 |  | Melanie Höhn |
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27.12.2024 11:00 Uhr |
Laut Treuhand sorgt die E-Rechnung für Standardisierung, Planbarkeit und ein hohes Maß an Verlässlichkeit für alle Beteiligten. / © PantherMedia / Andriy Popov
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmer ab 1. Januar 2025, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.
Eine E-Rechnung ist jede Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht, wie die Treuhand Hannover auf PZ-Nachfrage informiert.
Die derzeit gebräuchliche, reine Rechnung im PDF-Format beispielsweise sei keine E-Rechnung. Ihr fehle es an einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Weiterverarbeitung ermögliche. Das heute gebräuchliche PDF-Dokument ist laut Treuhand auf eine visuelle Wiedergabe ausgelegt. »Ziel der E-Rechnungspflicht ist jedoch die Nutzung eines maschinenverarbeitbaren Formats, welches vereinfacht gesagt, einer Tabelle entspricht«, erklärte die Treuhand weiter.
Es gibt aber auch Ausnahmen, so müssen keine E-Rechnungen für Endverbraucher oder Patienten erstellt werden. Auch entfallen E-Rechnungen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro oder Fahrausweise.
In Deutschland stehen als zulässige E-Rechnungsformate vor allem die X-Rechnung sowie das ZUGFeRD-Format zur Verfügung. Die X-Rechnung ist ein reiner XML-Datensatz, welcher nur mit einem Hilfsprogramm visualisiert werden kann und erst so für Menschen lesbar wird. Bei der ZUGFeRD-Rechnung handelt es sich um eine PDF-Datei, in die eine XML-Datei eingebettet ist. Sie kann grundsätzlich in ihrem PDF-Teil ohne Viewer gelesen werden und entspricht in ihrem Aussehen zunächst der bisher gebräuchlichen PDF-Rechnung. Maßgeblich indes sind auch hier die Angaben in der eingebetteten XML-Datei.
Die Versand- und Empfangswege unterscheiden sich nicht von den heute gebräuchlichen Wegen. Bedeutung kommt laut Treuhand insbesondere dem E-Mail-Versand und dem Download aus Kundenportalen zu. Bezüglich des E-Mailversands biete es sich an, ein separates Postfach für den E-Rechnungseingang anzulegen.
