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Finanzamt darf EDV-Anlagen nutzen

04.06.2001
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STEUERTIPP

Finanzamt darf EDV-Anlagen nutzen

von Reinhard Garbe, Hannover

Das Steuersenkungsgesetz hat den Außenprüfern der Finanzverwaltung ab Januar 2002 ein Zugriffsrecht auf die elektronische Buchführung der Unternehmen im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen eröffnet. Finanzämter erhalten damit das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem des Betriebs zu nutzen.

Die Einführung des so genannten Datenzugriffs begründete der Gesetzgeber mit der notwendigen Überprüfbarkeit der zunehmend papierlosen Buchführungswerke durch die Finanzverwaltung. Der zunehmende Einsatz datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme bringe zwar den Steuerpflichtigen vielfältige Erleichterungen. Die Finanzverwaltung stehe jedoch zunehmend vor dem Problem, die Daten überprüfen zu können.

Dieser Datenzugriff ist sowohl im Vorfeld als auch nach der Verabschiedung des Gesetzes von Vertretern der Wirtschaft und Verbänden der steuerberatenden Berufe teilweise heftig kritisiert worden. Denn er macht Unternehmen zum "gläsernen Steuerbürger". Gegen die Änderungen der Abgabenordnung wurden erhebliche technische, datenschutzrechtliche und auch verfassungsrechtliche Bedenken vorgebracht.

Auf die wichtigsten, für die Praxis relevanten Änderungen soll hier eingegangen werden. Dem Betriebsprüfer stehen im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung drei Möglichkeiten des Datenzugriffs zur Verfügung: Erstens der unmittelbare oder "Nur-Lesezugriff", zweitens der mittelbare Datenzugriff, schließlich kann er drittens die Überlassung von Unterlagen und Aufzeichnungen auf Datenträgern verlangen.

Unmittelbarer Datenzugriff

Die Finanzverwaltung hat das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und kann das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen für die Prüfung dieser Daten nutzen. Der Betriebsprüfer darf selbst unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zugreifen, indem er die vom Betrieb eingesetzte Hard- und Software nutzt. Dieser unmittelbare Datenzugriff ermöglicht nicht nur eine Lesbarmachung der Daten, sondern erlaubt auch deren Nutzung beziehungsweise maschinelle Auswertung. Der Finanzbehörde wird dadurch erlaubt, die Sachkonten einzusehen und den Inhalt des elektronisch verarbeiteten Buchungsbeleges zu einem beliebigen Geschäftsvorfall abzufragen.

Viele Software-Programme ermöglichen darüber hinaus den Zugriff auf einen Großteil der Rechnungsbelege am Bildschirm. Der unmittelbare Datenzugriff erlaubt es der Finanzbehörde allerdings nicht, mittels eigener Software-Programme Auswertungen im Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen vorzunehmen.

Apothekenleiter sollten daher prüfen, ob ihre Datenverarbeitungssysteme spezielle Programme enthalten, die automatisch protokollieren, auf welche Daten der Prüfer elektronisch zugegriffen hat, um dessen Prüfungstätigkeit im eigenen System verfolgen zu können. Denn bei einer Außenprüfung ist es wichtig zu wissen, was geprüft wurde und welche Verknüpfungen hergestellt wurden.

Mittelbarer Datenzugriff

Die Finanzbehörde kann zu einer rein technischen Mithilfe auffordern und verlangen, dass der Geprüfte die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet oder von einem Dritten auswerten lässt. Unter maschineller Auswertung ist das Filtern und Sortieren der Daten unter Nutzung der im Datenverarbeitungssystem vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten zu verstehen.

Überlassung von Unterlagen

Die Finanzbehörde kann auch verlangen, dass ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger, zum Beispiel einer CD-ROM, zur Verfügung gestellt werden. Diese Bestimmung räumt der Finanzbehörde aber nicht das Recht ein, die Buchführungsdaten selbst auf einen Datenträger zu überspielen. Nur wenn der Steuerpflichtige einwilligt, kann der Außenprüfer den Datenexport selbst vornehmen und die Daten beispielsweise auf sein Laptop ziehen.

Im Ermessen der Finanzbehörde steht die Entscheidung, welche der drei Möglichkeiten des Datenzugriffs die Außenprüfer einsetzen. Kann durch alle drei Varianten der gleiche Prüfungserfolg erzielt werden, muss stets die Form des Datenzugriffs gewählt werden, welche die Betriebsabläufe am wenigsten beeinträchtigt. Steht beispielsweise in einem kleinen Betrieb nur ein PC zur Einsichtnahme in die gespeicherten Daten zur Verfügung, der für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes erforderlich ist, kann nur die Überlassung der Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger verlangt werden.

Der Gesetzgeber hat den Anwendungszeitpunkt für den Datenzugriff ausdrücklich um ein Jahr auf den 1. Januar 2002 verschoben, um den Steuerpflichtigen Gelegenheit zu geben, ihre Datenverarbeitungssysteme technisch mit einer Software auszustatten, die eine Beschränkung des Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung auf die steuerlich relevanten Daten ermöglicht. Vor diesem Hintergrund sollte frühzeitig eine konsequente Trennung der Daten vorgenommen werden, damit der Betriebsprüfer nur auf steuerlich relevante Daten zurückgreifen kann. Dies ist zum Beispiel mittels eines so genannten Zugriffsschutzprogramms möglich. Die Maßnahmen sollten nicht erst dann ergriffen werden, wenn eine Außenprüfung angeordnet wird, da eine unterlassene Trennung der Daten kein sachlicher Grund für eine Verschiebung des Prüfungsbeginns wäre.

Anschrift des Verfassers:
Reinhard Garbe, Steuerberater
Treuhand Hannover GmbH, Stbges.
Hildesheimer Str.271 
30519 Hannover
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