Thermobelege archivieren |
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01.10.2014 09:53 Uhr |
Von Carmen Brünig / Im Handels- und Steuerrecht müssen kaufmännische Unterlagen, insbesondere Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sowie weitere Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahrt werden. Solange muss außerdem die Lesbarkeit der Buchführungsunterlagen gewährleistet sein. Unleserlich gewordene Ausgabenbelege könnten sonst zur Ablehnung des Betriebsausgaben- oder Vorsteuerabzugs führen.
Thermobelege verblassen häufig sehr früh und werden dadurch unlesbar. Ihre Haltbarkeit beträgt je nach Qualitätsstufe manchmal nur zwei bis drei Jahre. Gesetzliche Regelungen zur Papier- oder Druckqualität gibt es nicht. Im Umsatzsteuerrecht ist lediglich festgelegt, dass entsprechende Daten auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln sind.
Deshalb sollte von Thermobelegen immer sofort eine Kopie erstellt und dem Originalbeleg beigefügt werden. Alternativ können die Belege auch eingescannt und digital archiviert werden. Grundsätzlich ist es empfehlenswert, den Originalbeleg mit der Kopie insgesamt zehn Jahre aufzubewahren.
Anders verhält es sich bei dem digitalen Kontoauszug. Seit der Teilnahme am Online-Banking-Verfahren erhalten Kunden von ihrer Bank häufig Kontoauszüge nur noch in elektronischer Form. Oftmals senden die Banken die Daten in Bilddateiformaten (zum Beispiel im TIF- oder PDF-Format) oder in maschinell auswertbarer Form (als CSV-Datei). Der bloße Ausdruck dieser Dokumente genügt den steuerlichen Anforderungen aber nicht.
Die Kontoauszugsdaten müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden. Zur Einhaltung der Aufbewahrungspflicht muss sichergestellt sein, dass die Daten während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Der Ausdruck eines elektronischen Kontoauszugs ist beweisrechtlich nicht den originären Papierkontoauszügen gleichgestellt. Er stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar. /
