Empfang von E-Rechnungen ab 1. Januar Pflicht

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmer ab 1. Januar 2025, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen. 

Eine E-Rechnung ist jede Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht, wie die Treuhand Hannover auf PZ-Nachfrage informiert. 

Die derzeit gebräuchliche, reine Rechnung im PDF-Format beispielsweise sei keine E-Rechnung. Ihr fehle es an einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Weiterverarbeitung ermögliche. Das heute gebräuchliche PDF-Dokument ist laut Treuhand auf eine visuelle Wiedergabe ausgelegt. »Ziel der E-Rechnungspflicht ist jedoch die Nutzung eines maschinenverarbeitbaren Formats, welches vereinfacht gesagt, einer Tabelle entspricht«, erklärte die Treuhand weiter.

Es gibt aber auch Ausnahmen, so müssen keine E-Rechnungen für Endverbraucher oder Patienten erstellt werden. Auch entfallen E-Rechnungen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro oder Fahrausweise.

In Deutschland stehen als zulässige E-Rechnungsformate vor allem die X-Rechnung sowie das ZUGFeRD-Format zur Verfügung. Die X-Rechnung ist ein reiner XML-Datensatz, welcher nur mit einem Hilfsprogramm visualisiert werden kann und erst so für Menschen lesbar wird. Bei der ZUGFeRD-Rechnung handelt es sich um eine PDF-Datei, in die eine XML-Datei eingebettet ist. Sie kann grundsätzlich in ihrem PDF-Teil ohne Viewer gelesen werden und entspricht in ihrem Aussehen zunächst der bisher gebräuchlichen PDF-Rechnung. Maßgeblich indes sind auch hier die Angaben in der eingebetteten XML-Datei.

Die Versand- und Empfangswege unterscheiden sich nicht von den heute gebräuchlichen Wegen. Bedeutung kommt laut Treuhand insbesondere dem E-Mail-Versand und dem Download aus Kundenportalen zu. Bezüglich des E-Mailversands biete es sich an, ein separates Postfach für den E-Rechnungseingang anzulegen.

»Warenwirtschaftssysteme dürften künftig eine Funktion zur Erstellung von E-Rechnungen besitzen. Wir empfehlen, schon jetzt zu prüfen, ob die genutzten Programme die technischen Voraussetzungen erfüllen, um eine E-Rechnung zu erzeugen«, erklärte eine Treuhand-Sprecherin gegenüber der PZ. »Sollte dies nicht der Fall sein, informieren Sie sich am besten beim Programmanbieter über den Zeitplan der Umsetzung.«

Sofern bislang noch keine E-Rechnungen erstellt werden, sollte die Einführung zeitnah nach Freigabe der Funktion durch den Warenwirtschaftsanbieter initiiert werden. Die Übergangsfrist wäre zwar noch einige Zeit, doch mit Vorlauf und etwas Zeitpuffer dürfte der Prozess reibungsloser gelingen. Bei Wahl des ZUGFeRD-Formats dürften sich aus der Umstellung auch keine Akzeptanzprobleme ergeben. Die ZUGFeRD-Rechnung könne von Nichtunternehmern weiterhin wie ein herkömmliches PDF-Dokument geöffnet werden.

Im Anschluss sei sicherzustellen, dass die Umstellung auf die E-Rechnung in den jeweiligen Prozessbeschreibungen der Verfahrensdokumentation berücksichtigt werde.

E-Rechnungen sind, wie auch Papierrechnungen, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt derzeit acht Jahre. Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die E-Rechnung empfangen beziehungsweise ausgestellt wurde.

Bei der Archivierung von E-Rechnungen ist darauf zu achten, dass diese in ihrem ursprünglichen Format und unveränderbar aufbewahrt werden, beispielsweise über ein Dokumenten-Management-System. Diese Anforderungen sind insbesondere für den strukturierten Datenteil einer E-Rechnung relevant. Die XML-Datei einer E-Rechnung darf auch während des Archivierungsprozesses nicht durch Formatumwandlung gelöscht werden. Denn die maschinelle Verarbeitung und Auswertbarkeit der E-Rechnung muss für die Finanzverwaltung während der gesamten Aufbewahrungsfrist möglich sein.

»Die Umstellung bietet künftig viele Möglichkeiten, Geschäftsvorfälle deutlich einfacher und effizienter zu erfassen, da zwar die händische Verarbeitbarkeit leidet, die technische Verarbeitbarkeit aber drastisch gesteigert wird«, hieß es seitens der Treuhand. Überdies sorge die Standardisierung für Planbarkeit und ein hohes Maß an Verlässlichkeit für alle Beteiligten, da durch den vereinheitlichten Rechnungsaufbau der Spielraum für Interpretationen eingegrenzt sei und beispielsweise ein Programm die Prüfung der Rechnungspflichtangaben übernehmen könne.

Auch im weiteren Verlauf der Bearbeitung rechnet die Treuhand mit Vereinfachungen. Beispielsweise bei der Einspielung in ein DMS nebst Verschlagwortung sowie der Auslösung von Zahlungen aus dem Zahlungsverkehrsprogramm.

Bis Ende 2026 können Rechnungen weiterhin in Papierform oder als einfache elektronische Formate, etwa im PDF-Format, ausgestellt werden. Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro auf eine Ausstellung einer E-Rechnung verzichten.