In sieben Schritten zur eigenen Apotheke

Liegt ein Match vor, einigt man sich auf den Übernahmetermin und sagt den anderen Apotheken, mit denen man in Verhandlung war, ab. Nun muss die Finanzierung gesichert werden. Gemeinsam mit seinen Beratern von Apobank und Treuhand erstellte Hirlak einen Businessplan, die BWA lag bereits vor und in einem gemeinsamen Gespräch gab es schnell die Zusage für die Finanzierung.

»Jetzt fing die Arbeit erst richtig an«, erzählte der Apotheker. Der Kaufvertrag musste ausgearbeitet, ein neuer Mietvertrag abgeschlossen werden. Während Berater in vielen Fällen helfen können und auch Checklisten anbieten, muss der Käufer vieles auch allein und persönlich organisieren.

Ganz wichtig: Die Betriebserlaubnis beantragen. »Dafür braucht es zahlreiche Formulare, Anträge und Nachweise – dieser Teil hat echt keinen Spaß gemacht«, gab Hirlak zu. Bis alle Genehmigungen vorliegen, kann es Monate dauern. Er konnte seine Betriebserlaubnis erst ganz knapp vor der Neueröffnung abholen und das trotz oder wegen eines kooperativen Amtsapothekers.

Zu überlegen sei auch, wie man die eigene Einarbeitung regelt. Man könnte sich zum Beispiel noch für einen Monat oder länger vor der Übergabe anstellen lassen oder umgekehrt. So haben es Hirlak und der vorige Inhaber gemacht, der noch einen Monat nach Übergabe mitgearbeitet hat. Dieser stellte ihn auch rechtzeitig dem Team und den wichtigsten Ärzten der Umgebung vor.

Direkt vor der Übergabe wird Inventur gemacht, das Warenlager berechnet und der Bargeldbestand gezählt. Dann wird der Kaufpreis überwiesen. »Die Schlüsselübergabe war an einem Samstag im Oktober, am Montag war ich dann der Inhaber«, berichtete Hirlak, als könne er es immer noch nicht ganz glauben. »Wir waren dann ab meinem ersten Tag im Regelbetrieb.«

Die Anfangszeit sei wild und aufregend gewesen mit dem Kennenlernen von wichtigen Stammkunden, weiteren Ärzte, Großhändlern, Lieferanten und weiteren Geschäftspartnern wie der Aids- und Suchthilfe, Heimen und Pflegediensten, vor allem aber auch durch die Gewöhnung zwischen neuem Chef und dem Team. Eine Apothekerin hatte vor der Übernahme beschlossen, das Team zu verlassen, doch Hirlak fand innerhalb von drei Monaten eine neue Approbierte. Ein Reimporteur strich auf einmal alle Konditionen, doch auch hier fand Hirlak einen anderen Anbieter (mit besseren Konditionen als vorher). 

Die Anfangszeit sei zudem geprägt gewesen durch das Optimieren von Prozessen wie dem Bestell- und Lieferengpassmanagement. »Als Chef ist man auf einmal für wirklich alles zuständig, wenn man es nicht delegiert – auch, dass genügend Klopapier da ist«, scherzt Hirlak und nennt Posten wie Reparaturen, Retax-Management, Marketing, Revision und Qualitätsmanagement. »Besonders wichtig sind mir aber die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit und auch die Nachwuchsförderung«, betont der neue Inhaber – für ihn Chefsache. Er habe nun stets Auszubildende und Schülerpraktikanten in der Roland-Apotheke.

Und neben der Arbeit in der Apotheke selbst nimmt er noch an Ärzte-Qualitätszirkeln teil, hat Ehrenämter in Kommissionen übernommen und besucht Schulungen. Das alles geht nicht mit unter 60 Stunden die Woche und mit richtigem Urlaub rechnet er in seinem ersten Jahr nicht. »Ich habe zwar wenig Freizeit, aber viel Spaß. Ich habe schließlich immer viel gearbeitet und jetzt kann ich auch einiges delegieren.« Hirlak habe seine Entscheidung noch keinen Tag bereut.