Digitale Belege nur in gängigen Formaten zulässig

Seit dem 1. Januar 2020 müssen alle Betriebe, die elektronische Registrierkassen nutzen, jedem Kunden einen Kassenbon aushändigen. Die Belegausgabepflicht ist aber nicht unbedingt auf Gegenliebe gestoßen. Mehr bürokratischer Aufwand, genervte Kunden und Bedenken mit Blick auf den Umweltschutz waren nur einige der Kritikpunkte an der Neuregelung. Neben der ABDA hatten sich auch die FDP sowie Bundeswirtschaftsminister Peter Altmaier (CDU) für eine Abschaffung der Bonpflicht stark gemacht. Unsicherheiten gab es in der Praxis außerdem rund um die Ausgabe elektronischer Belege.

Das BMF hat nun Details mit Blick auf die digitalen Bons klargestellt, die mit sofortiger Wirkung gelten. Demnach bedarf die erforderliche Zustimmung des Kunden keiner besonderen Form, sondern es genügt dessen eindeutiges Verhalten. Unabhängig davon, ob der Kunde den Bon entgegennimmt oder nicht, gilt der elektronische Kassenzettel als bereitgestellt, »wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme des elektronischen Belegs gegeben wird«, heißt es in den Neuregelungen. Zudem gibt es keine technischen Vorgaben, wie die digitale Quittung bereitgestellt oder übermittelt werden muss. Zulässig ist etwa, wenn der Kunde einen QR-Code über eine Bildschirmanzeige einscannen kann oder den Beleg als Link downloaden oder per Near-Field-Communication (NFC), E-Mail oder direkt über ein Kundenkonto erhält. Nicht erlaubt ist es laut BMF hingegen, den elektronischen Kassenzettel für den Käufer lediglich an einem Bildschirm wie beispielsweise an einem Kassendisplay sichtbar zu machen, denn das Dokument muss auch noch nach Abschluss des Kaufvorgangs elektronisch abrufbar sein.

Diese Konkretisierungen regelt eine Änderung des Anwendungserlasses zu § 146a Abgabenordnung (AO). Die Ordnungsvorschrift, in der es um Buchführung und Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme geht, war im Zuge des sogenannten Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen neu gefasst worden. Ziel des Gesetzgebers war es, Betrug zu verhindern, indem alle Bargeldeinnahmen künftig vollständig und unverändert erfasst und damit nachvollziehbar sind. Der Erlass dient nun in erster Linie den Finanzbehörden, Steuervorschriften einheitlich anzuwenden. Nach Angaben der ABDA können sich Steuerpflichtige aber auch selbst auf deren Inhalt berufen, wenn sie dadurch Vorteile gegenüber den Finanzbehörden sehen.