Wer kann die HBA-Kosten wie absetzen?

Um den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) kommt kein Apothekeninhaber und kein angestellter Approbierter herum. Für künftige Änderungen am E-Rezept ist dieser Ausweis zwingend notwendig. Beantragen müssen die Apotheker diese persönlichen Dokumente bei ihrer zuständigen Landesapothekerkammer. Angestellte erhalten in der Regel eine Vorgangsnummer, mit der sie sich dann bei einem Kartenhersteller ihrer Wahl den HBA erstellen lassen können. Für die Kosten müssen sie dabei unter Umständen zunächst in Vorleistung gehen oder sie bestellen den HBA auf Rechnung zulasten des Apothekeninhabers. In jedem Fall bekommen sie die Kosten größtenteils oder komplett – je nach Absprache – von ihrem Arbeitgeber erstattet. Wie sich die Kosten für die Anschaffung und den Einsatz des HBA  steuerrechtlich auswirken, das hat die Treuhand Hannover ausführlich aufgeschlüsselt.

Was die Finanzierung anbelangt, so haben sich der Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) und der Deutsche Apothekerverband (DAV) auf eine Erstattungspauschale geeinigt. So zahlt die GKV für jeden HBA eine einmalige Pauschale von 449 Euro sowie entsprechende Betriebskostenpauschalen. Die Pauschalen muss die Apothekenleitung beim Nacht-und Notdienstfonds (NNF) beantragen.  

Für den Apothekeninhaber sind laut Treuhand die Erstattungspauschalen grundsätzlich als Betriebseinnahmen zu werten und somit einkommenssteuerpflichtig. Die Zahlung der Pauschale an den Angestellten gilt als Betriebsausgabe. Der Kartenhersteller berechnet für die Ausstellung zwar eine Umsatzsteuer, sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sind aber nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Der Apothekeninhaber erstattet seinem Angestellten also die Nettobeträge. Selbst bei Annahme eines Leistungsaustauschverhältnisses zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber würde laut Treuhand kein umsatzsteuerbarer Vorgang vorliegen, da der Arbeitnehmer als Angestellter kein Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist.

Für den angestellten Apotheker sind die Beträge für den eHBA, die er vom Arbeitgeber erhält, lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Die Erstattungen gelten als sogenannter Auslagenersatz. Darunter fallen die einmalige Rückzahlung der Kosten für den Kartenbezug sowie die Ausgaben für die monatlichen HBA-Gebühren über die derzeit geltende Laufzeit von fünf Jahren. Wichtigste Voraussetzung für die Steuerfreiheit des Auslagenersatzes ist laut Treuhand die Tatsache, dass dem Angestellten jeweils einzeln die tatsächlichen Gebühren ersetzt werden müssen. Eine Pauschale gehe nicht.

Grundsätzlich ist es unerheblich, ob der Angestellte die anfallenden Kosten für den eHBA über die gegebene Laufzeit als Gesamtsumme bezahlt hat und ihn auch als Gesamtsumme vom Apothekeninhaber rückerstattet bekommt oder ob er in Raten gezahlt hat und die Rückerstattung ebenfalls in Raten erfolgt.

Nicht ratsam hält die Treuhand die Variante, dass der Angestellte den eHBA in Raten bezahlt, der Arbeitgeber die Gesamtkosten aber im Voraus erstattet. Bei einer solchen Vorauszahlung der Auslagen sei die Lohnsteuer und Sozialversicherungsfreiheit »zweifelhaft«.

Falls der Arbeitnehmer aber kündigt und die bis dahin noch offenen Rückerstattungsbeträge von seinem Arbeitgeber auf einen Schwung erhält, gilt diese Zahlung beim Angestellten als steuerpflichtiger Werbungskostenersatz. In den Folgejahren kann er jedoch dann die laufende Gebühr als Werbungskosten steuerlich absetzen.

Steuerrechtlich gänzlich unerheblich ist übrigens die Art und Weise, wie ein angestellter Apotheker seinen persönlichen HBA beim Kartenhersteller seiner Wahl bezahlt: ob per Lastschrift oder auf Rechnung.