Apotheker sollten jetzt ihre Scanner testen

Im Apothekenalltag bedeuten Fehlalarme zusätzliche Arbeit, weil sie die Abgabe von Arzneimitteln verzögern und manchmal sogar die Patienten verunsichern können. Damit nicht genug: Das europaweite Fälschungsschutzsystem funktioniert grundsätzlich besser, wenn überall weniger Fehlalarme entstehen.

Derzeit kommt es hierzulande aber immer noch zu durchschnittlich rund 10.000 Alarmen pro Wochentag, wie die ABDA auf Nachfrage der PZ angab. Schuld daran ist oft lediglich die Spracheinstellung der Scanner oder die Verarbeitung von Groß- und Kleinbuchstaben. Die Schwierigkeiten entstehen zum Beispiel, weil bei einer englischen Einstellung die Darstellung der Buchstaben Y und Z vertauscht ist. Abhilfe schaffen soll nun ein vereinfachter Scanner-Test der Netzgesellschaft Deutscher Apotheken (NGDA).

Um den Scanner zu überprüfen, muss die Apotheke laut ABDA nun nur noch in der Warenwirtschaft eine Verifikation des Data-Matrix-Codes einer fiktiven Arzneimittelpackung durchführen – der sogenannten Testpackung. Der Umweg über ein Textverarbeitungsprogramm entfällt damit. Jetzt können die Offizinen also einfach die Packung verifizieren und erhalten direkt eine Rückmeldung. Das System sucht dann anhand der Daten die Testpackung, die im System hinterlegt ist. Kommt die Rückmeldung: Packung ist bereits ausgebucht (inaktiv), ist der Scanner korrekt eingestellt. Um Missbrauch zu vermeiden, ist die Testpackung nämlich von Securpharm bereits im Voraus ausgebucht.

Falsch konfiguriert ist der Scanner hingegen, wenn das System einen Alarm zusammen mit Hinweis erzeugt, dass Seriennummer oder Charge nicht bekannt sind. Lasse sich die Ursache dafür nicht gleich finden oder beheben, rät die ABDA, mit dem zuständigen Softwarehersteller oder dem Hersteller des Scanners in Kontakt zu treten.

Grundsätzlich ist es wichtig, den neuen Test bei allen Scannern sowohl an den HV-Tischen als auch im Backoffice durchzuführen. Darauf weist die Bundesvereinigung gegenüber der PZ noch einmal ausdrücklich hin. Der Test kann demnach beliebig oft stattfinden und verändert den Warenbestandswert nicht. Passiert ein Versehen, weil ein Mitarbeiter statt einer Verifikation eine Ausbuchung vorgenommen hat und damit einen Alarm auslöst, ist das nicht schlimm. Alarme zu einer speziellen Testpackung würden automatisch deeskaliert, so die ABDA.

Zu Erinnerung: Seit dem 9. Februar 2019 sind Apotheken verpflichtet, vor Abgabe einer Rx-Präparaten den Data-Matrix-Code auf der Schachtel zu scannen, um diese auf Echtheit zu überprüfen. Der europaweite Überwachungsmechanismus, hinter dem hierzulande die Organisation Securpharm steht, soll die Sicherheit im legalen Arzneimittelhandel wahren.

Gegenüber der PZ appelliert die Standesvertretung der Apothekerschaft noch einmal eindringlich an alle Offizinen, den Scanner-Test zu nutzen, um Fehlerquellen aufzuspüren und daraufhin die betrieblichen Prozesse zu optimieren. Gemeint ist, im Alltag eine produktive Fehlerkultur im Team zu etablieren, für die unter anderem eine Analyse der Alarme sowie der Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern zentral ist. Die PZ hatte bereits ausführlich darüber berichtet.