Apothekenrecht

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Was Apotheken beim Teilzeit-Management beachten müssen

Herbst: Laut § 8 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) besteht ein gesetzlicher Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit, wenn folgende vier Voraussetzungen erfüllt sind: 1. Das Arbeitsverhältnis besteht länger als sechs Monate. 2. Der Arbeitgeber beschäftigt in der Regel mehr als 15 Arbeitnehmende. 3. Der oder die Mitarbeitende stellt den Antrag mindestens drei Monate vor dem gewünschten Beginn in Textform und 4. Es stehen keine »betrieblichen Gründe« gegen die gewünschte Arbeitszeitverringerung.

Herbst: Laut Gesetz kann die Arbeitszeitverringerung abgelehnt werden, wenn sie die Organisation, den Arbeitsablauf oder die Sicherheit wesentlich beeinträchtigt oder unverhältnismäßige Kosten verursacht. In einer Apotheke kann das etwa bedeuten: Der Notdienst lässt sich nicht mehr abdecken; der HV-Bereich wäre zu Stoßzeiten unterbesetzt oder die zwingend erforderliche Präsenz von Approbierten kann nicht mehr sichergestellt werden. Wichtig ist, dass diese Gründe konkret und nachvollziehbar dargelegt werden müssen. Pauschale Aussagen wie »das geht nicht« reichen im Streitfall nicht.

Herbst: Für den Anspruch auf Arbeitszeitreduzierung ist ein Antrag in Textform zwingend. Eine E-Mail würde beispielsweise ausreichen. In diesem Antrag sollten der gewünschte Stundenumfang und die gewünschte Verteilung auf die Wochentage oder Schichten stehen. Ein Gespräch ist sinnvoll, ersetzt aber die Textform nicht. In der Praxis ist es klug, interne Formulare für solche Anträge zu nutzen. Dann gibt es darüber zumindest keinen Streit.

Herbst: Arbeitgeber müssen den Antrag ernsthaft prüfen und mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter über Umfang und Verteilung der Arbeitszeit sprechen. Entscheidend ist hierbei die gesetzliche Frist: Spätestens einen Monat vor dem gewünschten Beginn muss der Arbeitgeber ebenfalls in Textform auf den Antrag antworten. Arbeitgeber können dann entweder zustimmen, ablehnen oder mit einem Gegenvorschlag reagieren. Reagieren Arbeitgeber gar nicht, gilt die Verringerung mit der gewünschten Verteilung als genehmigt. Das ist eine der größten Rechtsfallen für Arbeitgeber in diesem Kontext.

Herbst: Ja, unter bestimmten Bedingungen kann das so sein. Nach § 9 TzBfG sind Arbeitgeber verpflichtet, teilzeitbeschäftigte Mitarbeitende bevorzugt zu berücksichtigen, wenn ein Arbeitsplatz mit höherer Stundenzahl zu besetzen ist. Das ist also kein echter Anspruch, sondern ein Berücksichtigungsgebot. Voraussetzung ist, dass Mitarbeitende ihren Wunsch auf Arbeitszeiterhöhung vorher in Textform anzeigen und für die entsprechende Tätigkeit mindestens gleich geeignet sind wie andere Bewerberinnen und Bewerber. Der Arbeitgeber muss dann prüfen, ob es interne Teilzeitkräfte mit Aufstockungswunsch gibt, bevor er extern neu einstellt. Angesichts des Fachkräftemangels dürfte dieses Begehren aber in der Praxis selten ein Problem sein.

Herbst: Einfach ignorieren darf er diese Wünsche der bestehenden Belegschaft nicht. Die internen Aufstockungswünsche müssen ernsthaft geprüft werden. Entscheidet sich der Arbeitgeber trotzdem für eine externe Einstellung, sollte er dokumentieren können, warum. Zum Beispiel weil die gewünschten Zeiten nicht passen oder besondere Qualifikationen fehlen. Andernfalls drohen Vorwürfe der Benachteiligung.

Herbst: Während der Elternzeit können Mitarbeitende Teilzeitarbeit bei ihrem Arbeitgeber verlangen, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht, der Betrieb in der Regel mehr als 15 Arbeitnehmende beschäftigt,

die gewünschte Arbeitszeit zwischen 15 und 32 Wochenstunden liegt und keine dringenden betrieblichen Gründe entgegenstehen. Der Antrag muss spätestens sieben Wochen vor Beginn in Textform gestellt werden (zwischen Geburt und vollendetem drittem Lebensjahr des Kindes, darüber hinaus sind es 13 Wochen bis zum achten Lebensjahr des Kindes), wiederum mit Angaben zu Umfang und Verteilung der Arbeitszeit. Das Gesetz regelt die Anspruchsvoraussetzungen hier also sehr klar.

Herbst: Ja. Der Gesetzgeber möchte Eltern während der Elternzeit besonders schützen. Arbeitgeber müssen also sehr gut begründen können, warum die beantragte Teilzeit nicht möglich ist. Allgemeine Hinweise auf Personalmangel reichen hier erst recht nicht. Es braucht eine konkrete Darstellung, warum gerade dieses Modell die Abläufe unzumutbar beeinträchtigen würde.

Herbst: Dann kann die beantragte Teilzeit als vereinbart gelten. Arbeitgeber haben grundsätzlich nur vier Wochen Zeit, um in Textform unter Angabe dringender betrieblicher Gründe abzulehnen. Wird diese Frist versäumt, sind die Erfolgsaussichten in einem späteren Rechtsstreit eher gering. Fristenmanagement ist hier entscheidend, damit der Arbeitgeber nicht in der gesetzlichen Fiktion gefangen bleibt.

Herbst: Grundsätzlich ja. Nach Ende der Elternzeit lebt der ursprüngliche Arbeitsvertrag, der vor der Elternzeit galt, wieder auf. Wer vor der Elternzeit beispielsweise 40 Stunden gearbeitet hat, hat danach grundsätzlich wieder Anspruch auf 40 Stunden. Dies gilt auch dann, wenn während der Elternzeit in Teilzeit gearbeitet wurde. Nur wenn während der Elternzeit ausdrücklich eine dauerhafte Änderung der Arbeitszeit vereinbart wurde, bleibt diese auch danach bestehen. Deshalb sollte immer klar und im besten Fall schriftlich festgehalten werden, ob eine Teilzeitregelung nur für die Dauer der Elternzeit oder dauerhaft gelten soll.

Herbst: Der allgemeine Teilzeitanspruch nach § 8 TzBfG und der Teilzeitanspruch während der Elternzeit nach § 15 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) setzen beide voraus, dass der Arbeitgeber mehr als 15 Arbeitnehmende beschäftigt. In kleineren Betrieben, also mit höchstens 15 Arbeitnehmenden, besteht daher kein gesetzlicher Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit nach diesen Vorschriften. Hier hat der Arbeitgeber mehr einseitige Entscheidungsfreiheit.

Herbst: Nein, so weit geht die Freiheit nicht. Auch in kleinen Betrieben gelten grundsätzliche arbeitsrechtliche Pflichten: Rücksichtnahme, Fürsorgepflicht und vor allem das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Ein Arbeitgeber darf zum Beispiel nicht systematisch Mütter oder Teilzeitkräfte schlechter behandeln. Selbst wenn kein gesetzlicher Anspruch besteht, sind willkürliche oder diskriminierende Entscheidungen rechtlich und auch für das Betriebsklima schlecht.

Herbst: Mehrere Muster tauchen bei uns in der Beratung leider immer wieder auf:

Versäumte Fristen: Teilweise wird auf Anträge zu spät oder gar nicht reagiert, wodurch Teilzeit als vereinbart gilt. Pauschale Ablehnungen: Ohne konkrete Darstellung der betrieblichen Auswirkungen halten Ablehnungen vor Gericht selten stand. Unklare Regelungen während der Elternzeit: Mündliche Absprachen ohne klare Befristung führen später zu Streit darüber, was gelten soll. Ignorierte Aufstockungswünsche: Interne Teilzeitkräfte werden übergangen, obwohl sie seit Langem schriftlich Aufstockung wünschen.

Herbst: Im Kern sind das drei Ansätze:

1. Klare Prozesse einführen: Standardisierte Formulare für Teilzeit- und Aufstockungswünsche, damit alle Informationen und Fristen im Blick bleiben.

2. Entscheidungen dokumentieren: Dienstpläne, Personalbedarf, Notdienstverteilung und die Gründe für Zu- oder Absage sollten schriftlich festgehalten werden. Aus der Erfahrung heraus kann das im Streitfall Gold wert sein.

3. Verträge sauber formulieren: Besonders bei Teilzeit während der Elternzeit immer ausdrücklich regeln, ob die reduzierte Arbeitszeit nur vorübergehend oder dauerhaft gelten soll. Mündliche »Übergangslösungen« sind leider häufig eine sichere Fehlerquelle.