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Tätigkeits- und Kostenprofile der Apothekenmitarbeiter

27.09.1999
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-Wirtschaft & HandelGovi-Verlag

ARBEITSAUFTEILUNG IN DER APOTHEKE

Tätigkeits- und Kostenprofile der Apothekenmitarbeiter

von Ursula Hasan-Boehme, Christian Meyer, Hannover

Welche Tätigkeiten übernehmen typischerweise Apothekenmitarbeiter im täglichen Apothekenbetrieb? Wie sieht das dazu ermittelte Kostenprofil der Mitarbeiter aus? Welche Schlussfolgerungen können daraus gezogen werden? Dies sind Fragestellungen, mit denen sich eine Untersuchung der Treuhand Hannover in ihrem Mandantenkreis befasst hat. In der zweiten Folge dieser Beitragsreihe geht es um die Zeit- und Kostenverteilung der Mitarbeiter nach Berufsgruppen.

Im Rahmen einer besonderen Erhebung machten Apothekenmitarbeiter gegenüber der Treuhand Angaben bezüglich des Umfangs einschließlich der Verteilung ihrer Arbeitszeit in den verschiedenen Aufgabenbereichen (Verkauf, Rezeptur/Defek-tur/Labor, Einkauf/Warenwirtschaft und sonstige Tätigkeiten). Anhand der Daten konnten detaillierte statistische Auswertungen zur Zeitverteilung in der Apotheke vorgenommen werden. Um einen Überblick über die gesamte Arbeitszeitverteilung und -organisation zu gewinnen, ist die Zeiterfassung über eine strukturierte Selbsteinschätzung der Beteiligten mittels eines Fragebogens ein bewährtes Instrument. Dies wurde daher auch für diese Aktion eingesetzt. Die erhobenen Zeitdaten aus den Apotheken wurden dann zusammen mit den Kostendaten der Mitarbeiter ausgewertet.

Zeitverteilung nach Tätigkeitsbereichen

Im ersten Beitrag (PZ 35/99, Seiten 45-47) wurde ein Überblick über wichtige Kennziffern der teilnehmenden Apotheken gegeben. Es wurde darin festgestellt: Apothekenmitarbeiter arbeiten durchschnittlich 27,5 (Ost: 32,1) Stunden.

Bei der Gruppe der pharmazeutischen Mitarbeiter (§ 3 Abs. 3 Apothekenbetriebsordnung: Apotheker, Pharmazie-/PTA-Praktikanten, PTA, Pharmazieingenieure) gibt es kaum Unterschiede: hier wird durchschnittlich 27,9 (Ost: 32,3) Stunden gearbeitet. Von der Gesamtarbeitszeit entfallen zwischen 60,9 Prozent (West) und 64,1 Prozent (Ost) auf den Verkauf. An zweiter Stelle folgt im Osten der Einkauf/Warenwirtschaft und im Westen die Rezeptur/Defektur/La-bor. Etwas überraschend ist hierbei, dass im Westen prozentual mehr - absolut gesehen gleich viel - Zeit für Labor und Rezepturarbeiten aufgewendet wird als im Osten, was zu Lasten des Verkaufsanteils - insbesondere bei den PTA - geht. An letzter Stelle folgen die sonstigen Tätigkeiten.

Auch die nicht-pharmazeutischen Mitarbeiter (vor allem PKA) waren an der Erhebung beteiligt. Im Durchschnitt arbeiten diese (einschließlich Auszubildende) dabei 27,8 Stunden im Westen und 33 Stunden im Osten. Wie schon bei den pharmazeutischen Mitarbeitern ist im Osten die wöchentliche Arbeitszeit deutlich ausgedehnter. Dagegen unterscheiden sich die einzelnen Zeitanteile kaum. Bei den PKA dominiert erwartungsgemäß der Bereich des Einkaufs und der Warenwirtschaft.

Personalkosten nach Tätigkeitsbereichen

Ein Rückschluss auf die Vorteilhaftigkeit bestimmter Organisationsformen kann aus der reinen Zeitverteilung ohne die Gegenüberstellung der Kosten nicht gezogen werden. Ein höherer Zeitaufwand, beispielsweise ein Verkaufsanteil von 70 Prozent, korreliert nur dann mit höheren Kosten, wenn die Mitarbeiter, die in dem Arbeitsbereich tätig sind, überdurchschnittlich hohe Gehälter bekommen, beispielsweise die Approbierten. Anders herum können Mitarbeiter mit niedrigeren Gehältern, beispielsweise PTA, trotz erhöhtem Zeitaufwand lediglich Durchschnittskosten in dem Bereich verursachen.

Den Zeitdaten der Mitarbeiter wurden daher in der Treuhand-Untersuchung die effektiven Personalkosten differenziert nach den einzelnen Berufsgruppen gegenüber gestellt: die Personalkosten setzen sich aus den tatsächlich gezahlten Gehältern und den Lohnnebenkosten (Arbeitgeberanteile, Sonderzahlung et cetera) zusammen.

In Tabelle 1 werden die in den untersuchten Apotheken vertraglich zu leistende, durchschnittliche Wochenarbeitszeit und die Kosten - differenziert nach Berufsgruppen - erkennbar. Die beiden rechten Spalten geben die Durchschnittskosten je Stelle und effektiver Stunde an. Es sind hier die durch Urlaub und Krankheit bedingten Fehlzeiten kalkulatorisch berücksichtigt worden, das heißt, die Durchschnittskosten beziehen sich auf die Stunden, die der Mitarbeiter wirklich in der Apotheke zugegen ist. Eine Anmerkung zu den durchschnittlichen Personalkosten: Eine PTA verdient nicht ohne weiteres mehr als ein Pharmazie-ingenieur; die Berufsjahre des eingesetzten Mitarbeiters spielen für die Durchschnittskosten, die in der Apotheke anfallen, eine entscheidende Rolle.

Tabelle 1: Wochenarbeitszeit je Mitarbeiter und Kosten
je Vollstelle und Stunde

Personalkosten
(Zahlen gerundet)
Ø-Wochenarbeitszeit
in Vertragsstunden
Personalkosten
je Vollstelle
pro Jahr in DM
Ø-Kosten in DM je geleisteter Stunde (1.710 Stunden /Jahr)West OstWest OstWest OstAngestellte Approbierte 27,5 29,5 96.500 83.000 56 49 Apothekerassistenten 19,1 - 74.500 - 44 - Pharmazieingenieur - 32,6 - 57.000 - 33 PTA 28,4 - 58.000 - 34 - Pharmaz. Mitarbeiter 27,9 32,3 70.000 60.000 41 35 PKA, Facharbeiterin
(ohne Auszubildende)
27,8 33,0 48.300 43.400 28 25 Alle Mitarbeiter 27,4 32,1 57.900 49.900 34 29

Aus Treuhand-Betriebsvergleichen ist bekannt, dass eine durchschnittliche Apotheke rund 2,4 Vollzeitstellen pharmazeutisches Personal im Westen (Ost: 3,1), rund 1,3 PKA-Stellen (Ost: dito) und 0,7 weitere Stellen für sonstige nicht-pharmazeutische Mitarbeiter (Ost: 1,1) hat. Von den gesamten Personalkosten entfallen dabei rund 65 Prozent oder 168 000 DM (Ost: 68 Prozent oder 186 000 DM) der Kosten auf den Bereich der pharmazeutischen Mitarbeiter.

Die Bedeutung der Pharmazeuten für Leistung und Kosten der Apotheke sollen daher einmal gesondert betrachtet werden. Bezieht man die Personalkosten auf den Zeitanteil der einzelnen pharmazeutischen Berufsgruppen, so entfällt der größte Teil der Personalkosten logischerweise auch auf den Verkaufsbereich (Tabelle 2), gefolgt von der Rezeptur, der Warenwirtschaft sowie den sonstigen Tätigkeiten. Da die Approbierten mehr im Verkauf tätig sind als beispielsweise die PTA, ist der prozentuale Personalkostenanteil für Verkaufstätigkeiten aufgrund der Tatsache, dass hier teureres Personal eingesetzt wird, höher als der Zeitanteil. Im Einkauf reduziert sich umgekehrt der Kostenanteil gegenüber dem Zeitanteil, weil hier die Approbierten nur minimal eingesetzt werden.

Tabelle 2: Personalkosten der Pharmazeuten
nach einzelnen Tätigkeitsbereichen

Personalkosten für
pharmazeutische
Mitarbeiter
Personalkosten in % nach TätigkeitsbereichenØ-Kosten in DM je geleisteter Stunde
(1710 Stunden /Jahr)
West OstWest OstVerkauf 62,9 64,4 42 35 Rezeptur 15,1 14,1 40 35 Einkauf/Warenwirtschaft 12,9 13,5 38 33 Sonstige Tätigkeiten 9,1 8,0 44 38

Anhand Tabelle 2 erkennt man auch, wie teuer über alle pharmazeutischen Berufsgruppen die von einem "Durchschnitts-Pharmazeuten" in der Apotheke geleistete Verkaufs-, Rezeptur- oder Warenwirt-schaftseinsatzstunde in DM ist. Die Abweichungen in den Stundensätzen (rechte Spalte) ergeben sich durch die unterschiedliche Mischung der Mitarbeiter in den einzelnen Bereichen. Am teuersten sind demnach die Stunden für sonstige Tätigkeiten (Dienstleistungen, Bürotätigkeiten, et cetera), weil hier die Approbierten relativ gesehen die meisten Arbeiten verrichten.

Für die Gesamtheit der Apotheke müssen alle Mitarbeitergruppen in die Betrachtung mit einbezogen werden. Über alle Mitarbeitergruppen ergibt sich ein Personalkosten-Anteil beim Verkauf von rund 43 Prozent (West) bis 46 Prozent (Ost). Danach folgen der Einkaufs- und Warenwirtschaftsbereich mit 29,5 Prozent (West) und 28,0 Prozent (Ost), die sonstigen Tätigkeiten und die Rezeptur.

Befragungsergebnisse bieten praktische Anregungen

Die Untersuchungsergebnisse werfen viele Fragen von praktischer Bedeutung auf. Wo gibt es Abweichungen, wo können Bereiche Kosten sparender gestaltet werden? Was lässt sich an der Arbeitsaufteilung ändern bezogen auf den Einsatz des einzelnen Mitarbeiters aber auch bezogen auf das Gesamtkonzept? Welche Kostenwirkungen sind mit den Änderungen verbunden?

In der letzten Folge dieser Serie geht es unter anderem um Anregungen und Antworten auf solche Fragen und Schlussfolgerungen, die anhand dieser und weiterer Ergebnisse für den praktischen Apothekenbetrieb gezogen werden können. Für die eigene Apotheke kann untersucht werden, wo es Abweichungen zu allgemeinen Ergebnissen gibt und worauf diese beruhen. Die Umsetzung im eigenen Betrieb muss eigene Zielsetzungen und nicht oder nur schwer zu ändernde Voraussetzungen berücksichtigen.

Für Fragen und weitere Informationen stehen Treuhand-Mitarbeiter gerne auf der Expopharm 1999 (Halle 2, B12) zur Verfügung.

Anschrift der Verfasser:

Ursula Hasan-Boehme, Dipl.-Volkswirtin, Steuerberaterin
Christian Meyer, Dipl.-Ökonom
Treuhand Hannover GmbH Steuerberatungsgesellschaft
Hildesheimer Str.271, 30519 Hannover
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