Das Finanzamt findet immer etwas

Freibrief für das Finanzamt

Viele Unterlagen werden in der Abgabenordnung genannt, darunter Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe. Dann gibt es noch den Punkt »sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind«. »Das ist ein Freibrief für das Finanzamt«, sagte Wiemeler. »Seien Sie zurückhaltend mit der Herausgabe von Daten. Zeigen Sie keinen vorauseilenden Gehorsam.«

So sollte man etwa mit E-Mails vorsichtig sein. Auch interne Statistiken wie Kunden- und Packungszahlen gehen das Finanzamt nichts an, ebenso wenig Planungen und Analysen, ob sich die Heimbelieferung lohnt. »Fragt der Prüfer nach, sollten Sie zurückhaltendes Entgegenkommen zeigen«, riet die Steuerberaterin. Hat man erst einmal Daten herausgegeben, ist das Finanzamt im Recht, diese auch zu verwerten. »Das führt dann zu mehr Nachfragen und Diskussionen.«

Etwas finden wird der Prüfer bestimmt. Grund hierfür sind oft Diskrepanzen zwischen der Finanzbuchhaltung und den Daten aus dem Warenwirtschaftssystem. »Rezepturen sind zum Beispiel ein schwieriges Thema«, sagte Wiemeler. Die Entnahme von Rohstoffen müsse vermerkt werden, damit sie nicht virtuell im Bestand verbleiben, während sie physikalisch verbraucht sind. Manchmal tauchen sie auch als doppelter Abverkauf im System auf – einmal als Substanz, einmal in der Mixtur.

Die moderne Apothekensoftware, die im Alltag große Erleichterungen bringt, ist für die Betriebsprüfung eher ein Fluch. »Ihre Kasse wird im Detail durchleuchtet«, sagte Wiemeler. Vo­raussetzung ist ein Point-of-Sale-System. Schon bevor der Prüfer in den Betrieb kommt, führt ein Finanzbeamter eine Analyse mit der Prüfsoftware Idea durch. Jeder Bedienfehler der Software, jeder unabgeschlossene Vorgang und jede fehlerhafte Stornierung wird hierbei erfasst.

Wenn sich die Fehler häufen, wird das Finanzamt misstrauisch und erhebt den Vorwurf »nicht ordnungsgemäßer Buchführung«. Dann kehrt sich die Beweislast zum Nachteil des Apothekers um. Das Finanzamt stellt Schätzungen an, bei denen die Apotheke in der Regel schlechter wegkommt. Das kann bis in den sechsstelligen Bereich gehen. Im Zweifelsfall sollte man Einspruch einlegen. So sei es schon vorgekommen, dass das Finanzamt mit veralteten Mehrwertsteuersätzen rechnete oder sogar brutto und netto verwechselte, sagte Wiemeler.

Sie riet den Apothekern, täglich eine Abstimmung ihrer Kasse vorzunehmen, zum Beispiel Bestandskorrekturen bei Verderb und Diebstahl. Auch die Mitarbeiter sollten für das Thema sensibilisiert werden und nur bestimmtes Personal den Kassenabschluss vornehmen. Retourvorgänge sollte man sich vom Kunden abzeichnen lassen.

Vorsicht bei Testrezepten

Besondere Vorsicht ist bei Testrezepten angebracht, also wenn ein Mitarbeiter für einen Kunden im System prüft, wie viel ihn ein Präparat auf Rezept kostet. Der Vorgang wird in der Software gespeichert, auch wenn er nicht abgeschlossen wird und kann so zu Diskrepanzen mit der Buchhaltung führen. »Die Apothekensoftware wurde für einen anderen Zweck entwickelt und vom Finanzamt instrumentalisiert«, so Wiemeler. Die Treuhand Hannover sammle solche Softwaremängel und leite sie an die Hersteller weiter.

Nicht zu unterschätzen sei eine angenehme Atmosphäre bei der Betriebsprüfung. »Zeigen Sie dem Prüfer Ihren Betrieb, stellen Sie ihm Ihre Mitarbeiter vor, zeigen Sie sich kooperationsbereit«, sagte Wiemeler. »Steuerprüfer kennen oft die Anforderungen an Apotheken nicht, zum Beispiel die ständigen Gesetzesänderungen.« Mit einem Prüfer können Apotheker unter Umständen lange zu tun haben: Eine digitale Betriebsprüfung kann sich bis zu anderthalb Jahre hinziehen. /