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Personalsuche

Der Richtige am richtigen Fleck

15.04.2008
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Personalsuche

Der Richtige am richtigen Fleck

Von Annette Immel-Sehr

 

Geeignete Mitarbeiter für das Apothekenteam zu finden, sollte doch kein Problem sein, könnte man denken. Doch Chefs wie Mitarbeiter sind häufig bereits in den ersten Wochen von ihrer Wahl enttäuscht. Welche Fehler bei der Personalsuche vermeidbar sind, erläutert der letzte Beitrag unserer sechsteiligen Serie »Besser organisiert«.

 

»Wir suchen für unser Team eine freundliche Apothekerin oder PTA. Dabei ist uns eine Berufsanfängerin ebenso willkommen wie eine erfahrene Fachkraft. Die Wochenarbeitszeit beträgt 20-38 Stunden.« Von einem Anforderungsprofil kann man bei dieser nichtssagenden Stellenanzeige wohl nicht sprechen. Ungeachtet dessen, dass vielleicht letztlich doch Abstriche gemacht werden müssen, sollte sich ein Apothekenleiter vor dem Bewerbungsverfahren möglichst genau darüber klar werden, nach wem er sucht.

 

Ein klares Anforderungsprofil hilft, den richtigen Bewerber zu finden. Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten soll der neue Mitarbeiter übernehmen? Kann das ein Berufsanfänger leisten? Braucht man dafür eine Approbation? Müssen bestimmte Arbeitsschwerpunkte besetzt werden wie beispielsweise in der Rezeptur? Sind Verhandlungen mit Außendienstlern oder mit der Altenheimleitung zu führen? Soll sich eine PKA (pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte) »nur« um die Warenwirtschaft kümmern oder auch die Beratung im Bereich Kosmetik übernehmen?

 

Ein anderer wichtiger Aspekt ist die Frage, wer menschlich ins Team passt. Sind alle zwischen 20 und 30 Jahre alt, könnte es eine 55-Jährige schwer haben, sich wohl zu fühlen, und umgekehrt. Welcher Persönlichkeitstyp passt in den Betrieb oder zum direkten Vorgesetzten? Nicht zuletzt ist natürlich aus betriebswirtschaftlicher Sicht vorab zu klären, wie viele Arbeitsstunden abzudecken sind und welche Mitarbeiter-Qualifikation sich der Betrieb überhaupt leisten kann.

 

Das Team einbeziehen

 

Da die anstehende Entscheidung für das Betriebsklima von großer Wichtigkeit ist, sollte man schon vorab das Gespräch mit dem Team suchen. Das Aufgabenprofil des einzustellenden Mitarbeiters lässt sich dadurch schärfen ­ und die Sensibilität des Chefs für menschliche Probleme auch. Schließlich kann er nicht alle Reibungsverluste im Alltag und nicht jede innerbetriebliche Konkurrenz kennen. Durch ein offenes Gespräch vorab lässt sich unter Umständen eine grundsätzliche Ablehnung des neuen Mitarbeiters verhindern. Vielleicht besteht bei einzelnen Mitarbeitern auch der Wunsch, bei diesem Anlass die bisherige Aufgabenverteilung, Verantwortlichkeiten und Vertretungsbefugnisse anzusprechen und diese zu optimieren. Auch das kann die zukünftige Stimmungslage positiv beeinflussen.

 

Wenn ein klares Aufgabenprofil zum Beispiel in Form einer Stellenbeschreibung steht, die erforderliche Qualifikation geklärt ist und auch eine Größenordnung für Arbeitszeit und Gehalt ermittelt wurde, kann die Suche nach dem geeigneten Mitarbeiter beginnen. Selbstverständlich ist die Erfolgsaussicht dann am größten, wenn schon die Anzeige möglichst gezielt formuliert wird.

 

Möglichst viel herausfinden

 

Für die Bewerbungsgespräche ist es empfehlenswert, sich vorher einen klaren Gesprächsablauf zurechtzulegen. Dann ist es hinterher leichter, die Bewerber miteinander zu vergleichen. Wichtig ist, dem Gesprächspartner möglichst offen zu begegnen und den ersten äußeren Eindruck nicht bereits zum Vor-Urteil werden zu lassen. Finden Sie die Interessenschwerpunkte des Bewerbers und seine Bereitschaft heraus, gegebenenfalls fehlende Kompetenz in bestimmten Bereichen durch gezielte Fortbildung zu erwerben. Dass man sich für ein Bewerbungsgespräch Zeit nehmen und keine Störung zulassen sollte, versteht sich eigentlich von selbst.

 

Simone Zurheide, Ressortleiterin des Arbeitskreises öffentliche Apotheke des Bundesverband Pharmazeutisch-technischer AssistentInnen e.V. (BVpta), empfiehlt Bewerbern, sich möglichst natürlich und entspannt zu geben ­ auch wenn dies in der Situation nicht immer ganz einfach ist. »Man sollte sich vorher in Gedanken zurechtlegen, was man bisher geleistet hat. Für berufserfahrene Bewerber ist es wichtig, dass sie benennen können, welche Tätigkeiten ihnen besonders liegen und was ihnen im Beruf am meisten Spaß macht.« Auch auf die Frage, was man nur ungern tut, sollte man vorbereitet sein, so Zurheide. Für den Bewerber geht es in dem Gespräch aber nicht nur darum, sich selbst gut zu präsentieren, sondern auch möglichst viel über den Betrieb herauszufinden. Gibt es so etwas wie eine Betriebsphilosophie? Welchen Stellenwert haben Beratung, Rezeptur und andere pharmazeutische Dienstleistungen? »Um eine Entscheidung treffen zu können, muss der Bewerber wissen, welche Tätigkeiten, unter Umständen mit welchem Schwerpunkt, er übernehmen soll und wer ihm gegenüber weisungsbefugt ist«, rät Zurheide. Dann sind natürlich auch so formelle Dinge wie Arbeitszeiten, Urlaub, Vergütungen/Sonderzahlungen und die Unterstützung von Fortbildung zu klären. »Man sollte versuchen, schon mal einige der möglichen Kollegen kennenzulernen. Das hilft dem Bauchgefühl bei der Frage, ob man sich in dieser Apotheke wohlfühlen kann.«

 

Anfang gut, alles gut

 

Damit ein neues Arbeitsverhältnis von Beginn an gut läuft und kein Sand ins Apotheken-Getriebe kommt, sollte man den Verlauf der ersten Tage und Wochen nicht dem Zufall überlassen, sondern einen strukturierten Einarbeitungsplan erstellen. Zertifizierte Apotheken können dabei unter Umständen auf das entsprechende Schema in ihrem Handbuch für das Qualitätsmanagementsystem (QMS) zurückgreifen. Zunächst ist es erforderlich, das Team darüber zu informieren, wann »die Neue« kommt, wie viele Wochenstunden sie arbeitet und welche Aufgaben und Zuständigkeiten vereinbart wurden.

 

Sollte der Chef am ersten Arbeitstag nicht da sein können, muss jemand bestimmt werden, der die neue Kollegin herzlich in Empfang nimmt und dem Team vorstellt. Es soll übrigens auch Apotheken geben, in denen neue Mitarbeiter mit einem Willkommens-Blumenstrauß empfangen werden. Den anfallenden »Papierkram« zu regeln und wichtige Gepflogenheiten rund um Urlaub, Krankmeldung oder Informationsfluss anzusprechen, ist meist Aufgabe des Chefs. Er sollte auch Grundsätze der Apotheke darstellen und bei einer gemeinsamen Apothekenbegehung in Anwesenheit des betreffenden Kollegen dessen Funktionen beschreiben. Viele andere Fragen, wie Kittelreinigung, Aufbewahrung persönlicher Dinge oder Meldung am Telefon kann auch eine Kollegin klären.

 

Es hat sich bewährt, eine Art Paten als festen Ansprechpartner zu bestimmen, der den neuen Mitarbeiter in den ersten Wochen sukzessive in die Arbeitsabläufe einweist. Das heißt aber keinesfalls, dass der Chef sich aus dem Einarbeitungsprozess zurückzieht. Im Gegenteil: Ohne regelmäßigen Kontakt kann er nicht feststellen, ob er bei der Stellenbesetzung die richtige Wahl getroffen hat.

 

Denkbar wäre, in den ersten Wochen regelmäßig zu festgelegter Zeit ein kurzes Gespräch miteinander zu führen, das dem neuen Mitarbeiter zum einen die Gelegenheit gibt, Fragen zu klären und Bedürfnisse anzusprechen, und zum anderen dem Arbeitgeber ermöglicht, den neuen Kollegen besser kennenzulernen.

 

Kein Schrecken ohne Ende

 

Wenn es trotz aller Bemühungen nicht gelungen ist, den optimalen Mitarbeiter zu finden, ist es oft das Beste, das Arbeitsverhältnis in der Probezeit aufzulösen und eine neue Suche zu starten. Das gilt natürlich genauso aus Sicht des Mitarbeiters, der merkt, dass er in einen chaotisch geführten Betrieb geraten ist, oder der sich von den Kollegen ausgeschlossen fühlt. Bevor man von der verkürzten Kündigungsfrist in der Probezeit Gebrauch macht, sollte man jedoch mit einem klärenden Gespräch versuchen, eine zufriedenstellende Besserung zu erreichen.

 

Meist werden die ersten drei oder sechs Monate eines neuen unbefristeten Arbeitsverhältnisses als Probezeit festgelegt. In dieser Zeit beträgt die Kündigungsfrist nach der gesetzlichen Regelung zwei Wochen beziehungsweise bei Anwendung des Bundesrahmentarifvertrages  (BRTV) eine Woche bei dreimonatiger Probezeit beziehungsweise bei sechsmonatiger Probezeit zwei Wochen vom vierten Monat an. Ein fester Kündigungstermin ist nicht zu beachten: Das Arbeitsverhältnis endet eine beziehungsweise zwei Wochen nach Zugang der Kündigung, also auch »mitten im Monat«. Die verkürzte Kündigungsfrist muss nicht ausdrücklich vereinbart sein, sondern gilt bereits dann automatisch, wenn eine Probezeit festgeschrieben ist.

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