Neue Regeln und die Folgen

<typohead type="3">Neue Regeln und die Folgen

Von Guido Michels

Lohnt sich eine Verlängerung der Ladenöffnungszeiten für Apotheken? In Ausgabe 31/06 wurden grundsätzliche Überlegungen zu diesem Thema angestellt. In diesem Teil werden Umsatz und Kosten rechnerisch gegenübergestellt und geben Empfehlungen zur Personaloptimierung.

Eine Verlängerung der Öffnungszeiten kostet Geld, hauptsächlich Personalkosten zuzüglich variable Kosten wie zum Beispiel Strom. Die Hoffnung ist, in der zusätzlichen Öffnungszeit so viel Umsatz zu machen, dass die zusätzlichen Ausgaben mindestens kompensiert werden. Dieser kostendeckende Mehrumsatz bei einer Verlängerung der Öffnungszeit lässt sich mit einer Formel einfach berechnen: zusätzliche Personalkosten x 100 durch Rohgewinn (%) - variable Kosten (%).

Für ein Beispiel treffen wir folgende Annahmen:

Verlängerung der Öffnungszeiten um 1 Stunde/Tag (=rund 300 Stunden pro Jahr)

Personal: 1 Approbierte(r) mit 30 Euro Personalkosten je Arbeitsstunde, 2 PTA mit je 20 Euro Personalkosten je Arbeitsstunde

zusätzliche Personalkosten: 70 Euro pro Stunde beziehungsweise 21.000 Euro pro Jahr

Rohgewinn beträgt 27% vom Nettoumsatz

variable Kosten liegen bei 3,0% des Nettoumsatzes

Kostendeckender zusätzlicher Mindestumsatz je neuer Öffnungsstunde = 70 × 100 Euro durch 27,0 - 3,0 = 292 Euro/Std.

Kostendeckender zusätzlicherMindestumsatz pro Jahr: 21.000 × 100 durch 27,0 - 3,0 = 87 500 Euro/Jahr.

Es müssen also zusätzlich 87.500 Euro pro Jahr umgesetzt werden, um die Kosten zu decken. Bei einer Apotheke mit 1,5 Millionen Euro Umsatz ohne Umsatzsteuer wäre dies eine Steigerung um etwa 6 Prozent. Anders ausgedrückt: In der zusätzlichen Stunde müssen fast 300 Euro Umsatz gemacht werden. Bei rund 30 Euro Umsatz pro Kunde müssten jeden Tag 10 Kunden mehr in der Apotheke kaufen.

Wohlgemerkt, in diesem Falle wären erst die Kosten gedeckt. Gewinn macht unser Beispielapotheker erst, wenn der Umsatz über die kalkulierten Werte steigt. Um diesen Sachverhalt zu berücksichtigen kann in die Formel ein Gewinnaufschlag eingebracht werden: zusätzliche Personalkosten x 100 durch Rohgewinn (%) - variable Kosten (%) - Gewinnaufschlag (%). Angenommen, der Gewinn aus dem Zusatzgeschäft soll in Höhe des Betriebsergebnisses von 6 Prozent liegen, dann wäre der nötige Mehrumsatz: 21.000 × 100 durch 27,0 - 3,0 - 6,0 = 116 666 Euro/Jahr. 

Zu bedenken ist, dass es sich um echten Zusatzumsatz handeln muss. Wenn sich nur Kundenfrequenzen verschieben, dann wird keine Umsatzsteigerung erreicht. Auch sind bei den angenommenen 30 Euro Bon-Umsatz auch Rezeptkunden enthalten. Bei verlängerten Öffnungszeiten in den Abendstunden ist es jedoch fraglich, ob der Zusatzumsatz nicht hauptsächlich aus Handverkauf besteht. Je mehr dies der Fall wäre, umso mehr muss verkauft werden, um die Kosten auszugleichen.

Öffnungszeitenreduktion berechnen

Übrigens: Der gleiche Rechenansatz gilt auch für die Reduktion der Wochenöffnungszeit. Hier treten eingesparte Personalkosten an die Stelle der zusätzlichen Kosten. Errechnet wird der theoretische maximale Umsatzverlust, der die Einsparung wieder aufzehren würde. In unserem obigen Beispiel hieße dies, dass die Apotheke bei Reduktion der Öffnungszeiten um 300 Stunden/Jahr erst bei einem Umsatzverlust von 87.500 Euro tatsächlich in die Verlustzone geriete. Die Einschränkung der Öffnungszeiten sollte unter denselben Kriterien wie die Ausweitung geprüft werden. Unter schwierigen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen könnte dies unter Umständen eine Maßnahme sein, mit weniger Personalkapazität ein der absoluten Höhe nach noch ausreichendes Ergebnis zu erreichen.

Personaleinsatz optimal planen

Ein Aspekt ist bisher vernachlässigt worden: Die Mehrkosten durch die Ausweitung der Öffnungszeiten lassen sich zu anderen Tageszeiten wieder hereinholen, wenn der Personaleinsatz optimal dem Bedarf angepasst wird. Es geht darum, die bestehende Personalbesetzung quantitativ und qualitativ der benötigten Soll-Besetzung anzupassen. Eine Kundenfrequenzanalyse (Anzahl Kundenbesuche im Tages- und Wochenverlauf) hilft bei der Bestimmung der erforderlichen Personalbesetzung im Verkauf.

Ist der konkrete Bedarf an Mitarbeiterarbeitszeit ermittelt worden, wird entsprechend, nach Rücksprache und Abstimmung mit den Mitarbeitern, der neue Personaleinsatz festgelegt. So wird das Personal im Idealfall flexibler als bisher eingesetzt, um zwangsläufig bei längerer Öffnungszeit auftretende Leerzeiten und damit unnötige Personalkosten zu vermeiden. Zusätzliche Entlastung kann auch über den gezielten Einsatz von Teilzeitkräften geschaffen werden, die in Zeiten hoher Kundenfrequenz das Handverkaufspersonal verstärken. Gleichwohl kann auch der Apothekenleiter kundenstarke Zeiten durch seinen persönlichen Einsatz abdecken.

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