Finanzhof klärt Datenzugriff

Fraglich sei allenfalls, ob eine Einzelaufzeichnung auch zumutbar ist oder ob unter Umständen eine vereinfachte Aufzeichnung möglich wäre. Beim Verkauf von Waren geringen Wertes an nicht namentlich bekannte Personen gegen Barzahlung gilt die Aufzeichnung der täglichen Kassen­ein­nahmen in einer Gesamtsumme als derartig vereinfachte Aufzeichnung.

Der BFH war zu dem Schluss gekommen, dass bei Einsatz einer PC-Kasse, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Verkäufen aufzeichnet und eine dauerhafte Speicherung ermöglicht, die Aufzeichnung einzelner Verkaufsdaten zumutbar sei. Der Apotheker kann sich somit nicht auf die Vereinfachungsregelung berufen. Dies hat zur Folge, dass Finanzämter bei der Prüfung von Apotheken ein Recht auf die He­rausgabe dieser Einzeldaten haben.

Das Urteil des BFH verschärft die Aufzeichnungspflichten der Apotheker nicht. Im Kern hält das Gericht an seiner Rechtsprechung fest, der zufolge Einzelhändler nur dann jeden einzelnen Geschäftsvorgang aufzeichnen müssen, wenn dies zumutbar ist. Ohne technische Kassenausstattung wird somit durch das Urteil niemand zur Einzelaufzeichnung verpflichtet.

In den Fällen, in denen eine Einzelaufzeichnung mithilfe einer PC-Kasse hingegen tatsächlich vorgenommen wird – was heute in der Apotheke durchgängig der Fall ist – hält der BFH dies auch für zumutbar. Name und Firma braucht ein Apotheker hierbei in Bezug auf Barumsätze nicht aufzuzeichnen. Das ist nicht nur aus Praktikabilitätsgründen zu begrüßen, sondern sichert auch die beruflich gebotene Verschwiegenheitspflicht.

Mögliche Schätzungen

Im Hinblick auf die Herausgabe der Einzeldaten besteht somit Rechtssicherheit. Es wird damit gerechnet, dass bisher ausgesetzte Betriebsprüfungen in Kürze wieder aufgenommen werden. Die Frage, inwieweit Finanzämter Umsätze schätzen dürfen, wenn Apotheker einzelne Daten nicht herausgeben wollen, ist allerdings weiterhin ungewiss. Hier wird in den nächsten Monaten eine weitere Veröffentlichung des BFH in einem anderen Verfahren erwartet.

Auch für die Anwendbarkeit der von der Finanzverwaltung neu aufgestellten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff hat das Urteil Bedeutung. In dieser neu veröffentlichten Verwaltungsanweisung geht das Bundesfinanzministerium von einer Einzelaufzeichnungspflicht der Apotheker aus. Der Umstand, dass sich das höchste Gericht in Steuersachen dieser Auffassung anschließt, führt dazu, dass das Schreiben an Bedeutung gewinnt und grundsätzlich zu beachten ist. /