Betriebs-PC privat genutzt

Alle Vorteile eines Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen PCs und Telekommunikationsgeräten sollen gänzlich von der Steuer befreit werden. Mit diesem im Dezember 2000 gefallenen Beschluss hat der Gesetzgeber auf herbe Kritiken gegen den so genannten "Telekommunikationserlass" reagiert. Dieser hätte zu erheblichem Mehraufwand für Arbeitgeber und Arbeitnehmer geführt.

Nach der neu eingeführten Befreiungsvorschrift im Einkommensteuergesetz ist die Nutzung von Arbeitgeber-PC und -Telefonen durch Arbeitnehmer lohnsteuerfrei. Schenkungen des betrieblichen PC können pauschaliert besteuert werden. Die Vergünstigungen gelten rückwirkend bereits ab dem Kalenderjahr 2000.

Was wird steuerbefreit?

Voraussetzung für die Steuerbefreiung ist zum einen, dass es sich um betriebliche Geräte handelt. Der Arbeitnehmer darf nicht Eigentümer des Gerätes sein. Die Schenkung wird damit gesetzlich ausgeschlossen. Die PC-Geräte können im Betrieb oder in der Wohnung eines Arbeitnehmers stehen, der einen Heimarbeitsplatz hat. In Betracht kommen auch privat genutzte Laptops, Handys, Telefone und Faxgeräte. Die Steuerbefreiung umfasst nicht nur die anteiligen Aufwendungen für die Anschaffung oder für Miete und Leasing, sondern auch die Nutzungs- und Verbindungsentgelte.

Wird die Nutzung dem Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt, ist diese Leistung auch von der Sozialversicherungspflicht befreit. Wird sie anstelle einer Sonderzahlung gestattet, wäre der Vorteil zwar lohnsteuerfrei, aber nicht sozialversicherungsfrei.

Eine Klarstellung des BMF

Was lohnsteuerlich begünstigt ist, muss nicht auch von der Umsatzsteuer befreit sein. Daher gab es einige Anfragen von Verbänden, wie der Deutschen Industrie- und Handelskammer, beim Bundesfinanzministerium (BMF) zur umsatzsteuerlichen Behandlung der unentgeltlichen Überlassung von PC und Telekommunikationsgeräten.

Das BMF hat mit einem Schreiben vom 11. April 2001 darauf reagiert und klargestellt, dass die kostenlose Nutzung für Privatzwecke grundsätzlich der Umsatzsteuer unterliegt. Wenn aber das betriebliche Interesse des Arbeitgebers im Vordergrund steht, entsteht keine Umsatzsteuer. Dies ist der Fall, wenn die Nutzung betrieblicher Einrichtungen zwar auch zur Befriedigung eines privaten Bedarfs der Arbeitnehmer führt, die angestrebten betrieblichen Zwecke aber diesen Umstand überlagern. Die private PC-Nutzung kann durchaus im Interesse des Arbeitgebers liegen, denn sie fördert den Umgang der Arbeitnehmer mit den neuen Medien. Ihre guten PC- und Internet-Kenntnisse sind für jeden Betrieb wertvoll.

Steht das betriebliche Interesse nicht im Vordergrund, ist Umsatzsteuer auf die Nutzungsüberlassung zu entrichten. Bemessungsgrundlage für die unentgeltliche Überlassung sind in solchem Fall sämtliche Kosten, die auf die Privatnutzung entfallen. Dazu zählen nicht nur die anfallenden Grund- und Verbindungsgebühren, sondern auch die anteiligen Gerätekosten, insbesondere die Abschreibung. Um festzustellen, inwieweit die betreffenden Geräte privat genutzt werden, wären geeignete Aufzeichnungen zu führen. Aber gerade darauf will ein Unternehmer ja aus Vereinfachungsgründen verzichten. Bleibt also nur die Schätzung des privaten Anteils.

Es bleibt zu hoffen, dass die Finanzämter die private Nutzung von PC und Telekommunikationsgeräten nicht nur lohnsteuerlich, sondern auch umsatzsteuerlich im Sinne einer Verfahrensvereinfachung handhaben.

Schenkung eines PCs

Ausschließlich für Schenkungen von Computern (gilt also nicht für andere Geräte) besteht die Möglichkeit der Lohnsteuer-Pauschalierung. Eine Steuerbefreiung ist indes nicht möglich. Der geldwerte Vorteil kann mit nur 25 Prozent versteuert werden. Ausschlaggebend ist der Preis, den das Gerät am Markt noch erzielen würde. Die Schenkung muss jedoch zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen. Dann fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge an. Die dauerhafte unentgeltliche Überlassung ist aber aus lohnsteuerlicher Sicht günstiger als eine Schenkung.

Die Schenkung eines PC unterliegt in jedem Fall der Umsatzsteuer. Bemessungsgrundlage ist der Einkaufspreis zum Zeitpunkt der Schenkung. Die Wertminderung seit Anschaffung ist dabei zu berücksichtigen. Dies könnte pauschal über die Abschreibung geschehen.

Anschrift des Verfassers:
Reinhard Garbe, Steuerberater
Treuhand Hannover GmbH, Stbges.
Hildesheimer Str.271
30519 Hannover

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