Scanner testen

Im Apothekenalltag bedeuten Fehlalarme zusätzliche Arbeit, weil sie die Abgabe von Arzneimitteln verzögern und manchmal sogar die Patienten verunsichern können. Damit nicht genug: Das europaweite Fälschungsschutzsystem funktioniert grundsätzlich besser, wenn überall weniger Fehlalarme entstehen.

Derzeit kommt es hierzulande aber immer noch zu durchschnittlich rund 10.000 Alarmen pro Wochentag, wie die ABDA auf Nachfrage der PZ angab. Schuld daran ist oft lediglich die Spracheinstellung der Scanner oder die Verarbeitung von Groß- und Kleinbuchstaben. Die Schwierigkeiten entstehen zum Beispiel, weil bei einer englischen Einstellung die Darstellung der Buchstaben Y und Z vertauscht ist. Abhilfe schaffen soll nun ein vereinfachter Scanner-Test der Netzgesellschaft Deutscher Apotheken (NGDA).

Um den Scanner zu überprüfen, muss die Apotheke laut ABDA nun nur noch in der Warenwirtschaft eine Verifikation des Data-Matrix-Codes einer fiktiven Arzneimittelpackung durchführen – der sogenannten Testpackung. Der Umweg über ein Textverarbeitungsprogramm entfällt damit. Jetzt können die Offizinen also einfach die Packung verifizieren und erhalten direkt eine Rückmeldung. Das System sucht dann anhand der Daten die Testpackung, die im System hinterlegt ist. Kommt die Rückmeldung: Packung ist bereits ausgebucht (inaktiv), ist der Scanner korrekt eingestellt. Um Missbrauch zu vermeiden, ist die Testpackung nämlich von Securpharm bereits im Voraus ausgebucht.

Falsch konfiguriert ist der Scanner hingegen, wenn das System einen Alarm zusammen mit Hinweis erzeugt, dass Seriennummer oder Charge nicht bekannt sind. Lasse sich die Ursache dafür nicht gleich finden oder beheben, rät die ABDA, mit dem zuständigen Softwarehersteller oder dem Hersteller des Scanners in Kontakt zu treten.

Grundsätzlich ist es wichtig, den neuen Test bei allen Scannern sowohl an den HV-Tischen als auch im Backoffice durchzuführen. Darauf weist die Bundesvereinigung gegenüber der PZ noch einmal ausdrücklich hin. Der Test kann demnach beliebig oft stattfinden und verändert den Warenbestandswert nicht. Passiert ein Versehen, weil ein Mitarbeiter statt einer Verifikation eine Ausbuchung vorgenommen hat und damit einen Alarm auslöst, ist das nicht schlimm. Alarme zu einer speziellen Testpackung würden automatisch deeskaliert, so die ABDA.

Zu Erinnerung: Seit dem 9. Februar 2019 sind Apotheken verpflichtet, vor Abgabe einer Rx-Präparaten den Data-Matrix-Code auf der Schachtel zu scannen, um diese auf Echtheit zu überprüfen. Der europaweite Überwachungsmechanismus, hinter dem hierzulande die Organisation Securpharm steht, soll die Sicherheit im legalen Arzneimittelhandel wahren.

Gegenüber der PZ appelliert die Standesvertretung der Apothekerschaft noch einmal eindringlich an alle Offizinen, den Scanner-Test zu nutzen, um Fehlerquellen aufzuspüren und daraufhin die betrieblichen Prozesse zu optimieren. Gemeint ist, im Alltag eine produktive Fehlerkultur im Team zu etablieren, für die unter anderem eine Analyse der Alarme sowie der Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern zentral ist. Die PZ hatte bereits ausführlich darüber berichtet.

Die Spurensuche nach Fehlern hat aber noch zwei weitere Hintergründe: Zum einen lässt sich der E-Rezept-Code in Zukunft mit demselben Scanner auslesen wie der Data-Matrix-Code auf einer Rx-Packung. Eine Offizin ist demnach gut beraten, wenn der Scanner fehlerfrei funktioniert. Und zum anderen erhalten perspektivisch die Aufsichtsbehörden die Möglichkeit, noch direkter Prüfpfade im Securpharm-System abzufragen, um etwaige Verstöße gegen die Fälschungsschutzrichtlinie nachzuvollziehen.

Grundsätzlich ist es den Behörden zwar schon jetzt möglich, auf Anfrage bei der Securpharm-Geschäftsstelle Informationen zu den Alarmen zu erhalten, dabei handelt sich aber derzeit noch um einen mehrstufigen Prozess. Die entsprechenden Rechte dazu definiert eine Delegierte Verordnung der EU-Kommission aus dem Jahr 2015. Wie die ABDA ankündigte, will sie ihre Mitgliedsorganisationen aber darüber informieren, sobald eine automatisierte Abfrage durch die Behörden möglich ist.

Der neue Scanner-Test ist über die auf der Weboberfläche des Securpharm-Apothekenservers Securpharm-GUI (Grafik User Interface) zu finden.