Rechtssichere Urlaubsplanung in Apotheken

Die Urlaubsplanung für Mitarbeitende ist für Apothekenleitungen oft ein schwieriges Unterfangen: Denn es gilt, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden individuell und als Team zu berücksichtigen und gleichzeitig gesetzliche und tarifliche Vorgaben zu beachten. Adexa-Rechtsexpertin Minou Hansen hat deshalb kürzlich in einem Webinar Tipps gegeben, wie sich Führungskräfte rechtssicher verhalten, und dargelegt, wo die Fallstricke lauern.

In der Regel kümmere sich die Filialleitung um das Thema Urlaubsplanung, wird Hansen auf der Adexa-Homepage zitiert. Deren Aufgabe sei es meist, den konkreten Einsatz der Mitarbeitenden zu planen, während den Apothekeninhabenden häufig grundlegende Personalentscheidungen wie Einstellungen oder Kündigungen der Apothekenleitung vorbehalten sind. Grundsätzlich sei eine klare vertragliche Aufgabenbeschreibung wichtig. Gegebenenfalls sollte man dies nachholen, empfiehlt die Rechtsexpertin.

Bei der Urlaubsplanung muss die Apothekenleitung demnach viele Details beachten. Denn tarifbedingt gibt es beim Urlaubsanspruch viele Unterschiede. Der gesetzliche Mindesturlaub liegt zwar bei 24 Werktagen, bezogen auf die apothekentypische Sechs-Tage-Woche. Doch bei Tarifbindung gelten laut Adexa höhere Ansprüche. Im Tarifgebiet des Arbeitgeberverbandes Deutscher Apotheken (ADA), welches alle Kammerbezirke außer Nordrhein und Sachsen umfasst, sind es 35 Werktage, in Nordrhein 33 und in Sachsen 34. Und: Nach mehreren Jahren Betriebszugehörigkeit erhöhe sich der Anspruch um jeweils einen weiteren Tag.

Wichtig ist Hansen zufolge die Umrechnung, wenn nicht an allen Wochentagen gearbeitet wird. Maßgeblich sei folgende Formel: Urlaubstage bei Vollzeit ÷ 6 Werktage x Arbeitstage pro Woche = Urlaubstage bei Teilzeit. Wer jeden zweiten Mittwoch arbeitet oder jeden vierten Samstag, müsse diese Tage mit einem Faktor einrechnen; in diesen Fällen mit 0,5 beziehungsweise 0,25. Arbeitet man jeweils einen Samstag im Monat, betrage der Faktor 0,23.

Für Schwerbehinderte, die Anspruch auf sechs zusätzliche Werktage pro Jahr haben, gelten besondere Regeln. Ebenso für Beschäftigte in Elternzeit. Hier könne der Urlaubsanspruch für jeden vollen Elternzeitmonat gekürzt werden, heißt es.

Im Fall, dass mehrere Mitarbeitende zeitgleich Urlaub beantragen, haben soziale Kriterien wie etwa schulpflichtige Kinder oder Urlaubszeiten des Partners bei den Wünschen Vorrang. Auch betriebliche Gründe wie beispielsweise Personalengpässe etwa in der Vorweihnachtszeit müssen bei der Planung berücksichtigt werden.

Laut Hansen spielt auch Gerechtigkeit eine Rolle. Habe jemand etwa in den letzten Jahren immer die beliebten Herbstferien bekommen, sollte die Filialleitung Kolleginnen oder Kollegen den Vortritt lassen, so die Rechtsexpertin.

Konfliktstoff bieten zudem die jeweiligen Fristen, innerhalb derer ein Urlaubsantrag bearbeitet sein muss. Hansen weist hier auf die regionalen Unterschiede hin. So müsse im Bereich des Bundesrahmentarifvertrags (BRTV) ein Antrag spätestens vier Wochen nach Eingang beschieden werden, andernfalls gilt er als genehmigt.

In Nordrhein existieren hingegen Hansen zufolge keine verbindlichen Fristen, deshalb könne es sinnvoll sein, Regelungen im Arbeitsvertrag festzulegen. Sachsen wiederum orientiere sich stärker am BRTV. Um Konflikte zu verhindern und Transparenz zu schaffen, empfiehlt Hansen deshalb, die Abläufe schriftlich festzuhalten.

Grundsätzlich muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Ausnahmen gibt es für Beschäftigte in der Probezeit sowie für Mitarbeitende, die wegen Krankheit oder dringender betrieblicher Gründe ihren Urlaub nicht nutzen konnten. Diese können ihren Teilurlaub ins Folgejahr übertragen.

Hansen weist in diesem Zusammenhang auf die neuere Rechtsprechung hin: Demnach müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ihre Beschäftigten rechtzeitig und nachweisbar über den drohenden Verfall von Urlaub informieren. »Ein lapidarer Hinweis auf der Gehaltsabrechnung reicht nicht«, wird Hansen zitiert.

Bei Langzeiterkrankungen gelte zudem eine 15-Monats-Regel: Nicht genommener Urlaub verfällt demnach erst am 31. März des übernächsten Jahres. Dies gilt laut Adexa allerdings nur für den gesetzlichen Mindesturlaub, nicht für tarifliche oder vertragliche Zusatzansprüche.

Zusammenfassend empfiehlt Hansen den Filialleitungen, fair und transparent zu agieren. Die Urlaubsplanung im Apothekenteam erfordere neben rechtlichem Wissen und Fingerspitzengefühl vor allem auch eine klare Kommunikation.