Rechtssichere Urlaubsplanung in Apotheken

Im Fall, dass mehrere Mitarbeitende zeitgleich Urlaub beantragen, haben soziale Kriterien wie etwa schulpflichtige Kinder oder Urlaubszeiten des Partners bei den Wünschen Vorrang. Auch betriebliche Gründe wie beispielsweise Personalengpässe etwa in der Vorweihnachtszeit müssen bei der Planung berücksichtigt werden.

Laut Hansen spielt auch Gerechtigkeit eine Rolle. Habe jemand etwa in den letzten Jahren immer die beliebten Herbstferien bekommen, sollte die Filialleitung Kolleginnen oder Kollegen den Vortritt lassen, so die Rechtsexpertin.

Konfliktstoff bieten zudem die jeweiligen Fristen, innerhalb derer ein Urlaubsantrag bearbeitet sein muss. Hansen weist hier auf die regionalen Unterschiede hin. So müsse im Bereich des Bundesrahmentarifvertrags (BRTV) ein Antrag spätestens vier Wochen nach Eingang beschieden werden, andernfalls gilt er als genehmigt.

In Nordrhein existieren hingegen Hansen zufolge keine verbindlichen Fristen, deshalb könne es sinnvoll sein, Regelungen im Arbeitsvertrag festzulegen. Sachsen wiederum orientiere sich stärker am BRTV. Um Konflikte zu verhindern und Transparenz zu schaffen, empfiehlt Hansen deshalb, die Abläufe schriftlich festzuhalten.

Grundsätzlich muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Ausnahmen gibt es für Beschäftigte in der Probezeit sowie für Mitarbeitende, die wegen Krankheit oder dringender betrieblicher Gründe ihren Urlaub nicht nutzen konnten. Diese können ihren Teilurlaub ins Folgejahr übertragen.

Hansen weist in diesem Zusammenhang auf die neuere Rechtsprechung hin: Demnach müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ihre Beschäftigten rechtzeitig und nachweisbar über den drohenden Verfall von Urlaub informieren. »Ein lapidarer Hinweis auf der Gehaltsabrechnung reicht nicht«, wird Hansen zitiert.

Bei Langzeiterkrankungen gelte zudem eine 15-Monats-Regel: Nicht genommener Urlaub verfällt demnach erst am 31. März des übernächsten Jahres. Dies gilt laut Adexa allerdings nur für den gesetzlichen Mindesturlaub, nicht für tarifliche oder vertragliche Zusatzansprüche.

Zusammenfassend empfiehlt Hansen den Filialleitungen, fair und transparent zu agieren. Die Urlaubsplanung im Apothekenteam erfordere neben rechtlichem Wissen und Fingerspitzengefühl vor allem auch eine klare Kommunikation.