Verzögerungen bei Meldepflicht für Kassen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Kassensysteme der Finanzverwaltung gemeldet werden. Die Regelung fußt auf dem »Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen«, dem so genannten Kassengesetz, das Apotheken auch wegen der dort verankerten »Bonpflicht« für alle elektronischen Kassen bekannt sein dürfte.

Die Regelung sieht vor, dass alle Betriebe, die ihre Bargeldeinnahmen mittels elektronischer Kassen aufzeichnen, jedem Kunden einen Kassenzettel ausdrucken müssen – egal, ob er diesen haben möchte oder nicht. Ziel ist mehr Transparenz im Kampf gegen Steuerbetrug. Im Wahlkampf war die Bonpflicht ein Randthema; die CDU kündigte in ihrem Sofortprogramm an, die Belegausgabepflicht im Einzelhandel abschaffen zu wollen.

In Kassengesetz ist zudem die Pflicht zur Verwendung einer Kasse mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) sowie die Anzeigepflicht der Kasse beim Finanzamt geregelt. Seit dem 1. Januar sollte die digitale Datenübermittlung möglich sein; entsprechend gilt ab dem Datum die Übermittlungspflicht. 

Folgende Fristen gelten für die Meldung der Kassensysteme, wie die Treuhand informiert: 

• Elektronische Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• Kassensysteme, die nach dem 1. Juli 2025 erworben werden, müssen innerhalb eines Monats nach Erwerb gemeldet werden.
• Auch bei Außerbetriebnahme eines Systems ab dem 1. Juli 2025 gilt diese Frist.
• Gemietete oder geleaste Kassensysteme werden als angeschafft betrachtet und unterliegen den gleichen Meldepflichten.

Wichtig ist, dass Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen wurden, nur gemeldet werden müssen, wenn die Anschaffung bereits zu diesem Zeitpunkt angezeigt wurde. Außerdem müssen alle Kassensysteme eines Unternehmensstandorts in einer standardisierten Weise übermittelt werden.

In der Meldung enthalten sein müssen demnach:

1. Name des Steuerpflichtigen
2. Steuernummer
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
5. Anzahl der Aufzeichnungssysteme
6. Seriennummer des Aufzeichnungssystems
7. Datum der Anschaffung des Aufzeichnungssystems
8. Gegebenenfalls Datum der Außerbetriebnahme des Aufzeichnungssystems

Für die Übermittlung steht seit 1. Januar 2025 das elektronische Mitteilungsverfahren per »Mein ELSTER« und ERiC-Schnittstelle zur Verfügung. Die Daten können manuell eingegeben oder in Form einer XML-Datei hochgeladen werden.  Die Treuhand weist in diesem Zusammenhang auf eine Verzögerung hin. So seien noch nicht alle Warenwirtschaftsanbieter in der Lage, den Upload einer XML-Datei zu ermöglichen.

Dieser Weg sei aber der unkomplizierteste und sicherste. Daher rät die Treuhand zu Geduld und empfiehlt, mit der Meldung der Kassensysteme noch zu warten. Man stehe in regem Austausch mit den Anbietern und gehe davon aus, dass sie bis Mitte April überwiegend so weit sind.