Die letzte Meile

Fast alle Apotheken in Deutschland bieten insbesondere immobilen Patientinnen und Patienten Botendienste an, um ihnen Wege zu ersparen. Diese Leistung wird laut ABDA etwa 300.000 mal täglich von den Apotheken erbracht. Die Beratung zum Arzneimittel erfolge entweder vorab in der Apotheke, telefonisch oder begleitend durch pharmazeutisches Personal bei der Übergabe. Für einen Teil der Botendienste kann seit April 2020 ein Zuschuss bei der Gesetzlichen Krankenversicherung abgerechnet werden.

In der Coronavirus-Pandemie hatte der Gesetzgeber erstmals eine Vergütung für den Botendienst der Apotheken eingeführt. Ziel war es, die Kontakte aus Gründen des Infektionsschutzes in den Offizinen so gering wie möglich zu halten. Zuerst gab es 5 Euro pro Lieferung, später dann 2,50 Euro. Letztere Summe landete schließlich auch im Vor-Ort-Apotheken-Stärkungsgesetz (VOASG), das im Dezember 2020 in Kraft trat.

In Zeiten von Onlinehandel und Versandapotheken wird es für Vor-Ort-Apotheken immer wichtiger, ihren Botendienst zu optimieren, die Tourenplanung und Auslieferung schneller und effizienter zu gestalten, um Zeit und am Ende auch Geld einzusparen. »Aktuell ist das Thema Botendienst wegen Card Link sehr relevant«, sagt Marius Holzwarth, Geschäftsleitung Produktmanagement bei Apotune. Die automatisierte Botendienst-Routenplanung ist ihm zufolge das meistgebuchte Modul des Unternehmens aus Dorsten in Nordrhein-Westfalen, mittlerweile würden damit über 1400 Apotheken ausgestattet. Daneben bietet Apotune auch die Optimierung alltäglicher Aufgaben und Prozesse in der Apotheke an.

Aktuell gebe es 17 tägliche Botenaufträge in einer durchschnittlichen Apotheke. »Durch Card Link werden es bestimmt noch wesentlich mehr«, so Holzwarth. Weil sich die Investition in das Tool des Unternehmens ab 15 Botenaufträgen täglich lohne, steige die Nachfrage nach automatisierter Routenplanung derzeit enorm an.

Holzwarth spricht von einer Effizienzsteigerung für die Apotheken von 20 Prozent. Kunden würden per E-Mail und SMS über den aktuellen Lieferstatus informiert. Zudem betonte er, dass die Temperaturen der Arzneimittel während der ganzen Fahrt überwacht würden und es mithilfe eines Frühwarnsystems zu keinen Unterbrechungen in der Kühlkette komme.

Auch Mitbewerber Apomap überwacht die Temperaturen der kühlpflichtigen Arzneimittel mit einem Tracker. Das Software-Unternehmen aus Winterberg in Nordrhein-Westfalen, das sich komplett auf das Thema Routenoptimierung spezialisiert hat, spricht wie Apotune von einer derzeit großen Nachfrage nach seinem Produkt.

Apomap besteht aus einem Dashboard für die Apotheke, einer Fahrer-App für die Boten und einer Kunden-App für die Patienten. »Es wird irgendwann keine sinnvolle Alternative mehr sein, Routen nicht automatisiert zu planen«, sagt Oliver Vermaseren, Projektmanager Marketing & Sales bei Apomap, im Gespräch mit der PZ.

Derzeit werde das Tool von 300 Apotheken inklusive Filialverbünden genutzt. Laut Vermaseren können Vor-Ort-Apotheken etwa 1,5 Stunden Zeit täglich damit einsparen: Brauchte man vorher etwa eine halbe Stunde, um eine komplizierte Tour zu planen, sei dies inzwischen in weniger als einer Minute möglich.

Die Fahrer können in der App den Lieferstatus aktualisieren oder Notizen für die Apotheke hinterlegen. Kundinnen und Kunden bekommen darin zudem Sendungsverfolgungsinformationen. »Es ist auch eine große Zeitersparnis, dass diese Kunden nicht mehr so häufig in der Apotheke anrufen und fragen, wann das Paket da ist«, so Vermaseren.

Durch die Zusammenarbeit mit der Künstlichen Intelligenz (KI) von Adiutabyte, einem Softwarehersteller aus Sankt Augustin in Nordrhein-Westfalen und Gewinner des Apostart-Awards 2021, schaffe man es, schlaue, spritsparende und damit effiziente Routen zu planen. Die angebundene KI, die vollständig über eine Schnittstelle bei Apomap integriert ist, verkettet Verkehrsinformationen, landschaftliche Gegebenheiten und Wege mathematisch miteinander, auch filialübergreifend. »Fahrtzeiten werden realistisch eingeplant, ob zu Fuß, mit dem Auto oder Fahrrad«, erklärt Vanessa Wolff, Geschäftsführerin bei Adiutabye, gegenüber der PZ. Auch Zeitfensterwünsche der Kundinnen und Kunden würden bei der Berechnung mit berücksichtigt.

Mit Blick in die Zukunft sieht Vermaseren eindeutige Vorteile einer optimierten Routenplanung: »Wenn eine Apotheke aufgrund des derzeitigen Apothekensterbens wegfällt, muss eine andere diesen Kundenstamm bei sich aufnehmen – und dementsprechend mehr liefern und größere Liefergebiete abdecken«. Er ist davon überzeugt, dass es zukünftig für eine Apotheke einen großen Mehrwert bietet, den Botendienst zu optimieren: »Es kann eine gewisse Einnahmequelle generieren und gut als Geschäftsmodell funktionieren, das haben nicht alle Apotheken so auf dem Schirm«, sagt er. »Aber wir sind dabei, dahingehend Aufklärung zu betreiben«.

Seitdem Fabio Nobre eine KI-gestützte Software für seine Botendienst-Touren nutzt, spart der Inhaber der Faust-Apotheke in Bad Kreuznach mindestens zwei Stunden tägliche Arbeitszeit für seine Fahrer ein, erzählt er der PZ. Vor allem lohne sich das Tool aufgrund der großen Struktur seiner Apotheke. »Das System, das wir seit knapp einem Jahr nutzen, hat den Botendienst-Prozess unheimlich abgespeckt und die Effizienz um das Doppelte gesteigert«. Natürlich bringe dies auch einen Umschwung mit sich: »Man muss offen für ein neues Konzept sein«, so Nobre. »Eine Entscheidung, die keiner meiner 60 Mitarbeitenden missen möchte.« 

Ein Drittpartner fährt im Auftrag der Apotheke die Lieferungen aus. Seine Boten nutzen die Apomap-App auf ihren Tablets, die Aufträge laufen direkt aus dem Kassensystem in das Programm – dort werden diese dann nach Wegstrecke und Zeit auf unterschiedliche Boten verteilt. »Allein da spart man sehr viel Zeit. Das läuft alles automatisch«, so der Apotheker. Zudem können die Fahrer die Lieferung durch die Kundschaft bestätigen lassen. Vor allem die Nachvollziehbarkeit sei hoch, bei Rückläufern oder Anrufen sehe Nobre in der App direkt, wo die Sendung ist.

Neben Apotune und Apomap ist der Markt der optimierten Botendienst-Routenplanung sehr überschaubar. Pharmatechnik bietet seinen Kundinnen und Kunden noch eine eigene Botendienst-Lösung an. CGM Lauer hat ebenfalls ein Botendienst-Modul im Portfolio. Daneben gibt es noch die Firmen Pulse Team und Apotrack mit Botendienst-Lösungen für einige wenige Apotheken.

Konkurrenten seien Apomap und Apotune jedoch nicht, beteuern beide Unternehmen. Es gebe offene Gespräche und keine Berührungsängste, man wolle sich gegenseitig helfen – es wurde sogar bereits überlegt, eine gemeinsame Schnittstelle zu schaffen.