Wer kann die HBA-Kosten wie absetzen?

Für den angestellten Apotheker sind die Beträge für den eHBA, die er vom Arbeitgeber erhält, lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Die Erstattungen gelten als sogenannter Auslagenersatz. Darunter fallen die einmalige Rückzahlung der Kosten für den Kartenbezug sowie die Ausgaben für die monatlichen HBA-Gebühren über die derzeit geltende Laufzeit von fünf Jahren. Wichtigste Voraussetzung für die Steuerfreiheit des Auslagenersatzes ist laut Treuhand die Tatsache, dass dem Angestellten jeweils einzeln die tatsächlichen Gebühren ersetzt werden müssen. Eine Pauschale gehe nicht.

Grundsätzlich ist es unerheblich, ob der Angestellte die anfallenden Kosten für den eHBA über die gegebene Laufzeit als Gesamtsumme bezahlt hat und ihn auch als Gesamtsumme vom Apothekeninhaber rückerstattet bekommt oder ob er in Raten gezahlt hat und die Rückerstattung ebenfalls in Raten erfolgt.

Nicht ratsam hält die Treuhand die Variante, dass der Angestellte den eHBA in Raten bezahlt, der Arbeitgeber die Gesamtkosten aber im Voraus erstattet. Bei einer solchen Vorauszahlung der Auslagen sei die Lohnsteuer und Sozialversicherungsfreiheit »zweifelhaft«.

Falls der Arbeitnehmer aber kündigt und die bis dahin noch offenen Rückerstattungsbeträge von seinem Arbeitgeber auf einen Schwung erhält, gilt diese Zahlung beim Angestellten als steuerpflichtiger Werbungskostenersatz. In den Folgejahren kann er jedoch dann die laufende Gebühr als Werbungskosten steuerlich absetzen.

Steuerrechtlich gänzlich unerheblich ist übrigens die Art und Weise, wie ein angestellter Apotheker seinen persönlichen HBA beim Kartenhersteller seiner Wahl bezahlt: ob per Lastschrift oder auf Rechnung.