Wie behalte ich meine Steuern im Griff?

Eine eigene Apotheke zu gründen oder zu übernehmen, soll sich natürlich lohnen. Gerade am Anfang ist aber häufig nicht ganz klar, was man sich am Ende des Monats auf sein privates Bankkonto überweisen kann. »Sie werden von Monat zu Monat mal mehr, mal weniger Gewinn und Kosten haben und entsprechend ändern sich auch die Forderungen des Finanzamts – das zu planen und zu lenken, ist die Kunst«, erklärte Steuerberater Philipp Bayerschen von der Treuhand Hannover kürzlich beim Existenzgründer-Workshop von Apothekerverband und -kammer Nordrhein, Treuhand Hannover, Deutscher Apotheker- und Ärztebank sowie ARZ Haan in Düsseldorf.

Ohne Steuernummer geht in Deutschland nichts. Die persönliche Steuer-ID flattert schon ins Haus, bevor der neu geborene Bürger überhaupt aus dem Krankenhaus ist – kein Witz. Für den Betrieb muss eine eigene Steuernummer beim Finanzamt sowie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden. Das könne dauern, daher empfiehlt es sich bei einer Apothekenübernahme, dies frühzeitig zu tun, nannte Bayerschen den ersten wichtigen Schritt.

»Als Steuerberater können wir Ihnen vieles, aber nicht alles abnehmen – ein Gewerbe müssen Sie beispielsweise selbst anmelden, aber wir können Sie beim Ausfüllen unterstützen und die Meldung an das zuständige Finanzamt vorbereiten.«

Zudem kann der Steuerberater schon vor dem ersten Betriebstag der eigenen Apotheke schätzen, wie viel Gewerbe- und Einkommensteuer (Steuern auf den Gewinn des Unternehmens) in den ersten Monaten auf den neuen Inhaber wahrscheinlich zukommen wird, und das an das zuständige Finanzamt bzw. an das Stadtsteueramt melden. Denn wie alle Selbstständigen müssen auch Apothekeninhaber eine monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung machen und auf Basis der Ertragsvorschau Gewerbe- und Einkommensteuer-Vorauszahlungen leisten.

Gerade am Anfang sei es wichtig, mit möglichst genauen Planzahlen zu arbeiten. Das funktioniere nur mit monatlichen Auswertungen und Betriebsvergleichen, erklärte Bayerschen. Je genauer die Ergebnisplanung, desto weniger Liquiditätsverlust, weil man zu hohe Vorauszahlungen leistet, aber auch umso geringer die Gefahr, vorhandenes Geld auszugeben, was man später eventuell für eine Nachzahlung braucht.

Ist das erste Wirtschaftsjahr abgeschlossen, hilft der Steuerberater, die Jahresbilanz zu erstellen. Auf deren Basis berechnet das Finanzamt die genauen Steuern und es gibt Erstattungen oder Nachzahlungen, wie bei der Stromrechnung mit Abschlagszahlungen. Ein Tipp von Bayerschen: Genau wie als Angestellter hat man bei der Einkommenssteuererklärung eine spätere Abgabefrist, wenn man sie durch einen Steuerberater machen lässt.

Und noch einen wichtigen Tipp für das erste Betriebsjahr hatte der Steuerberater: das Wirtschaftsjahr nicht mit dem Kalenderjahr gleichsetzen. So lasse sich die Einkommenssteuerlast einmalig verschieben und die Vorauszahlungen auf den Gewinn ließen sich viel genauer berechnen. »Im Jahr der Eröffnung fällt keine Einkommenssteuer an, da das Wirtschaftsjahr erst im Folgejahr endet und der Gewinn erst dann als bezogen gilt«, erläuterte Bayerschen. »Sie können so eine Steuerpause gewinnen.«

Als Beispiel nannte er eine Apotheke, die zum 1. Juli 2023 öffnet. Wählt man nun das Wirtschaftsjahr identisch mit dem Kalenderjahr, endet es bereits nach sechs Monaten, zum 31. Dezember 2023. Die Abgabe der Steuererklärung muss bis zum 31. August 2024 erfolgen (mit Steuerberater bis 31. Mai 2025). Die Einkommenssteuer-Nachzahlung oder Erstattung für 2023 erfolgt im Zeitraum Herbst/Winter 2024 bis spätestens Sommer 2025.

Wird beim selben Eröffnungsdatum das Wirtschaftsjahr nicht parallel zum Kalenderjahr gewählt, endet es erst am 30. Juni 2024. Dann sind Vorauszahlungen für die Einkommenssteuer erst ab 2024 fällig. Die Steuererklärung muss bis zum 30. Juli 2025 erfolgen (mit Steuerberater bis zum 30. April 2026). Die Einkommenssteuer-Nachzahlung oder Erstattung erfolgt dann erst zwischen Herbst 2025 bis spätestens Sommer 2026. Sollte man nachzahlen müssen, hätte man also ein Jahr Zeit gewonnen.

Das Geld lässt sich solange nutzen, sollte aber natürlich zum Zeitpunkt der möglichen Steuerzahlung bereit liegen. »Kaufen Sie sich also nicht direkt davon ein neues Auto«, so Bayerschen augenzwinkernd. Im Optimalfall endet das erste Wirtschaftsjahr im Januar. So gewinne man die längste Steuerpause. Allerdings funktioniert das Ganze eben nur im ersten Jahr der Betriebseröffnung.

Bereits von Beginn an werden die Betriebszahlen im sogenannten internen Betriebsvergleich aufbereitet und lassen sich so beispielsweise mit der Ertragsvorschau vergleichen. Nach dem ersten Jahr können die aktuellen Zahlen dann mit den eigenen Zahlen des Vorjahresmonats verglichen werden. Weiterhin empfiehlt sich auch ein externer Vergleich. Dies machen Steuerberater anonymisiert anhand der Daten, die sie von anderen, vergleichbaren Apotheken haben. »Das dient der laufenden Überwachung, damit Sie auf der Spur bleiben«, erläuterte Bayerschen. Wichtigste Zahl sei hier übrigens nicht der Umsatz, sondern der Rohgewinn.

Ein guter Steuerberater ermittle auch, wie viel von seinem Gewinn man auf das private Bankkonto überweisen kann und was zum Beispiel in Investitionen fließen sollte sowie welche Abflüsse außer Steuern man im Blick behalten muss. »Man kann nie den kompletten Überschuss entnehmen«, warnte der Referent. »Wir versuchen stattdessen eine Art Gehaltsabrechnung für Sie als Inhaber zu erstellen.«

Neben dieser »Verfügungsbetrags-Berechnung« biete die Treuhand Hannover beispielsweise auch Cash-Flow-Analysen, Liquiditäts- und Investitionsplanung sowie natürlich laufende Buchführung, die Erstellung des Jahresabschlusses und der Steuererklärung.

Steuerberater informieren auch zur Steuergestaltung in Bezug auf die Mitarbeiter-Honorierung. »Im Rahmen der Nettolohn-Optimierung gibt es viele Möglichkeiten für eine bessere Honorierung, zum Beispiel Gutscheinmodelle oder ein Firmenwagen/-rad, was beiden Seiten steuerliche Vorteile bringt«, riet Bayerschen. Als Apotheker sollte man aber nicht alles einfach dem Steuerberater überlassen, sondern auch verstehen, was für eine erfolgreich laufende Apotheke betriebswirtschaftlich wichtig ist.