In sieben Schritten zur eigenen Apotheke

»Eigentlich wollte ich schon immer meine eigene Apotheke«, erzählte Ozan Hirlak. Er hat in Bonn Pharmazie studiert, erhielt 2015 die Approbation und arbeitete dann zunächst an der Uni, in der Industrie und verschiedenen Apotheken. »Die Arbeit mit Menschen macht mich einfach glücklicher als Daten und Experimente. Außerdem wollte ich Verantwortung tragen und nicht nur ein kleines Rädchen in einem großen Unternehmen sein«, nannte er einige seiner Beweggründe beim Existenzgründer-Workshop von Apothekerverband und -kammer Nordrhein sowie von der Apobank, Treuhand Hannover und ARZ Haan vergangene Woche in Düsseldorf.

2021 habe er dann die Entscheidung getroffen, sich selbstständig zu machen. Von dieser Entscheidung bis zur Schlüsselübergabe habe es etwa anderthalb Jahre gedauert. Hirlak berichtete von sieben Meilensteinen:

1. Entscheidung treffen und Job kündigen
2. Apotheke suchen und finden
3. Vermittler / Verkäufer kontaktieren
4. Auswahl und erster Handschlag
5. Finanzierung, Kaufvertrag, Mietvertrag
6. Betriebserlaubnis
7. Übernahme und Einarbeitung

Als die Entscheidung getroffen war, kündigte er seinen Job, um sich ganz auf die Existenzgründung zu konzentrieren. Jetzt hieß es erst einmal, eine passende Apotheke zu finden. »Ich habe mir erst einmal die Frage gestellt, wo ich leben will und mir dann einen Radius gesetzt«, schilderte der junge Pharmazeut sein planvolles Vorgehen. Zum Verkauf stehende Apotheken ließen sich über verschiedene Kanäle finden.

Tatsächlich habe er erst einmal gegoogelt und im PZ-Markt geschaut. Auch die Treuhand Hannover und die Apobank haben Apothekenbörsen. Hinweise über zum Verkauf stehende Betriebe könnte man zudem von anderen Apothekern und Geschäftspartnern wie vom Außendienst der Industrie und vom Großhandel bekommen. Die Informationsgehalte der einzelnen Inserate seien sehr unterschiedlich. 

Läuft die Vermittlung über einen Makler, muss der Kaufinteressent zunächst eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben. Zudem wird gegebenenfalls eine Provision vereinbart. »Erst dann erhält man oft den Namen und genauen Standort der Apotheke sowie erste Kennzahlen und eine betriebswirtschaftliche Analyse (BWA)«, erklärte Hirlak. Die infrage kommenden Apotheken werden analysiert und vorgestellt. Dann wird der Kontakt zum Inhaber hergestellt, man lernt sich kennen und kann die Apotheke besichtigen. »Agenturen handeln oft im Sinne des Verkäufers, daher sollte man gegebenenfalls einen eigenen Berater einschalten und die Zahlen analysieren lassen«, riet Hirlak.

Hat der Verkäufer direkt inseriert, telefoniert man erst einmal, vereinbart einen Termin vor Ort und lässt sich ebenfalls erste Zahlen und dann eine BWA geben. Manchmal sei auch hier eine Verschwiegenheits-Erklärung zu unterzeichnen. Eine Provision wird naturgemäß nicht fällig. Man sollte sich bei Direktangeboten auf jeden Fall die Apotheke mit ihren Zahlen von seinem Steuerberater oder der Bank analysieren lassen, riet Hirlak. »Haben sich potenzielle Kandidaten herauskristallisiert, muss man mitunter schnell entscheiden und zusagen – das ist die spannendste Phase.« Er persönlich habe seine Apotheke übrigens über die Börse der Treuhand gefunden.

Abgesehen vom Standort und den Zahlen war Hirlak auch wichtig, ob er sich mit der Apotheke, ihren Schwerpunkten und der Stammkundschaft identifizieren kann. »Und auch die Zusammenarbeit mit dem Verkäufer muss man sich gut vorstellen können, da man über Monate eng zusammenarbeitet«, so Hirlak weiter. Aber nicht nur die Apotheke und der Inhaber müssten den Kaufinteressenten überzeugen, sondern auch umgekehrt.

Schließlich gebe hier in der Regel jemand sein Lebenswerk ab und wolle es mitsamt seines Teams in guten Händen wissen. »Daher sollte man sich auch überlegen, wie man den Verkäufer von sich überzeugt.« Die Verhandlungen könnten dann immer noch aus den verschiedensten Gründen von beiden Seiten aus scheitern, zum Beispiel wenn die Bank den Standort als nicht zukunftsfähig befindet. 

»Es muss sowohl emotional als auch objektiv passen«, ist sich Hirlak sicher. Warum hat er sich für die Roland-Apotheke entschieden? Als erstes stimmte die Entfernung zum Wohnort. Steuerberater und Bank hatten die Apotheke positiv bewertet. Die bereits bestehenden Schwerpunkte HIV, Hepatitis, Medizinal-Cannabis und Substitution reizten Hirlak fachlich und das Team und den Inhaber fand er sympathisch. So kam es zum ersten Handschlag. 

Liegt ein Match vor, einigt man sich auf den Übernahmetermin und sagt den anderen Apotheken, mit denen man in Verhandlung war, ab. Nun muss die Finanzierung gesichert werden. Gemeinsam mit seinen Beratern von Apobank und Treuhand erstellte Hirlak einen Businessplan, die BWA lag bereits vor und in einem gemeinsamen Gespräch gab es schnell die Zusage für die Finanzierung.

»Jetzt fing die Arbeit erst richtig an«, erzählte der Apotheker. Der Kaufvertrag musste ausgearbeitet, ein neuer Mietvertrag abgeschlossen werden. Während Berater in vielen Fällen helfen können und auch Checklisten anbieten, muss der Käufer vieles auch allein und persönlich organisieren.

Ganz wichtig: Die Betriebserlaubnis beantragen. »Dafür braucht es zahlreiche Formulare, Anträge und Nachweise – dieser Teil hat echt keinen Spaß gemacht«, gab Hirlak zu. Bis alle Genehmigungen vorliegen, kann es Monate dauern. Er konnte seine Betriebserlaubnis erst ganz knapp vor der Neueröffnung abholen und das trotz oder wegen eines kooperativen Amtsapothekers.

Zu überlegen sei auch, wie man die eigene Einarbeitung regelt. Man könnte sich zum Beispiel noch für einen Monat oder länger vor der Übergabe anstellen lassen oder umgekehrt. So haben es Hirlak und der vorige Inhaber gemacht, der noch einen Monat nach Übergabe mitgearbeitet hat. Dieser stellte ihn auch rechtzeitig dem Team und den wichtigsten Ärzten der Umgebung vor.

Direkt vor der Übergabe wird Inventur gemacht, das Warenlager berechnet und der Bargeldbestand gezählt. Dann wird der Kaufpreis überwiesen. »Die Schlüsselübergabe war an einem Samstag im Oktober, am Montag war ich dann der Inhaber«, berichtete Hirlak, als könne er es immer noch nicht ganz glauben. »Wir waren dann ab meinem ersten Tag im Regelbetrieb.«

Die Anfangszeit sei wild und aufregend gewesen mit dem Kennenlernen von wichtigen Stammkunden, weiteren Ärzte, Großhändlern, Lieferanten und weiteren Geschäftspartnern wie der Aids- und Suchthilfe, Heimen und Pflegediensten, vor allem aber auch durch die Gewöhnung zwischen neuem Chef und dem Team. Eine Apothekerin hatte vor der Übernahme beschlossen, das Team zu verlassen, doch Hirlak fand innerhalb von drei Monaten eine neue Approbierte. Ein Reimporteur strich auf einmal alle Konditionen, doch auch hier fand Hirlak einen anderen Anbieter (mit besseren Konditionen als vorher). 

Die Anfangszeit sei zudem geprägt gewesen durch das Optimieren von Prozessen wie dem Bestell- und Lieferengpassmanagement. »Als Chef ist man auf einmal für wirklich alles zuständig, wenn man es nicht delegiert – auch, dass genügend Klopapier da ist«, scherzt Hirlak und nennt Posten wie Reparaturen, Retax-Management, Marketing, Revision und Qualitätsmanagement. »Besonders wichtig sind mir aber die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit und auch die Nachwuchsförderung«, betont der neue Inhaber – für ihn Chefsache. Er habe nun stets Auszubildende und Schülerpraktikanten in der Roland-Apotheke.

Und neben der Arbeit in der Apotheke selbst nimmt er noch an Ärzte-Qualitätszirkeln teil, hat Ehrenämter in Kommissionen übernommen und besucht Schulungen. Das alles geht nicht mit unter 60 Stunden die Woche und mit richtigem Urlaub rechnet er in seinem ersten Jahr nicht. »Ich habe zwar wenig Freizeit, aber viel Spaß. Ich habe schließlich immer viel gearbeitet und jetzt kann ich auch einiges delegieren.« Hirlak habe seine Entscheidung noch keinen Tag bereut.