Wie können Apotheken ihre Öffnungszeiten optimieren?

Einkaufen ist online rund um die Uhr möglich und auch der stationäre Einzelhandel bietet seiner Kundschaft spätestens seit der Liberalisierung der Ladenschlusszeiten im Jahr 2006 großzügige Öffnungszeiten an; längere Mittagspausen oder stark verkürzte Öffnungszeiten zum Beispiel an Samstagen haben seitdem Seltenheitswert. Wie aber ist dies vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie mit ihrem veränderten Kundenaufkommen zu bewerten? Machen lange Öffnungszeiten noch Sinn, vor allem angesichts des wachsenden Personalmangels? Decken sie die Kosten? Lassen sich Kunden auch von kompakteren Öffnungszeiten überzeugen? Die Treuhand Hannover hat sich dem Thema Öffnungszeiten in Apotheken aus einer ökonomischen Perspektive gewidmet und gibt Tipps, wie eine Offizin zwischen Kundennutzen und wirtschaftlichen Zwängen abwägen kann.

Als Beispiel soll eine Durchschnittsapotheke mit einer Wochenöffnungszeit von 55 Stunden dienen. Die Treuhand schickt voraus, dass lange Öffnungszeiten in Apotheken per se teuer seien, weil gesetzlich vorgeschrieben ist, dass stets eine approbierte Person anwesend sein muss. Und: »Der Personalmangel in Apotheken stellt Inhaber vor die Frage, wie man überhaupt die vorhandenen Zeiten abdeckt – von längeren ganz zu schweigen«, heißt es im aktuellen Treuhand-Newsletter. Zeit also für eine wirtschaftliche Bilanz, für die die Treuhand anhand von Rechenbeispielen Hilfestellung gibt.

Zunächst, erklärt die Treuhand, sei es sinnvoll, die Mindestumsätze je Öffnungsstunde zu berechnen. Unterstellt ist in dem Modell ein linear über den Tag verteilter Personaleinsatz. Es geht darum, die Kosten und die mindestens nötigen Einnahmen je Öffnungsstunde zu betrachten. Hierbei wird auf drei verschiedenen Ebenen gespielt: Auf der ersten werden nur die Personal- sowie die variablen Kosten einer durchschnittlichen Apotheke betrachtet. »Zu decken sind 105 Euro Personalkosten je Öffnungsstunde und geschätzt 1,5 Prozent umsatzvariable Kosten«, schreibt die Treuhand. Um in diesem Fall »nicht kurzfristig Verluste zu machen, müssen mindestens die variablen Kosten, hier zusammen mit den Personalkosten, gedeckt sein. Dies ist der Fall ab 535 Euro Nettoumsatz je Stunde«. 

Auf der zweiten Ebene geht es um die Gesamtkosten, am Beispiel der Durchschnittsapotheke seien dies 180 Euro pro Öffnungsstunde. »Um auch langfristig keine Verluste zu machen, müssen alle Kosten gedeckt sein. Dies ist der Fall ab 800 Euro Nettoumsatz je Stunde«, rechnet die Treuhand vor. Will man darüber hinaus noch die durchschnittliche Umsatzrendite erzielen, dies ist die dritte Betrachtungsebene, »müssen 1066 Euro Nettoumsatz je Stunde erzielt werden« (siehe Übersicht unten).

Zu den Mindestumsätzen kommt eine weitere Komponente, nämlich die tägliche durchschnittliche Kundenfrequenz und Umsätze per EDV auszuwerten, idealerweise in Schritten von 30 oder 60 Minuten, schlägt die Treuhand vor. »Zusammen mit den für die eigene Situation errechneten Umsätzen je Öffnungsstunde gewinnt man entscheidende Erkenntnisse«, heißt es. Wie sehen diese aus?

Erstens träten auf diese Weise »Mischkalkulationen« zutage, bei denen kundenstarke Zeiten die kundenschwachen subventionierten. Es gebe kritische Zeiten, in denen noch nicht einmal die Personal- und variablen Kosten gedeckt seien. »Dies werden vor allem Randzeiten morgens und abends sowie die Mittagszeit sein«, mutmaßt die Treuhand. Hierdurch erhielten Apotheken bereits einen ersten Hinweis, ob sie ihre Öffnungszeiten eher ausweiten oder einschränken sollten.