Die Abrechnung besser verstehen

Von Guido Michels / In Heft 41 wurden wichtige Aspekte besprochen, die man bei der Kontrolle einer Lieferantenrechnung kennen sollte. In der Fortsetzung geht es nun um weitere Rechnungsposten, die zu beachten sind. Denn nur wer seine Abrechnung versteht, kann sie auch richtig beurteilen.

Kauft eine Apotheke Sonderangebote beim Großhandel ein, so steht in der Sammelrechnung der Wert der Preisreduzierung – also der gewährte Vorteil – und als Umsatz der reduzierte Einkaufspreis. Will man ausrechnen, wie hoch der Rabatt in Prozent ist, so muss man als Umsatzbasis aber den Ursprungspreis nehmen (siehe Tabelle).

Sonst erhält man falsche Prozentwerte. Dies ist zum Beispiel wichtig, wenn die Rabatte mit in eine Preiskalkulation einfließen sollen oder bei der Abwägung zwischen Direkt- und Großhandelsbezug. Übrigens: Pauschalkonditionen oder Nachvergütungen werden im Angebotsbereich fast immer auf den reduzierten Umsatz errechnet.

Einkaufsvorteile trennen

Beim Überweiser-Geschäft wickelt der Großhandel eine Lieferung der Industrie ab und gibt neben den Rabatten der Hersteller noch einen Bonus hinzu. In der Sammelrechnung tauchen damit auch beide Rabatte auf. Will man die Vorteile des eigenen Großhandels kontrollieren, müssen die Industrievorteile außer Acht gelassen werden. Aber nur wo Lieferanten in der Sammelrechnung auch zwischen dem Industrierabatt und dem eigenem Vorteil trennen, ist die Kontrolle möglich.

Rabattausschlüsse entstehen zum einen daraus, dass in den Verhandlungen das Thema nicht angesprochen wurde. Zum anderen haben die Großhändler wechselnde »Ausschluss-Töpfe«, in die einzelne Artikel oder Artikelgruppen rein-, aber auch wieder rausfallen. Hier die Übersicht zu behalten ist schwer, da diese Ausnahmen nicht in der EDV angezeigt werden und auch nicht immer Listen der betroffenen Artikel einsehbar sind. Tipp: In den Verhandlungen darf die Frage »Worauf gibt es keinen Rabatt?« nicht fehlen. Am besten wird dies schriftlich festgehalten. Typische Rabatt­ausschlüsse beim Großhandel sind: Betäubungsmittel, Homöopathie, Kühlkette, Impfstoffe, hochpreisige Arznei­mittel, Angebots-Untermengen, Kontingent-Artikel, Beschaffungen, Service-Produkte oder Einkäufe unter Mindest­wert.

Fast alle Großhändler arbeiten mit Gebühren. Diese sind legitim, wenn eine konkrete Leistung dahintersteckt, zum Beispiel für die Kooperationsmitgliedschaft, eine Notdienstlieferung oder einen BtM-Beleg. Doch daneben gibt es auch Abzüge, die rein der Ergebnisverbesserung der Lieferanten dienen. Hierzu gehören vor allem die pauschalen Abzüge, die entweder als Prozent vom Umsatz oder als fester Euro-Betrag jeden Monat abgezogen werden. Diese Abzüge müssen bei der Kontrolle und beim Vergleich zwischen mehreren Angeboten einbezogen werden.

In manchen Abrechnungen finden sich vermeintliche Rabatte wieder, die aber gar nicht ausgezahlt werden, weil sie nur auf einer theoretischen Kalkulation basieren. Diese Positionen heißen zum Beispiel Zins-, Valuta- oder Zahlungszielvorteil. Das Geld existiert aber nur virtuell, ausgezahlt wird es nie. Daher darf es bei einer Rabattkontrolle nicht berücksichtigt werden.

Wer in der Verhandlung und bei der Kontrolle diese Praktiken nicht kennt, läuft Gefahr, dass die Einkaufsvorteile unterm Strich schlechter ausfallen als erwartet. Unkenntnis kann auch zu falschen Entscheidungen führen. Manchmal ist eben der Lieferant mit den schlechteren Grundkonditionen, aber der transparenteren Abrechnung besser als der Konkurrent, der mit Höchstrabatten wirbt, aber durch Gebühren und Ausschlüsse kürzt.

Rabatte sind nicht alles

Letztlich ist die Höhe der Einkaufsvorteile nur ein Bestandteil der Geschäftsverbindung zum Großhandel. Entscheidend für die Leistungsfähigkeit der Apotheke ist die Lieferfähigkeit und -sicherheit des Großhandels und die Breite des angebotenen Sortiments. Salopp ausgedrückt: Der höchste Rabatt und die günstigste Warenbewirtschaftung nutzen nichts, wenn man die benötigten Artikel nicht oder nur unzureichend erhält. Auch sonstige Leistungen, wie Retourenregelungen, telefonischer Support oder Marketingleistungen, sollten bei der Entscheidung für oder gegen einen Lieferanten berücksichtigt werden. /

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