Ein Bon mit QR-Code hat Vorteile

Um Steuerbetrug und Manipulation einen Riegel vorzuschieben, gilt seit dem 1. Januar 2020 die sogenannte Belegausgabepflicht oder kurz Bonpflicht. Ganz gleich wie hoch ein Kaufbetrag auch ist, jeder Kunde muss einen Beleg erhalten – digital oder in Papierform. Gleichzeitig ist damit der Betrag im Kassensystem eines Unternehmens dokumentiert. Die Apothekerschaft hatte mit der Neuregelung anfangs gehadert und einen Verzicht für klein- und mittelständische Unternehmen gefordert.  Ihre Kritikpunkte waren: mehr bürokratischer Aufwand, genervte Kunden und Bedenken hinsichtlich des Umweltschutzes.

Erfüllt ist die Belegausgabepflicht bereits mit einem QR-Code als Downloadlink auf einem Display. Ein solcher elektronischer Beleg setzt allerdings immer die Zustimmung des Empfängers voraus. Alternativ kann der QR-Code auf den Kassenzettel gedruckt sein, der in dem Fall natürlich deutlich länger wird.

Zwar existiere derzeit keine gesetzliche Vorschrift, einen QR-Code zu nutzen, er habe jedoch einige Vorteile, wie die Steuerberatungsgesellschaft in ihrem aktuellen Newsletter betont. Kommt er zum Einsatz, kann unter anderem die Kassennachschau ohne Störung des betrieblichen Ablaufs erfolgen. Auch der Finanzbeamte hat es leichter. Er könne anhand der Einzelnachweise »die Integrität und Authentizität der Aufzeichnungen« besser überprüfen, heißt es.

Ohne einen solchen QR-Code auf dem Kaufbeleg lassen sich die Bon-Informationen hingegen erst nach dem Datenexport aus dem PC- oder Kassensystem beziehungsweise aus einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) prüfen. Bei einer TSE handelt es sich um ein Modul in elektronischen Registrierkassen, das alle Kaufvorgänge aufzeichnet.

Will eine Apotheke künftig auf QR-Codes umsteigen, sollte sie sich mit ihrem Warenwirtschaftsanbieter in Verbindung setzen, rät die Treuhand. Die Informationen einiger der Unternehmen auf dem Markt hat die Steuerberatungsgesellschaft bereits zusammengetragen.

• Pharmatechnik: In Verbindung mit der App »Meine Apotheke« und dem Apothekenmanagementsystem IXOS sind Nutzer dafür gerüstet, den Kunden einen digitalen Kassenbon in die App zu übermitteln.
• ADG: Die gesetzlichen Vorgaben sind in den ADG Kassensystemen K4000 V, ADGRAYCE T und ADGKAi rechtskonform umgesetzt. Der Aufdruck des zusätzlichen QR-Codes ist optional. Die Aktivierung des QR-Code-Drucks erfolgt über einen Kassenparameter, den der Anwender selbst festgelegen kann.
• Noventi Awinta: Der Bon-Ausdruck entspricht der Auslegung des Gesetzes, um als Verwender möglichst nicht angreifbar zu sein. Der Teil der TSE-Angaben der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) auf dem Bon-Ausdruck der jeweiligen Warenwirtschaft ist bei manchen Warenwirtschaften im Format in Grenzen anpassbar.