Aufgaben richtig verteilen |
 |
27.09.2011 18:25 Uhr |
Von Jutta Degenhardt / Sind die täglich anfallenden Aufgaben in der Apotheke schlecht organisiert, leiden Arbeitsqualität und Motivation. Besonders in größeren Apotheken, in denen nicht jeder Mitarbeiter alles beherrscht, helfen Stellenbeschreibungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu regeln.
Eine Stellenbeschreibung ist eine schriftliche Beschreibung einer Arbeitsstelle hinsichtlich ihrer Arbeitsziele, Aufgaben, Kompetenzen und Beziehungen zu anderen Stellen. Sie muss personenneutral formuliert werden, damit sie auch beim Wechsel des Stelleninhabers noch aktuell bleibt. Eine Stellenbeschreibung sollte mindestens folgende Angaben enthalten:
Bezeichnung der Position
Vorgesetzter, Stellvertretung
Einordnung in die Unternehmensorganisation, Zusammenarbeit mit anderen Stellen
Beschreibung der Stelle (Hauptaufgabe und Nebenaufgaben der Stelle, Kompetenzen und Pflichten des Mitarbeiters, Erforderliche Ausbildung und Kenntnisse)
Vor allem dem letzten Punkt ist besondere Aufmerksamkeit zu widmen. In einer Apotheke kommen viele verschiedene Haupttätigkeitsbereiche vor. Sie können in der Stellenbeschreibung noch in Einzeltätigkeiten aufgefächert werden. Im Kasten sind verschiedene Haupttätigkeitsbereiche aufgeführt. In Klammern sind dazu Beispiele von Einzeltätigkeiten genannt, die regelmäßig durchgeführt werden sollten.
Für die einzelnen Aufgaben ist jeweils die Handlungsverantwortung und der Entscheidungsspielraum abzustecken. Es ist klarzustellen, für welche Bereiche der Mitarbeiter gegebenenfalls Führungsverantwortung und Anweisungsbefugnis besitzt. Für jeden Arbeitsbereich sollte weiterhin die Stellvertretung geregelt sein, sodass bei Abwesenheit Klarheit darüber besteht, wer die Aufgabe des Fehlenden zu übernehmen hat.
Im Rahmen einer Gesamtübersicht aller Aufgaben, die als Fragebogen konzipiert wird, können – falls keine Festlegung durch den Leiter erfolgt – die Mitarbeiter Wünsche äußern, welche Aufgaben sie hauptverantwortlich, beziehungsweise stellvertretend übernehmen wollen. Für jede Aufgabe sollte es eine Doppel-Zuständigkeit geben.
Handverkauf (Bedienung der Kunden, Beratung Rezept und OTC)
Abwicklung besondere Belieferungen (Sprechstundenbedarf, Altenheim, Rezeptsammelstelle)
Großhandelsbezug und Direktbezug (Bestellung prüfen, wegräumen, Retouren bearbeiten)
Lager- und Datenpflege (Verfalldaten, Preisänderungen, Ladenhüter)
Regalbestückung, Schaufenstergestaltung, Dekoration (Auffüllen nach Planogramm, Material besorgen)
Rezeptur, Defektur, Labor
Dienstleistungen der Apotheke (Kosmetik, Analysen, Zielgruppenspezifische Beratung)
Bürotätigkeiten, Sonstiges (Ablage, Telefondienst, Rechnungsbearbeitung)
Im Resultat entsteht sowohl ein Aufgaben-Verteilungsplan für die Apotheke als auch Stellenbeschreibungen für jeden einzelnen Mitarbeiter, die bei Bedarf als Anlage in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden. Diese Stellenbeschreibungen dienen dann auch bei Neueinstellungen der klaren Umschreibung des Aufgabengebietes neuer Mitarbeiter.
Der Vorteil dieser nach Funktionsbereichen erarbeiteten Stellenbeschreibungen ist, dass sie die gesamten Aufgaben in der Apotheke abbilden, Zusammenhänge sichtbar werden und deutlich wird, worin Hauptaufgaben und Nebenaufgaben bestehen. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter klar wissen, welchen Handlungs- und Entscheidungsspielraum sie besitzen. Es wird verhindert, dass Aufgaben liegenbleiben, weil sich keiner zuständig fühlt. Außerdem werden Kompetenzkonflikte vermieden und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert.
Ziele festlegen
Die Stellenbeschreibung sollte so formuliert sein, dass der Mitarbeiter auch zu anderen Aufgaben als den beschriebenen herangezogen werden kann. Denn eine zu starre Festlegung fördert das Bereichsdenken und behindert flexible Tätigkeiten. Daher sollte die Stellenbeschreibung umso detaillierter sein, je mehr Routineaufgaben an der Stelle hängen. Bei steigender Hierarchieebene und zunehmender Qualifizierung der Mitarbeiter sollten anstelle genauer Einzelaufgaben die zu erreichenden Ziele festgelegt werden. /
Apothekerin Dr. Jutta Degenhardt leitet die Betriebswirtschaftliche Abteilung der Treuhand Hannover GmbH Steuerberatungsgesellschaft, Hildesheimer Straße 271, 30519 Hannover, Telefon 0511 83390-0, www.treuhand-hannover.de.
