Empfang von E-Rechnungen ab 1. Januar Pflicht

»Warenwirtschaftssysteme dürften künftig eine Funktion zur Erstellung von E-Rechnungen besitzen. Wir empfehlen, schon jetzt zu prüfen, ob die genutzten Programme die technischen Voraussetzungen erfüllen, um eine E-Rechnung zu erzeugen«, erklärte eine Treuhand-Sprecherin gegenüber der PZ. »Sollte dies nicht der Fall sein, informieren Sie sich am besten beim Programmanbieter über den Zeitplan der Umsetzung.«

Sofern bislang noch keine E-Rechnungen erstellt werden, sollte die Einführung zeitnah nach Freigabe der Funktion durch den Warenwirtschaftsanbieter initiiert werden. Die Übergangsfrist wäre zwar noch einige Zeit, doch mit Vorlauf und etwas Zeitpuffer dürfte der Prozess reibungsloser gelingen. Bei Wahl des ZUGFeRD-Formats dürften sich aus der Umstellung auch keine Akzeptanzprobleme ergeben. Die ZUGFeRD-Rechnung könne von Nichtunternehmern weiterhin wie ein herkömmliches PDF-Dokument geöffnet werden.

Im Anschluss sei sicherzustellen, dass die Umstellung auf die E-Rechnung in den jeweiligen Prozessbeschreibungen der Verfahrensdokumentation berücksichtigt werde.

E-Rechnungen sind, wie auch Papierrechnungen, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt derzeit acht Jahre. Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die E-Rechnung empfangen beziehungsweise ausgestellt wurde.

Bei der Archivierung von E-Rechnungen ist darauf zu achten, dass diese in ihrem ursprünglichen Format und unveränderbar aufbewahrt werden, beispielsweise über ein Dokumenten-Management-System. Diese Anforderungen sind insbesondere für den strukturierten Datenteil einer E-Rechnung relevant. Die XML-Datei einer E-Rechnung darf auch während des Archivierungsprozesses nicht durch Formatumwandlung gelöscht werden. Denn die maschinelle Verarbeitung und Auswertbarkeit der E-Rechnung muss für die Finanzverwaltung während der gesamten Aufbewahrungsfrist möglich sein.

»Die Umstellung bietet künftig viele Möglichkeiten, Geschäftsvorfälle deutlich einfacher und effizienter zu erfassen, da zwar die händische Verarbeitbarkeit leidet, die technische Verarbeitbarkeit aber drastisch gesteigert wird«, hieß es seitens der Treuhand. Überdies sorge die Standardisierung für Planbarkeit und ein hohes Maß an Verlässlichkeit für alle Beteiligten, da durch den vereinheitlichten Rechnungsaufbau der Spielraum für Interpretationen eingegrenzt sei und beispielsweise ein Programm die Prüfung der Rechnungspflichtangaben übernehmen könne.

Auch im weiteren Verlauf der Bearbeitung rechnet die Treuhand mit Vereinfachungen. Beispielsweise bei der Einspielung in ein DMS nebst Verschlagwortung sowie der Auslösung von Zahlungen aus dem Zahlungsverkehrsprogramm.