Den Warenbestand optimieren |
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06.07.2010 16:33 Uhr |
Von Guido Michels / Der Erfolg liegt im Einkauf, das Lager verursacht Kosten. So lassen sich vereinfacht die Zusammenhänge in der Warenbeschaffung beschreiben. Viel Energie wird in den Einkauf gesteckt, die Optimierung der Lagerhaltung unterbleibt dabei oft. Zu Unrecht.
Die Warenbeschaffung hat als oberstes Ziel, die Lieferfähigkeit der Apotheke zu sichern. Ist dies erreicht, kann das Warenlager optimiert werden, um möglichst geringe Lagerkosten zu erreichen und um unverkäufliche Bestände zu reduzieren.
Lagerkosten bestehen zu einem Teil aus (kalkulatorischen) Zinskosten. Sie entstehen aus der Tatsache, dass im Lager Kapital gebunden ist. In der durchschnittlichen Apotheke liegt Ware im Wert von knapp 100 000 Euro, das sind etwa sechs Prozent vom Umsatz. Im Detail spielt die Umsatzstruktur eine Rolle: So ist der Lagerbestand in Prozent vom Umsatz für Freiwahl und Sichtwahl in der Regel höher als für rezeptpflichtige Arzneimittel. Untersuchungen der Treuhand Hannover zeigen, dass Apotheken mit hohem Barverkaufsanteil auch einen höheren Warenlagerwert in Relation zum Umsatz haben.
Lagerwert und Lieferfähigkeit
Gelingt es, den Warenlagerwert zu senken, so gibt dies einen Liquiditäts- und Renditevorteil. Dabei muss allerdings beachtet werden, dass die Lieferfähigkeit nicht beeinträchtigt wird. Eine gute Lieferfähigkeit wird dabei weniger durch die Mengen eines Artikels, also die Lagertiefe, als vielmehr durch die Anzahl verschiedener Artikel, die Lagerbreite, erreicht. Daher sollten in einem ersten Schritt überdimensionierte Reichweiten oder Übervorräte abgebaut werden. Dabei kann man sich beispielsweise von den Vorgaben der Computersoftware helfen lassen. Neuartige Programme optimieren nicht nur aufgrund von Absatzstatistiken und Reichweiten, sondern kalkulieren auch noch Roherträge und Kosten mit ein. Solch eine Optimierung als zweiter Schritt hätte zum Ziel, die Lieferfähigkeit und die Erträge zu verbessern, ohne dass es zu einer wertmäßigen Ausweitung der Bestände kommt.
So kann es zum Beispiel sinnvoll sein, sich vermehrt günstige Arzneimittel ins Lager zu nehmen, weil sonst die Kosten von Besorgung und Auslieferung per Bote den Rohertrag aufzehren. Andererseits könnte eine Empfehlung sein, Arzneimittel mit geringer Nachfrage ab einer gewissen Preisgrenze auszulisten, da der Zinsverlust der langen Lagerdauer ebenfalls die Erträge bei Abgabe über Gebühr schmälert.
Was eine optimale Lagergröße und Lieferfähigkeit darstellt, ist von Apotheke zu Apotheke verschieden. Entscheidend ist die Zusammensetzung der Nachfrage. Hier spielen wiederum verschiedene Faktoren eine Rolle, zum Beispiel die Lage und das Serviceniveau der Apotheke oder die Struktur der Arztpraxen im Umfeld. So wird eine Apotheke in Lauflage, die viele Rezepte von unterschiedlichen Ärzten bekommt, ein größeres, differenzierteres Warenlager benötigen, um lieferfähig zu sein, als zum Beispiel eine Landapotheke mit homogener Kunden- und Verschreiberstruktur. Ein weiterer Teil der Lagerkosten entfällt auf Lagerbewirtschaftungskosten, das heißt auf Personalkosten für die Lagertätigkeiten. Nach Auswertungen der Treuhand Hannover kann eine Vollzeit-PKA (pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte) im Jahr etwa 70 000 Packungen bearbeiten. Setzt man dies ins Verhältnis zu der eigenen Jahrespackungsanzahl, kann man recht einfach feststellen, wie gut das Personal im Warenwirtschaftsbereich ausgelastet ist. Durch organisatorische Maßnahmen, zum Beispiel die Optimierung der Liefertouren und des Einkaufverhaltens, sowie durch technische Unterstützung, etwa durch einen Kommissionierer, lassen sich weitere Effizienzreserven heben.
Ladenhüter aussortieren
Eine straffe Führung des Warenlagers verhindert auch wertmäßige Verluste, wie sie durch Unverkäuflichkeit, Verfall oder Retourenabschläge entstehen. Die durchschnittliche Lagerdauer eines Artikels liegt bei vier Wochen, der durchschnittliche Lagerumschlag bei fast 13-mal im Jahr. Je nach Sortiment ist die Streuung aber sehr groß. Während die Blockbuster und Renner schnell wieder abverkauft werden, liegt so manch ein »Exot« wochen- oder monatelang in den Schüben.
Eine Ladenhüterfrist von maximal sechs Monaten sollte nicht überschritten werden. Besonders bei teureren Artikeln ist die Frist eher noch kürzer anzusetzen. Gleichzeitig muss man aber auch Laufzeiten der Artikel, Arbeitszeiten für Retouren und Lagerbearbeitung sowie mögliche Abschläge in das Kalkül einbeziehen.
So ist zum Beispiel bei Lagerbereinigungen und bei hochpreisigen Artikeln schnell die Retourenquote überschritten und Einbußen sind die Folge. Hat man abschlagsfreie Zeiträume vereinbart, sollte bei einzelnen Arzneimitteln regelmäßig auf Fristablauf geachtet werden. Für jede Apotheke gilt es, ihr individuelles System zu finden, das optimale Lieferfähigkeit und Kundenservice mit ökonomischer Lagerhaltung in Einklang bringt. /
