So gelingt der Tagesabschluss

Die Kassensturzfähigkeit ist ein wichtiges Prüfkriterium für die ordnungsmäßige Kasse. Beim Kassensturz wird der ausgezählte Bargeldbestand (Kassen-Ist) mit dem im Kassenbuch aufgezeichneten Bargeldbestand (Kassen-Soll) verglichen. Differenzen sind dabei durchaus zu erwarten und regelmäßig im Kassenbuch festzuhalten. Ergeben sich beim Kassensturz während der Kassennachschau größere Differenzen, deutet das darauf hin, dass die Kasse nicht zeitnah überprüft oder nicht ordnungsgemäß geführt wurde.

Täglich zählen

Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Apotheker alle Kassenschubladen täglich und einzeln auszählen. Über diesen Zählvorgang sollte immer ein Zählprotokoll angefertigt werden, wobei dieses zum Beispiel auch aus einem einfachen Schmierzettel mit Datum und Handzeichen bestehen kann. Diese von uns empfohlene Vorgehensweise hat folgende Hintergründe:

• Kassennachschau: Die Kassennachschau findet ohne Vorankündigung während der üblichen Geschäftszeit statt. Sind die Kassen einzeln gezählt, muss für den Kassensturz nicht der laufende Geschäftsbetrieb vollständig unterbrochen werden.
• Internes Kontrollsystem: Kleine Differenzen sind bei täglicher und einzelner Auszählung der Kassen häufig sehr viel einfacher aufzuklären. Des Weiteren fallen Diebstahl und Manipulationsversuche schneller auf.
• Keine Buchung ohne Beleg: Das Zählprotokoll dient als Buchungsbeleg für festgestellte Kassendifferenzen.
• Beweiskraft: Kommt es Jahre später bei einer Betriebsprüfung zu negativen Feststellungen, können die Zählprotokolle als Beweis für die ordnungsgemäße Kassenführung dienen.

Das Kassenbuch stellt nach Auffassung des Finanzamtes noch immer das wichtigste Grundbuch in bargeldintensiven Betrieben dar. Deshalb wird bei der Kassennachschau und Betriebsprüfungen ein besonderes Augenmerk auf die formellen Vorgaben gelegt. Machen Sie die Eintragungen zu Einnahmen und Ausgaben immer zeitnah, also am gleichen Abend. Denken Sie immer an die alte Buchhalterregel »keine Buchung ohne Beleg« und fertigen Sie für Bargeldentnahmen und -einlagen immer sofort Eigenbelege an. Auch hier reicht theoretisch ein Schmierzettel mit Datum und Handzeichen.

Zudem darf eine Buchung oder eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Bei allen Eintragungen und Änderungen muss klar ersichtlich sein, wann sie durchgeführt wurden. Die Nachvollziehbarkeit ist bei einem handschriftlich geführten Kassenbuch wenig problematisch. Man führt es einfach mit Kugelschreiber und streicht fehlerhafte Zeilen durch. Korrekturen werden dann in eine neue Zeile geschrieben und mit Datum und Handzeichen versehen.

Komplizierter kann es jedoch mit elektronischen Kassenbüchern werden. Ohne spezielle Sicherheitsmaßnahmen kann niemand im Nachhinein beurteilen, wann etwas geschrieben oder geändert wurde. In elektronische Kassenbücher, die in das Kassen- oder Warenwirtschaftssystem integriert sind, werden in der Regel solche speziellen Sicherheitsmaßnahmen einprogrammiert. Von mit Office-Software erstellten Tabellen dagegen sollten Sie besser Abstand nehmen. /